XRechnung Pflicht
Für Bundesbehörden ab 1.000€
Leitweg-ID erforderlich
Eindeutige Behördenkennung
ZRE-Portal
Zentrale Einreichung beim Bund
E-Rechnungspflicht im öffentlichen Sektor
Seit 2020 müssen Lieferanten des Bundes ihre Rechnungen elektronisch im XRechnung-Format einreichen. Die Bundesländer haben nachgezogen - mit teils unterschiedlichen Anforderungen.
Wichtig: Anders als bei der allgemeinen E-Rechnungspflicht ab 2025 (B2B) gilt für Behörden: Sie als Lieferant müssen aktiv E-Rechnungen senden, nicht nur empfangen können.
Ohne korrekte E-Rechnung kann die Zahlung verzögert werden oder die Rechnung wird abgelehnt. Achten Sie auf alle Pflichtangaben!
Checkliste für Behördenrechnungen:
E-Rechnung an den Bund
Rechnungen an Bundesbehörden werden über das ZRE-Portal eingereicht.
ZRE-Portal
xrechnung.bund.de
Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes ist der offizielle Weg für E-Rechnungen an alle Bundesbehörden und -einrichtungen.
Wichtige Hinweise
Wertgrenze
XRechnung ist Pflicht ab 1.000€ (brutto). Kleinere Rechnungen können noch als PDF eingereicht werden.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist zwingend erforderlich. Ohne sie kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
Bearbeitungszeit
E-Rechnungen werden in der Regel schneller bearbeitet als Papierrechnungen.
E-Rechnung an die Bundesländer
Jedes Bundesland hat eigene Portale und teils unterschiedliche Anforderungen.
Baden-Württemberg
service-bw.de
Bayern
e-rechnung.bayern.de
Berlin
labo.berlin.de
Brandenburg
Landesportal
Bremen
finanzen.bremen.de
Hamburg
gateway.hamburg.de
Die Anforderungen können sich ändern. Prüfen Sie die aktuellen Vorgaben beim jeweiligen Auftraggeber.
Die Leitweg-ID verstehen
Die Leitweg-ID ist die "Adresse" der Behörde im E-Rechnungssystem. Sie besteht aus mehreren Teilen und ermöglicht die automatische Zustellung an die richtige Abteilung.
Wo finde ich die Leitweg-ID?
- Im Auftrag oder Vertrag
- In der Bestellung
- Im Leitweg-ID Verzeichnis
- Direkt beim Auftraggeber nachfragen
Aufbau einer Leitweg-ID:
04011000-1234512345-12Schritt für Schritt zur Behördenrechnung
Leitweg-ID beschaffen
Holen Sie sich die Leitweg-ID vom Auftraggeber oder suchen Sie sie im Verzeichnis. Ohne sie geht nichts!
XRechnung erstellen
Erstellen Sie eine XRechnung mit allen Pflichtangaben. Vergessen Sie nicht die Bestellnummer des Auftrags.
Rechnung validieren
Prüfen Sie die XRechnung vor dem Versand mit einem Validator auf technische Korrektheit.
Portal auswählen
Je nach Empfänger: ZRE (Bund), Landesportal oder Peppol-Netzwerk.
Einreichen und Status verfolgen
Reichen Sie die Rechnung ein und verfolgen Sie den Bearbeitungsstatus im Portal.
Häufige Fragen
Muss ich Rechnungen an Behörden als XRechnung stellen?
Für Bundesbehörden ist XRechnung über das ZRE-Portal Pflicht (bei Rechnungen über 1.000€). Die Bundesländer haben teils eigene Regelungen - manche akzeptieren auch ZUGFeRD. Prüfen Sie die Anforderungen Ihres Auftraggebers.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung der Behörde, die bei XRechnungen angegeben werden muss. Sie ermöglicht die automatische Zustellung an die richtige Stelle. Sie erhalten die Leitweg-ID vom Auftraggeber.
Wie reiche ich eine XRechnung beim Bund ein?
Rechnungen an Bundesbehörden werden über das ZRE-Portal (Zentrale Rechnungseingangsplattform) unter xrechnung.bund.de eingereicht. Sie benötigen eine Registrierung und die Leitweg-ID des Empfängers.
Gibt es eine Wertgrenze für E-Rechnungen an Behörden?
Beim Bund gilt die XRechnung-Pflicht ab einem Rechnungsbetrag von 1.000€ (brutto). Kleinere Rechnungen können noch als PDF eingereicht werden. Die Grenzen variieren je nach Bundesland.
Was passiert, wenn meine XRechnung abgelehnt wird?
Häufige Gründe sind: falsche oder fehlende Leitweg-ID, ungültiges Format, fehlende Pflichtfelder. Prüfen Sie die Rechnung mit einem Validator und kontaktieren Sie bei Problemen den Auftraggeber.
Kann ich als Kleinunternehmer XRechnungen erstellen?
Ja, auch Kleinunternehmer können XRechnungen erstellen - und müssen dies tun, wenn sie an Behörden liefern, die XRechnung fordern. Der Hinweis auf §19 UStG wird in der XRechnung entsprechend vermerkt.
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