Jahresabschluss & Bilanzierung

Aufbewahrungsfristen fuer Belege 2026

Welche Unterlagen muessen Sie wie lange aufbewahren? Die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt und ein Verstoss kann teuer werden. Hier finden Sie den kompletten Ueberblick.

Was sind Aufbewahrungsfristen? 2026

Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Geschaeftsunterlagen aufbewahrt werden muessen. Die Pflichten ergeben sich aus Paragraph 147 AO (steuerlich) und Paragraph 257 HGB (handelsrechtlich). Es gibt zwei Hauptfristen: 10 Jahre fuer Buchfuehrungsunterlagen (Buecher, Jahresabschluesse, Buchungsbelege, Rechnungen, Inventare) und 6 Jahre fuer sonstige Geschaeftsunterlagen (Handelsbriefe, Geschaeftsbriefe, E-Mails mit geschaeftlichem Inhalt). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder der letzte Eintrag gemacht wurde. Beispiel: Eine Rechnung vom 15. Maerz 2026 muss bis zum 31. Dezember 2036 aufbewahrt werden. Bei laufenden Betriebspruefungen verlaengern sich die Fristen. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform erfolgen - auch fuer digitale Belege gelten strenge Anforderungen an Unveraenderbarkeit und Lesbarkeit.

Anwendung:

Richten Sie ein systematisches Archiv ein - digital oder physisch. Kennzeichnen Sie alle Unterlagen mit dem Entstehungsjahr und der geltenden Aufbewahrungsfrist. Vernichten Sie Unterlagen erst nach Ablauf der Frist und dokumentieren Sie die Vernichtung. Digitale Belege muessen GoBD-konform archiviert werden (unveraenderbar, maschinell lesbar, jederzeit verfuegbar).

Vor- & Nachteile

Vorteile

  • ✓Rechtssicherheit bei Betriebspruefungen
  • ✓Nachweis von Geschaeftsvorfaellen bei Streitigkeiten
  • ✓Ordnungsgeraesse Buchfuehrung als Grundlage fuer steuerliche Anerkennung
  • ✓Digitale Archivierung spart Platz und erleichtert die Suche

Nachteile

  • ✗Hoher Aufwand fuer Archivierung und Organisation
  • ✗Kosten fuer Lagerflaeeche oder digitale Archivierungssysteme
  • ✗GoBD-Anforderungen an digitale Aufbewahrung sind komplex
  • ✗Bei Verstoss: Bussgelder und Schaetzung durch das Finanzamt

Kosten & Fristen

PostenBetrag/FristHinweis
Physische Archivierung5 - 20 Euro/Ordner/JahrLagerflaeeche + Regale
Digitale Archivierung (Cloud)5 - 30 Euro/MonatGoBD-konforme Loesungen
Dokumentenmanagement-System (DMS)10 - 100 Euro/Monatz.B. DocuWare, ELO, DATEV DMS
Bussgeld bei VerstossBis 25.000 EuroParagraph 283b StGB bei Kaufleuten
Schaetzung durch FinanzamtVariabel (oft hoeher)Bei fehlenden Unterlagen

Tipps

Praktische Tipps

  • →Erstellen Sie einen Vernichtungskalender: Welche Unterlagen koennen ab dem 1. Januar welchen Jahres vernichtet werden?
  • →Ab 1. Januar 2027 koennen Sie Unterlagen aus 2016 (6-Jahres-Frist) bzw. aus 2016 (10-Jahres-Frist) vernichten.
  • →Scannen Sie Papierbelege und archivieren Sie sie digital GoBD-konform - das Original darf dann vernichtet werden (Verfahrensdokumentation erforderlich!).
  • →E-Mails mit geschaeftlichem Inhalt (Auftragsbestaetigungen, Vertraege) fallen unter die 6-Jahres-Frist - richten Sie eine Archivierung ein.
  • →Bei laufender Betriebspruefung oder Rechtsstreit: Vernichten Sie keine Unterlagen, auch wenn die Frist abgelaufen ist.
  • →Nutzen Sie Clever Invoice fuer die automatische, GoBD-konforme Archivierung Ihrer Ausgangsrechnungen.

Haeufige Fragen

Welche Unterlagen muss ich 10 Jahre aufbewahren?
Buecher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschluesse (Bilanz, GuV, Anhang), Lageberichte, Buchungsbelege (Rechnungen ein und aus), Kontoauszuege, Kassenbuecher, Steuerbescheide und -erklaerungen, Zollunterlagen. Grundlage: Paragraph 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO, Paragraph 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB.
Welche Unterlagen muss ich 6 Jahre aufbewahren?
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe (Angebote, Auftragsbestaetigungen, Lieferscheine, Reklamationen), Geschaeftsbriefe, E-Mails mit geschaeftlichem Inhalt, Vertraege, Versicherungspolicen. Grundlage: Paragraph 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO, Paragraph 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, der letzte Eintrag gemacht wurde, oder bei Vertraegen: am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet. Beispiel: Rechnung vom 15.03.2026 - Frist beginnt am 31.12.2026 und endet am 31.12.2036 (10 Jahre).
Was bedeutet GoBD-konforme Aufbewahrung?
Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen: Nachvollziehbarkeit, Vollstaendigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveraenderbarkeit. Digitale Belege muessen im Originalformat gespeichert werden (z.B. PDF-Rechnung als PDF, nicht ausgedruckt und wieder gescannt).
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Ja, seit dem BMF-Schreiben zur GoBD ist das ersetztende Scannen zulaessig. Voraussetzungen: Sie haben eine Verfahrensdokumentation, die den Scanprozess beschreibt. Die Scans muessen bildlich und inhaltlich mit dem Original uebereinstimmen. Es gibt Ausnahmen: Eroeffnungsbilanzen, Jahresabschluesse und Zollunterlagen muessen im Original aufbewahrt werden.
Welche Unterlagen kann ich ab 2027 vernichten?
Ab 01.01.2027 koennen Sie vernichten: Unterlagen mit 10-Jahres-Frist aus 2016 und frueher (Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszuege). Unterlagen mit 6-Jahres-Frist aus 2020 und frueher (Handelsbriefe, Geschaeftskorrespondenz). Achtung: Nicht bei laufender Betriebspruefung oder Rechtsstreit!

Das könnte Sie auch interessieren

Buchhaltung für Selbstständige

EÜR, Belege & DATEV

Steuern für Selbstständige

Einkommensteuer, USt & Gewerbesteuer

Steuerkalender für Selbstständige

Fristen & Termine im Überblick

Betriebsprüfung vorbereiten

Finanzamt-Prüfung meistern

Jahresabschluss leicht gemacht

Mit Clever Invoice erstellen Sie Rechnungen, exportieren Daten fuer DATEV und haben alle Einnahmen und Ausgaben fuer den Jahresabschluss im Blick.

Kostenlos startenAlle Jahresabschluss-Themen →