GutschriftverfahrenWenn der Kunde die Rechnung schreibt
Beim Gutschriftverfahren erstellt nicht der Lieferant die Rechnung, sondern der Kunde. Wann ist das sinnvoll? Welche Voraussetzungen gelten? Hier erfahren Sie alles.
Normal: Lieferant erbringt Leistung → Lieferant erstellt Rechnung → Kunde zahlt
Gutschriftverfahren: Lieferant erbringt Leistung → Kunde erstellt Gutschrift (= Rechnungsersatz) → Kunde zahlt
Wichtig: Vorab-Vereinbarung erforderlich. Die Gutschrift ist rechtlich ein vollwertiger Rechnungsersatz mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG.
Was ist das Gutschriftverfahren?
Definition und Abgrenzung zur Korrektur-Gutschrift
Gutschriftverfahren (Self-Billing)
Der Leistungsempfänger (Kunde) erstellt die Abrechnung für den Lieferanten. Diese Gutschrift ersetzt die Rechnung des Lieferanten vollständig.
- Vorab-Vereinbarung erforderlich
- Alle Pflichtangaben einer Rechnung
- Muss als "Gutschrift" bezeichnet werden
- Berechtigt zum Vorsteuerabzug
NICHT: Korrektur-Gutschrift
Eine Stornorechnung zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung darf seit 2013 nicht mehr als "Gutschrift" bezeichnet werden!
- Heißt jetzt: "Rechnungskorrektur" oder "Stornorechnung"
- Wird vom Rechnungssteller (nicht Empfänger) erstellt
- Korrigiert eine fehlerhafte Rechnung
Gesetzliche Grundlage: §14 Abs. 2 Satz 2 UStG
"Führt der Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung [...] aus, ist er berechtigt, [...] die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder einen Dritten ausstellen zu lassen."
Das Umsatzsteuergesetz erlaubt ausdrücklich, dass der Leistungsempfänger die Abrechnung erstellt - vorausgesetzt, es besteht eine entsprechende Vereinbarung.
Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?
In diesen Situationen macht es Sinn, dass der Kunde die Abrechnung erstellt.
Viele kleine Lieferanten
Ein Unternehmen (z.B. Molkerei) hat hunderte Lieferanten (Bauern), die regelmäßig liefern. Statt auf hunderte Rechnungen zu warten, erstellt die Molkerei selbst die Abrechnungen.
Vergütung nach Ergebnis
Die genaue Vergütung steht erst beim Empfänger fest (z.B. Provision nach Verkäufen, Honorar nach verkauften Büchern). Der Empfänger weiß besser, was zu zahlen ist.
Qualitätskontrolle erforderlich
Die endgültige Vergütung hängt von einer Prüfung ab (z.B. Reinheitsgrad bei Rohstoffen, Qualitätsklasse bei Agrarprodukten). Abrechnung erst nach Analyse.
Lieferanten ohne Buchhaltung
Kleine Lieferanten (Privatpersonen, Nebenerwerbslandwirte) haben keine professionelle Buchhaltung. Der Empfänger übernimmt den administrativen Aufwand.
Typische Branchen für das Gutschriftverfahren
In diesen Bereichen ist das Gutschriftverfahren besonders verbreitet.
Landwirtschaft
Molkereien, Schlachthöfe, Getreidehändler rechnen mit Lieferanten ab
Beispiel: Molkerei erstellt Gutschrift für 1.000 Liter Milch vom Bauern
Recycling & Entsorgung
Recyclingunternehmen rechnen Altmetall, Papier etc. ab
Beispiel: Schrotthändler erstellt Gutschrift für angelieferten Stahlschrott
Verlagswesen
Verlage rechnen mit Autoren, Fotografen, Illustratoren ab
Beispiel: Verlag erstellt Gutschrift für Honorar nach verkauften Büchern
Affiliate & Provisionen
Affiliate-Netzwerke, Handelsvertreter-Abrechnung
Beispiel: Netzwerk erstellt Gutschrift für generierte Provisionen
Automobilzulieferer
Just-in-Time-Lieferungen mit vielen kleinen Positionen
Beispiel: OEM erstellt monatliche Sammelgutschrift für alle Zulieferungen
Bauwirtschaft
Generalunternehmer rechnen mit Subunternehmern ab
Beispiel: GU erstellt Gutschrift nach Aufmaß und Abnahme
Voraussetzungen für das Gutschriftverfahren
Vorab-Vereinbarung
Beide Parteien müssen vereinbaren, dass der Leistungsempfänger die Abrechnung erstellt. Diese Vereinbarung sollte schriftlich dokumentiert sein (Vertrag, AGB, Konditionsvereinbarung).
