Warum Sie jetzt mit der Umstellung beginnen sollten
Auch wenn die volle Pflicht erst 2028 greift – wer früh startet, profitiert sofort.
Zeit zum Lernen
Starten Sie in Ruhe und sammeln Sie Erfahrungen, bevor es zur Pflicht wird.
Sofort sparen
Weniger Porto, weniger Papier, schnellere Zahlung – die Vorteile gelten sofort.
Kunden beeindrucken
Zeigen Sie Professionalität und machen Sie es Ihren Kunden einfach.
Die 4 Phasen der Umstellung
Folgen Sie diesem bewährten Plan für eine reibungslose Einführung.
- Aktuelle Rechnungsprozesse dokumentieren
- Vorhandene Software auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
- Anzahl monatlicher Rechnungen ermitteln
- Kundenstruktur analysieren (B2B, B2C, Behörden)
- E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten
- XML-Viewer oder Reader-Software beschaffen
- Prozess für eingehende E-Rechnungen definieren
- Mitarbeiter im Rechnungswesen informieren
- Anforderungen definieren (Volumen, Integration, Budget)
- Anbieter vergleichen und testen
- Schnittstellen zur Buchhaltung prüfen
- Entscheidung treffen und implementieren
- Pilotphase mit ausgewählten Kunden starten
- Feedback einholen und Prozesse optimieren
- Schrittweise auf alle B2B-Kunden ausweiten
- PDF-Rechnungen parallel auslaufen lassen
Umstellungs-Checkliste
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihren Fortschritt zu verfolgen.
Empfang
Versand
Archivierung
Häufige Stolpersteine vermeiden
Zu spät anfangen
Warten Sie nicht bis zur Deadline. Software-Auswahl und Schulungen brauchen Zeit.
Falsche Software wählen
Prüfen Sie genau, ob die Lösung XRechnung UND ZUGFeRD unterstützt.
Mitarbeiter vergessen
Schulen Sie alle Beteiligten. Ohne Akzeptanz im Team scheitert die Umstellung.
Archivierung unterschätzen
E-Rechnungen müssen GoBD-konform 10 Jahre archiviert werden – auch eingehende!
Kunden nicht informieren
Kommunizieren Sie proaktiv, dass Sie E-Rechnungen versenden werden.
Keine Tests durchführen
Validieren Sie Ihre E-Rechnungen vor dem Versand mit einem Prüftool.
Häufige Fragen zur Umstellung
Wann muss ich auf E-Rechnung umstellen?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für das Versenden gelten Übergangsfristen bis 2027/2028, abhängig vom Jahresumsatz.
Was muss ich für die Umstellung tun?
Zunächst: E-Rechnungen empfangen können (E-Mail-Postfach reicht). Dann: Buchhaltungsprozesse anpassen, Software prüfen, Mitarbeiter schulen und schrittweise selbst E-Rechnungen versenden.
Welche Software brauche ich für E-Rechnungen?
Sie können entweder Ihre bestehende Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsmodul nutzen, spezialisierte Tools wie Clever Invoice verwenden, oder kostenlose Online-Generatoren für einzelne Rechnungen nutzen.
Muss ich meine Kunden informieren?
Es empfiehlt sich, Kunden proaktiv zu informieren, dass Sie künftig E-Rechnungen versenden. Klären Sie auch, welches Format bevorzugt wird (XRechnung oder ZUGFeRD).
Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?
Die Kosten variieren stark. Für kleine Unternehmen gibt es kostenlose Lösungen. Mittelständler rechnen typischerweise mit 500-5.000€ für Software und Schulungen. Langfristig sparen Sie durch Automatisierung.
Kann ich PDF-Rechnungen noch verwenden?
Nur in der Übergangszeit. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch PDF-Rechnungen senden. Ab 2027/2028 wird die E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen Pflicht.