Handwerkerrechnung: Pflichtangaben & Besonderheiten
Jede Handwerkerrechnung muss die Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten. Fehlt auch nur eine, kann der Kunde keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Die 9 Pflichtangaben nach §14 UStG
- 1Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- 2Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- 3Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- 4Rechnungsdatum
- 5Fortlaufende Rechnungsnummer
- 6Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)
- 7Zeitpunkt der Leistung oder Leistungszeitraum
- 8Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- 9Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Reverse Charge
Besonderheit im Handwerk: Arbeits- und Materialkosten trennen
Zusätzlich zu den gesetzlichen Pflichtangaben sollten Handwerker Arbeitskosten und Materialkosten immer separat ausweisen. Nur so kann der Privatkunde den Steuerbonus nach §35a EStG in Anspruch nehmen.
Besonderheit: Steuerbonus nach §35a EStG
Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten direkt von ihrer Einkommensteuer abziehen — maximal 1.200 € pro Jahr. Damit das funktioniert, muss Ihre Rechnung bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
So muss die Rechnung aussehen
- Arbeitskosten separat von Materialkosten ausweisen
- Fahrtkosten separat aufführen (zählen zu Arbeitskosten)
- Maschinenkosten = Arbeitskosten (absetzbar)
- Zahlung unbar per Überweisung oder Lastschrift
Achtung: Kein Steuerbonus bei ...
- Barzahlung — auch nicht mit Quittung
- Fehlender Ausweisung der Arbeitskosten
- Neubaumaßnahmen (nur Erhaltung/Renovierung)
Beispiel: Fliesenleger-Rechnung mit §35a-Ausweis
| Position | Betrag |
|---|---|
| Materialkosten (Fliesen, Kleber) | 850,00 € |
| Arbeitskosten (Verlegung, 16h à 55 €) | 880,00 € |
| Fahrtkosten | 45,00 € |
| Netto | 1.775,00 € |
| USt. 19 % | 337,25 € |
| Brutto | 2.112,25 € |
| Steuerlich absetzbare Arbeitskosten (inkl. Fahrt) | 925,00 € |
Steuerersparnis des Kunden: 20 % von 925,00 € = 185,00 €
Handwerker-Rechnung Muster & Vorlage
So sieht eine vollständige Handwerkerrechnung mit allen Pflichtangaben und separatem Arbeitskosten-Ausweis aus.
Meisterbetrieb Müller GmbH
Handwerkerstr. 12, 50667 Köln
HWK Köln · USt-IdNr. DE987654321
An:
Familie Schmidt
Wohnstraße 5, 50667 Köln
Rechnung Nr.
2026-089
Datum
12.04.2026
Leistungszeitraum
08.–11.04.2026
| Pos. | Beschreibung | Typ | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1 | Fliesen Feinsteinzeug 60x60, 18m² | Material | 396,00 € |
| 2 | Fliesenkleber & Fugenmasse | Material | 142,00 € |
| 3 | Silikon, Dichtband, Kleinmaterial | Material | 160,00 € |
| 4 | Fliesenverlegung Bad, 16h à 52,50 € | Arbeit | 840,00 € |
| 5 | An-/Abfahrt Baustelle, 4 Tage | Arbeit | 100,00 € |
Hinweis gem. §35a EStG
Arbeitskosten (steuerlich absetzbar): 940,00 €
Abschlagsrechnung im Handwerk
Bei größeren Aufträgen sichern Abschlagsrechnungen Ihre Liquidität. Die rechtliche Grundlage bilden §632a BGB und §16 VOB/B.
Aufbau einer Abschlagsrechnung (5 Schritte)
Bezug zum Hauptvertrag
Vertragsnummer, Auftrags-Nr. und Projektreferenz angeben.
Leistungsstand dokumentieren
Bisher erbrachte Leistungen mit Aufmaß und ggf. Fotos belegen.
Teilbetrag berechnen
Anteilig nach Fertigstellungsgrad, pauschal oder prozentual.
Bisherige Abschläge auflisten
Alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen mit Betrag und Datum.
Zahlungsziel festlegen
Übliches Zahlungsziel: 14–30 Tage nach Rechnungseingang.
Beispiel: Abschlagsrechnungen eines Badumbaus
| Rechnung | Beschreibung | Betrag (netto) |
|---|---|---|
| 1. Abschlag | Demontage & Rohinstallation | 3.000,00 € |
| 2. Abschlag | Fliesen, Sanitärobjekte, Elektro | 4.500,00 € |
| Gesamtleistung laut Vertrag | 12.000,00 € | |
| Abzug geleisteter Abschläge (1. + 2.) | - 7.500,00 € | |
| Schlussrechnung: Restbetrag | 4.500,00 € | |
Mehr zum Thema: Abschlagsrechnung erstellen — Komplette Anleitung
Schlussrechnung nach VOB
Die Schlussrechnung beendet das Vertragsverhältnis und stellt den finalen Betrag nach Abzug aller Abschlagszahlungen fest.