Kein Widerspruch des Leistenden
Der Leistende (Lieferant) darf der Gutschrift nicht widersprechen. Stillschweigen gilt als Zustimmung, wenn eine Vorab-Vereinbarung besteht.
Alle Pflichtangaben vorhanden
Die Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG enthalten. Wichtig: Die Steuernummer des Leistenden muss angegeben werden, nicht die des Empfängers!
Bezeichnung als "Gutschrift"
Das Dokument muss als "Gutschrift" bezeichnet werden (nicht "Rechnung"). Seit 2013 ist dies die einzig zulässige Verwendung des Begriffs.
Muster-Vereinbarung
Formulierung für Verträge oder AGB:
"Die Abrechnung der erbrachten Leistungen erfolgt im Gutschriftverfahren gemäß §14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Der Auftraggeber erstellt eine Gutschrift, die als Rechnungsersatz gilt. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, der Gutschrift nicht zu widersprechen, sofern sie den vereinbarten Konditionen entspricht."
Pflichtangaben auf der Gutschrift
Diese Angaben muss die Gutschrift enthalten, um als Rechnungsersatz zu gelten.
Häufiger Fehler: Falsche Steuernummer!
Auf der Gutschrift muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden (Lieferant) angegeben werden - nicht die des Erstellers (Empfängers)! Diese Verwechslung führt dazu, dass die Gutschrift nicht als Rechnungsersatz anerkannt wird und der Vorsteuerabzug verloren geht.
Vor- und Nachteile des Gutschriftverfahrens
Vorteile
Weniger Verwaltung für Lieferanten
Kleine Lieferanten müssen keine Rechnungen schreiben
Zentralisierte Buchhaltung
Der Empfänger kontrolliert den gesamten Abrechnungsprozess
Schnellere Abrechnung
Keine Wartezeit auf Rechnungen vom Lieferanten
Bessere Qualitätskontrolle
Abrechnung erst nach Prüfung der Ware/Leistung
Nachteile
Kontrollverlust für Lieferanten
Lieferant muss auf korrekte Abrechnung vertrauen
Vereinbarung erforderlich
Vorab-Vereinbarung muss dokumentiert werden
Widerspruchsrecht
Lieferant kann Gutschrift ablehnen → kein Vorsteuerabzug
Komplexität bei USt.
Beide Seiten müssen USt. korrekt melden
Muster: Gutschrift im Gutschriftverfahren
USt-IdNr.: DE987654321
Datum: 31.01.2026
Hofweg 12, 83301 Traunreut
Steuernummer: 143/123/45678
| Lieferdatum | Beschreibung | Menge | Preis/L | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 05.01.2026 | Rohmilch (Klasse S) | 2.450 L | 0,48 € | 1.176,00 € |
| 15.01.2026 | Rohmilch (Klasse S) | 2.380 L | 0,48 € | 1.142,40 € |
| 25.01.2026 | Rohmilch (Klasse S) | 2.510 L | 0,48 € | 1.204,80 € |
Diese Gutschrift wird gemäß der Vereinbarung vom 01.01.2024 im Gutschriftverfahren nach §14 Abs. 2 Satz 2 UStG erstellt und ersetzt eine Rechnung des Leistenden.
Auszahlung: Der Betrag wird am 15.02.2026 auf Ihr hinterlegtes Konto überwiesen.
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Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zum Gutschriftverfahren beantwortet
Was ist das Gutschriftverfahren?
Beim Gutschriftverfahren (auch: Self-Billing, Abrechnungsgutschrift) erstellt nicht der Lieferant die Rechnung, sondern der Leistungsempfänger (Kunde). Der Kunde erstellt eine Gutschrift über die erhaltene Leistung und überweist den Betrag. Diese Gutschrift ersetzt rechtlich die Rechnung des Lieferanten.
Wann ist das Gutschriftverfahren sinnvoll?
Das Gutschriftverfahren lohnt sich bei vielen Lieferanten mit regelmäßigen Lieferungen (z.B. Landwirtschaft, Recycling, Verlagswesen), bei provisionsbasierten Vergütungen (Handelsvertreter, Affiliates) oder wenn die genaue Vergütung erst beim Empfänger feststeht (z.B. nach Warenprüfung, Qualitätskontrolle).
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Für das Gutschriftverfahren müssen beide Parteien vereinbaren, dass der Leistungsempfänger die Abrechnung erstellt. Die Gutschrift muss alle Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG enthalten. Der Leistende muss der Gutschrift nicht widersprechen (stillschweigende Zustimmung bei vorab getroffener Vereinbarung).
Welche Pflichtangaben muss eine Gutschrift enthalten?
Eine Gutschrift im Sinne des Gutschriftverfahrens muss dieselben 14 Pflichtangaben enthalten wie eine Rechnung nach §14 UStG. Zusätzlich muss das Dokument als "Gutschrift" bezeichnet werden. Die USt-IdNr. oder Steuernummer des Leistenden (nicht des Empfängers!) ist anzugeben.
Wer ist zum Vorsteuerabzug berechtigt?
Der Leistungsempfänger (der die Gutschrift erstellt) ist zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Gutschrift alle Pflichtangaben enthält und die Leistung für sein Unternehmen bezogen wurde. Der Leistende muss die Umsatzsteuer aus der Gutschrift in seiner USt.-Voranmeldung erklären.
Was passiert, wenn der Lieferant der Gutschrift widerspricht?
Widerspricht der Lieferant der Gutschrift, verliert diese ihre Wirkung als Rechnungsersatz. Der Empfänger verliert dann seinen Vorsteuerabzug aus dieser Gutschrift. Der Lieferant muss in diesem Fall eine eigene Rechnung ausstellen.
Muss die Gutschrift-Vereinbarung schriftlich sein?
Eine schriftliche Vereinbarung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Sie dokumentiert die Absprache für das Finanzamt. In der Praxis wird die Vereinbarung oft in Rahmenverträgen, AGB oder Konditionsvereinbarungen festgehalten.
Wie unterscheidet sich die Gutschrift vom Gutschriftverfahren von einer Korrektur-Gutschrift?
Gutschriftverfahren: Der Empfänger erstellt die "Rechnung" für den Lieferanten - ersetzt die Ausgangsrechnung des Lieferanten. Korrektur-Gutschrift: Der Lieferant erstellt selbst eine Gutschrift, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren (Stornorechnung). Seit 2013 darf die Bezeichnung "Gutschrift" nur noch für das Gutschriftverfahren verwendet werden!
In welchen Branchen ist das Gutschriftverfahren üblich?
Typische Branchen: Landwirtschaft (Molkereien, Schlachthöfe), Recycling und Entsorgung, Verlagswesen (Autoren, Fotografen), Handel mit Provisionen, Affiliate-Marketing, Automobilindustrie (Zulieferer), Bauwirtschaft (Subunternehmer).
Kann ein Kleinunternehmer am Gutschriftverfahren teilnehmen?
Ja, auch Kleinunternehmer nach §19 UStG können am Gutschriftverfahren teilnehmen. Die Gutschrift wird dann ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Der Hinweis auf §19 UStG muss auf der Gutschrift vermerkt sein, nicht vom Empfänger, sondern bezogen auf den Leistenden.