Abschlagsrechnung erstellen professionell & rechtssicher
Lernen Sie, wie Sie Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen und Schlussrechnungen korrekt erstellen. Sichern Sie Ihre Liquidität bei Großprojekten.
Vertraut von über 10.000 Unternehmen
Abschlagsrechnung: Das Wichtigste auf einen Blick
Teilzahlung
Rechnung für bereits erbrachte Teilleistungen eines Projekts
Liquidität sichern
Regelmäßige Zahlungseingänge statt Warten auf Projektende
Eigene Nummerierung
Jede Abschlagsrechnung braucht eine fortlaufende Nummer
Bezug zum Auftrag
Klarer Verweis auf Angebot oder Vertrag erforderlich
USt sofort fällig
Umsatzsteuer bei Rechnungsstellung abführen (Sollversteuerung)
Schlussrechnung
Am Ende alle Abschläge von der Gesamtsumme abziehen
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über Teilzahlungen für bereits erbrachte Leistungen innerhalb eines laufenden Projekts. Sie wird auch als Akontorechnung oder Teilrechnung bezeichnet.
Wichtig: Eine Abschlagsrechnung unterscheidet sich von einer Anzahlungsrechnung. Während die Anzahlung VOR Projektbeginn erfolgt, wird eine Abschlagsrechnung für bereits erbrachte Teilleistungen gestellt.
Rechtliche Grundlage: Nach § 632a BGB haben Sie als Unternehmer Anspruch auf Abschlagszahlungen für vertragsgemäß erbrachte Leistungen. Bei Bauverträgen regelt zusätzlich die VOB/B § 16 die Abschlagszahlungen.
Arten der Abrechnung bei Projekten
Anzahlungsrechnung
Wird VOR Projektbeginn gestellt. Der Kunde leistet einen Vorschuss, bevor die Arbeit beginnt. Typisch: 30% des Gesamtbetrags.
Materialkosten vorfinanzieren, Auftrag absichern
Abschlagsrechnung
Wird WÄHREND des Projekts für bereits erbrachte Teilleistungen gestellt. Orientiert sich am Projektfortschritt.
Bauprojekte, Handwerk, längere Dienstleistungen
Teilrechnung
Rechnung für konkret abgeschlossene Projektphasen. Hat rechtlich die gleiche Wirkung wie eine Schlussrechnung für diesen Teil.
Klar abgrenzbare Projektphasen, Meilensteine
Schlussrechnung
Finale Gesamtrechnung nach Projektabschluss. Alle vorherigen Abschläge werden abgezogen, der Restbetrag wird fällig.
Projektende, Abnahme der Gesamtleistung
Abrechnungsmethoden: Einzeln vs. Kumuliert
Einzelabschläge
Jede Rechnung steht für sich und enthält nur die aktuelle Teilleistung.
Vorteile:
- Einfacher zu erstellen
- Übersichtlich bei wenigen Abschlägen
- Flexibel einsetzbar
Nachteile:
- Weniger Überblick über Gesamtfortschritt
- Aufwändiger bei der Schlussrechnung
Kumulierte Abrechnung
Jede Rechnung zeigt den Gesamtfortschritt und zieht bereits gezahlte Beträge ab.
Vorteile:
- Volle Transparenz über Projektstand
- VOB-konform
- Einfachere Schlussrechnung
Nachteile:
- Komplexer zu erstellen
- Mehr Dokumentationsaufwand
Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung
- Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung "Abschlagsrechnung" + laufende Nr. (z.B. "1. Abschlagsrechnung")
- Bezug zum Auftrag/Angebot (Datum, Nummer)
- Beschreibung der erbrachten Teilleistungen
- Leistungszeitraum der abgerechneten Arbeiten
- Nettobetrag der Abschlagsrechnung
- Angewandter Steuersatz (7% oder 19%)
- Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag (Gesamtsumme)
Abschlagsrechnung erstellen: Schritt-für-Schritt
Folgen Sie dieser Anleitung für eine rechtskonforme Abschlagsrechnung:
Zahlungsplan im Angebot festlegen
Definieren Sie bereits im Angebot, wann und in welcher Höhe Abschlagszahlungen fällig werden (z.B. 30% bei Auftragserteilung, 40% bei Rohbau, 30% bei Fertigstellung).
Leistungsfortschritt dokumentieren
Halten Sie den Projektfortschritt nachweisbar fest: Bautagebuch, Fotos, Protokolle. Dies schützt Sie bei Streitigkeiten.
Abschlagsrechnung erstellen
Erstellen Sie die Rechnung mit allen Pflichtangaben, der Bezeichnung "X. Abschlagsrechnung" und Bezug zum Auftrag.
Erbrachte Leistungen auflisten
Beschreiben Sie genau, welche Arbeiten abgerechnet werden. Bei kumulierter Abrechnung: Gesamtfortschritt minus bereits gezahlte Beträge.
USt korrekt behandeln
Weisen Sie die Umsatzsteuer aus und melden Sie diese in der nächsten Voranmeldung an (Sollversteuerung).
Schlussrechnung erstellen
Nach Projektabschluss: Gesamtsumme minus alle Abschläge = Restbetrag. Listen Sie alle Abschlagsrechnungen einzeln auf.
Branchen mit Abschlagsrechnungen
Bau & Handwerk
VOB-Verträge, Bauprojekte
Architektur
Planungsphasen nach HOAI
IT & Software
Entwicklungsprojekte, Meilensteine
Agenturen
Kampagnen, Webprojekte
Beratung
Langfristige Mandate
Fertigung
Sonderanfertigungen, Prototypen
Profi-Tipps für Abschlagsrechnungen
Zahlungsplan vereinbaren
Legen Sie im Angebot oder Vertrag fest, wann und in welcher Höhe Abschläge fällig werden.
Leistungsstand dokumentieren
Führen Sie ein Bautagebuch oder Projektlog, um den Fortschritt nachweisbar zu machen.
Nummerierung konsequent
Verwenden Sie eine klare Bezeichnung: "1. Abschlagsrechnung", "2. Abschlagsrechnung" usw.
USt-Voranmeldung beachten
Die Umsatzsteuer ist bei Rechnungsstellung fällig, nicht erst bei Zahlung (Sollversteuerung).
Häufige Fragen zu Abschlagsrechnungen
Was ist der Unterschied zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung wird VOR Projektbeginn gestellt, um einen Vorschuss zu erhalten. Eine Abschlagsrechnung hingegen wird WÄHREND des Projekts für bereits erbrachte Teilleistungen erstellt. Bei der Anzahlung hat die Arbeit noch nicht begonnen, beim Abschlag rechnen Sie bereits erledigte Arbeiten ab.
Wann ist die Umsatzsteuer bei einer Abschlagsrechnung fällig?
Bei der Sollversteuerung (Regelfall) ist die Umsatzsteuer bei Rechnungsstellung fällig, nicht erst bei Zahlungseingang. Sie müssen die USt in der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung anmelden und abführen. Bei der Istversteuerung (für kleine Unternehmen) wird die USt erst bei Zahlungseingang fällig.
Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?
Die Anzahl ist nicht gesetzlich begrenzt. Sie dürfen für jede erbrachte Teilleistung eine Abschlagsrechnung stellen. Üblich sind monatliche Abschläge oder Abrechnungen nach definierten Projektmeilensteinen. Wichtig ist, dass tatsächlich Leistungen erbracht wurden.
Was muss auf einer Abschlagsrechnung stehen?
Eine Abschlagsrechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten: Absender, Empfänger, Steuernummer/USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Netto-/Bruttobetrag, USt-Satz und -Betrag. Zusätzlich sollte "Abschlagsrechnung Nr. X" und der Bezug zum Auftrag vermerkt sein.
Wie erstelle ich die Schlussrechnung nach Abschlägen?
In der Schlussrechnung listen Sie den Gesamtbetrag des Projekts auf. Darunter führen Sie alle erhaltenen Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Netto-Betrag auf und ziehen diese ab. Der verbleibende Restbetrag plus USt ergibt den zu zahlenden Endbetrag.
Was ist der Unterschied zwischen Einzelabschlag und kumulierter Abrechnung?
Bei Einzelabschlägen steht jede Rechnung für sich. Bei der kumulierten Abrechnung zeigt jede Rechnung den Gesamtfortschritt und zieht die bereits gezahlten Beträge ab. Kumuliert ist üblich bei VOB-Verträgen und bietet bessere Übersicht bei Großprojekten.
Kann ich als Kleinunternehmer Abschlagsrechnungen stellen?
Ja, auch Kleinunternehmer können Abschlagsrechnungen stellen. Da Sie keine Umsatzsteuer ausweisen, fällt die USt-Problematik weg. Achten Sie auf den Hinweis nach § 19 UStG auf jeder Rechnung.
Was passiert, wenn der Kunde eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt?
Sie können den Kunden mahnen wie bei jeder anderen Rechnung. Bei dauerhafter Nichtzahlung können Sie die weitere Arbeit einstellen, da nach § 632a BGB ein Anspruch auf Abschlagszahlung besteht. Im Extremfall bleibt der Rechtsweg.
Muss ich bei Abschlagsrechnungen Skonto gewähren?
Nein, Skonto ist freiwillig. Wenn Sie grundsätzlich Skonto anbieten, sollten Sie dies auch bei Abschlagsrechnungen tun. Vermerken Sie die Skonto-Bedingungen auf jeder Rechnung.
Wie nummeriere ich Abschlagsrechnungen richtig?
Jede Abschlagsrechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer aus Ihrem normalen Nummernkreis. Zusätzlich sollten Sie die Abschlagsrechnungen durchnummerieren: "1. Abschlagsrechnung", "2. Abschlagsrechnung" usw., damit die Zuordnung zum Projekt klar ist.
Sind Abschlagsrechnungen bei VOB-Verträgen Pflicht?
Nein, aber sie sind der Standard. Nach VOB/B § 16 haben Auftragnehmer Anspruch auf Abschlagszahlungen für vertragsgemäße Leistungen. Die kumulierte Abrechnung ist dabei üblich und erfüllt die Anforderung einer "prüfbaren Rechnung" nach VOB/B § 14.
Was ist eine Teilrechnung und wie unterscheidet sie sich vom Abschlag?
Eine Teilrechnung wird für abgeschlossene Projektphasen gestellt und hat die gleiche rechtliche Wirkung wie eine Schlussrechnung für diesen Teil (inkl. Gewährleistungsbeginn). Ein Abschlag bezieht sich auf den allgemeinen Projektfortschritt ohne abschließende Wirkung.
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