Inhalt der Schlussrechnung
- Vollständige Leistungsaufstellung aller erbrachten Arbeiten
- Nachträge und Zusatzleistungen mit Verweis auf Vereinbarung
- Abzug aller geleisteten Abschlagszahlungen
- Restforderung als Schlussbetrag
Fristen & Anforderungen
- Zahlungsfrist: 30 Tage nach Zugang (§16 VOB/B)
- Verjährung: 3 Jahre ab Ende des Leistungsjahres
- Prüfbar: Die Schlussrechnung muss prüffähig aufgestellt sein
- Aufmaß: Mengenermittlung nachvollziehbar beilegen
Prüfbare Schlussrechnung
Eine prüffähige Schlussrechnung nach VOB muss alle Positionen so aufschlüsseln, dass der Auftraggeber die Leistungen und Mengen anhand des Aufmaßes nachvollziehen kann. Fehlende Prüfbarkeit kann die Fälligkeit verzögern.
Angebot und Rechnung als Handwerker
Der typische Workflow im Handwerk — vom ersten Angebot bis zur Schlussrechnung.
Angebot
Detailliertes Angebot mit Material, Arbeit und Zeitrahmen erstellen.
Auftragsbestätigung
Nach Annahme den Auftrag schriftlich bestätigen und Termine fixieren.
Abschlagsrechnungen
Zwischenrechnungen nach Baufortschritt oder vereinbarten Meilensteinen.
Schlussrechnung
Endabrechnung mit Auflistung aller Leistungen, abzgl. Abschläge.
Mit Clever Invoice wandeln Sie ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um — alle Positionen werden automatisch übernommen.
Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe
Ein gutes Rechnungsprogramm für Handwerker muss mehr können als Standard-Software. Diese 7 Funktionen sind unverzichtbar.
Vergleich: Clever Invoice vs. Handwerkersoftware X
| Funktion | Clever Invoice | Handwerkersoftware X |
|---|---|---|
| Material/Arbeit getrennt | ||
| Abschlagsrechnungen | ||
| Mobile App (Baustelle) | — | |
| Aufmaß-Erfassung | ||
| E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) | — | |
| DATEV-Export inklusive | — | |
| Kostenloser Starter-Tarif | — | |
| Angebot zu Rechnung | ||
| §35a-Ausweis automatisch | — |
Stundenzettel und Aufmaß
Stundenzettel und Aufmaße sind die Grundlage jeder Handwerkerrechnung. Nur mit sauberer Dokumentation können Sie Leistungen korrekt abrechnen.
Stundenzettel
Ein vollständiger Stundenzettel enthält:
- Datum
- Baustelle / Einsatzort
- Name des Mitarbeiters
- Arbeitszeit (Beginn, Ende, Pause)
- Beschreibung der Tätigkeiten
- Unterschrift (Mitarbeiter + Auftraggeber)
Aufmaß
Ein korrektes Aufmaß dokumentiert:
- Raummaße (Länge x Breite x Höhe)
- Abzüge (Fenster, Türen, Aussparungen)
- Zuschläge (z.B. Verschnitt, Sonderflächen)
- Berechnete Gesamtfläche / -menge
- Datum und Unterschrift
Häufige Fragen zur Handwerkerrechnung
Antworten auf die 5 wichtigsten Fragen rund um Rechnungen im Handwerk.
Ja, wenn Ihr Kunde den Steuerbonus nach §35a EStG nutzen möchte. Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten (max. 1.200 € pro Jahr) direkt von der Steuerschuld abziehen. Dafür müssen Arbeitskosten, Fahrtkosten und Materialkosten separat auf der Rechnung aufgeführt sein.
Ein Kostenvoranschlag (KV) ist unverbindlich und stellt eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten dar. Ein Angebot ist hingegen bindend und verpflichtet den Handwerker, die Leistung zum genannten Preis auszuführen. Bei einer KV-Überschreitung von mehr als 15–20 % muss der Kunde unverzüglich informiert werden (§ 650 BGB).
Nachträge müssen schriftlich vereinbart und separat auf der Rechnung aufgeführt werden. Bei VOB-Verträgen regelt §2 VOB/B die Vergütung von Nachtragsleistungen. Dokumentieren Sie den Nachtrag mit Aufmaß und Unterschrift des Auftraggebers.
Ab 2027/2028 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ist die XRechnung bereits heute Pflicht. Clever Invoice unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD.
10 Jahre. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus §14b UStG und §257 HGB. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen — das heißt unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar.