E-Rechnung erstellen:
So geht's richtig
In 6 einfachen Schritten zur perfekten E-Rechnung. Mit XRechnung & ZUGFeRD Anleitung für Anfänger und Profis.
Auf einen Blick
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturiertes elektronisches Dokument, das automatisch von Computern verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen enthält eine E-Rechnung maschinenlesbare Daten im XML-Format.
✓ E-Rechnung
- • Strukturierte XML-Daten
- • Automatisch verarbeitbar
- • XRechnung oder ZUGFeRD
- • Ab 2025 Pflicht für B2B
✗ Keine E-Rechnung
- • Einfache PDF-Rechnung
- • Gescannte Papierrechnung
- • Word/Excel-Dokument
- • E-Mail mit Rechnungstext
E-Rechnungspflicht ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versenden wird schrittweise eingeführt.Mehr erfahren →
E-Rechnung erstellen: 6-Schritte-Anleitung
Detaillierte Schritte:
- Clever Invoice Account erstellen (kostenlos)
- Firmendaten eingeben: Name, Adresse, Steuernummer
- USt-IdNr. oder Steuernummer hinterlegen
- Bankverbindung für Zahlungen einrichten
- Logo hochladen (optional)
Der schnellste Weg: Per Sprachnachricht
Mit Clever Invoice erstellen Sie E-Rechnungen in nur 30 Sekunden per WhatsApp-Sprachnachricht. Einfach sagen, was Sie berechnen möchten - unsere KI erstellt automatisch eine konforme E-Rechnung.
So funktioniert'sXRechnung vs. ZUGFeRD: Welches Format?
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Lesbarkeit | Nur mit Software | PDF ist lesbar |
| Pflicht für | Öffentliche Auftraggeber | B2B-Geschäftsverkehr |
| Standard | EN 16931 (CII) | EN 16931 (PDF/A-3) |
| Empfehlung | Behörden, Bund, Länder | Alle anderen B2B-Kunden |
XRechnung wählen, wenn:
- • Kunde ist Behörde oder öffentlicher Auftraggeber
- • Leitweg-ID ist bekannt
- • Portal wie ZRE oder OZG-RE genutzt wird
ZUGFeRD wählen, wenn:
- • Kunde ist Unternehmen (B2B)
- • PDF-Ansicht gewünscht
- • Universelle Lösung gesucht
E-Rechnung validieren
Bevor Sie eine E-Rechnung versenden, sollten Sie sie immer validieren. Die Validierung prüft, ob die Rechnung technisch korrekt und konform mit dem gewählten Standard ist.
Syntax-Prüfung
XML-Struktur und Pflichtfelder
Schema-Validierung
Konformität mit XRechnung/ZUGFeRD
Business Rules
Inhaltliche Plausibilität
Kostenloser E-Rechnung Validator
Prüfen Sie Ihre E-Rechnungen kostenlos mit unserem Online-Validator. Unterstützt XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X.
Zum ValidatorKostenlose E-Rechnung-Tools
Häufige Fehler bei E-Rechnungen
Häufige Fragen zur E-Rechnung-Erstellung
Wie lange dauert es, eine E-Rechnung zu erstellen?
Mit der richtigen Software wie Clever Invoice dauert das Erstellen einer E-Rechnung nur 1-2 Minuten. Per Sprachnachricht sogar nur 30 Sekunden. Die einmalige Einrichtung von Firmendaten dauert etwa 5-10 Minuten.
Welches E-Rechnung-Format soll ich verwenden?
Für Behörden und öffentliche Auftraggeber benötigen Sie XRechnung. Für alle anderen B2B-Kunden empfehlen wir ZUGFeRD im Profil EN16931, da es sowohl eine lesbare PDF als auch die strukturierten Daten enthält.
Brauche ich eine spezielle Software für E-Rechnungen?
Ja, Word oder Excel reichen nicht aus. Sie benötigen Software, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Clever Invoice erstellt automatisch konforme E-Rechnungen - auch per Sprachnachricht.
Was passiert, wenn meine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Fehlerhafte E-Rechnungen werden vom Empfänger-System abgelehnt. Sie erhalten eine Fehlermeldung und müssen die Rechnung korrigieren. Validieren Sie daher immer vor dem Versand.
Kann ich E-Rechnungen auch als Kleinunternehmer erstellen?
Ja, auch Kleinunternehmer können und sollten E-Rechnungen erstellen. Sie müssen nur den Hinweis auf §19 UStG aufnehmen statt MwSt auszuweisen. Das E-Rechnung-Format bleibt gleich.
Muss die E-Rechnung signiert werden?
In Deutschland ist eine elektronische Signatur für E-Rechnungen nicht mehr verpflichtend. Die strukturierten Daten im XML und die Aufbewahrung nach GoBD sind ausreichend.
E-Rechnungen einfach erstellen
Mit Clever Invoice erstellen Sie konforme E-Rechnungen in Sekunden - per Sprachnachricht, automatisch validiert und versandfertig.