Rechnung für Coaching & Beratung schreiben
Professionelle Coaching-Rechnungen erstellen: Stundensätze, Pakete, Tagessätze. Umsatzsteuerbefreiung prüfen, Online-Coaching abrechnen, Reisekosten inkludieren. Mit interaktivem Rechnung-Generator.
Coaching- & Beratungsarten im Überblick
Business Coaching
Führungskräfteentwicklung, Karrierecoaching, Executive Coaching
Üblicher Satz: 150-400 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
Life Coaching
Persönlichkeitsentwicklung, Work-Life-Balance, Lebensberatung
Üblicher Satz: 80-200 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
Gesundheitscoaching
Ernährungsberatung, Stressmanagement, Burnout-Prävention
Üblicher Satz: 70-150 €/Std.
USt.: 19% USt. oder befreit (§ 4 Nr. 14 UStG)
Training & Seminare
Workshops, Inhouse-Schulungen, Teamtraining
Üblicher Satz: 1.000-3.000 €/Tag
USt.: 19% USt. oder befreit (§ 4 Nr. 21 UStG)
Unternehmensberatung
Strategieberatung, Prozessoptimierung, Change Management
Üblicher Satz: 150-500 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
Online-Coaching
Zoom-Sessions, Videokurse, digitale Programme
Üblicher Satz: 80-250 €/Std.
USt.: 19% USt. (keine Befreiung)
Umsatzsteuerbefreiung für Coaches: Wann gilt sie?
Wichtig: Normales Coaching ist NICHT steuerbefreit!
Die meisten Coaching-Leistungen unterliegen dem regulären Steuersatz von 19%. Eine Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG gilt nur für anerkannte Bildungseinrichtungen mit behördlicher Bescheinigung.
§ 4 Nr. 21a UStGBildungsleistungen
Voraussetzungen:
- Leitung anerkannter allgemein- oder berufsbildender Einrichtungen
- Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde erforderlich
- Unmittelbarer Schulungs-/Erziehungszweck
Beispiele:
Ausbildung zum Coach, IHK-Lehrgänge, Fortbildungen mit Zertifikat
§ 4 Nr. 21b UStGUnterrichtsleistungen
Voraussetzungen:
- Privater Unterricht durch Lehrer an Schulen/Hochschulen
- Wissenschaftlicher Inhalt
- Unterricht direkt an Lernende
Beispiele:
Hochschuldozenten, Privatlehrer für Schulunterricht
§ 4 Nr. 14 UStGHeilbehandlungen
Voraussetzungen:
- Medizinisch notwendige Leistung
- Durchführung durch Heilberufler (Arzt, Psychotherapeut, Heilpraktiker)
- Therapeutischer Zweck nachweisbar
Beispiele:
Psychologische Beratung durch approbierte Therapeuten, Heilpraktiker-Leistungen
Coaching-Rechnung Generator
Rechnung erstellen
Berechnung
Rechnungstext (zum Kopieren)
Coaching-Session am [DATUM] 1.5 Stunden à 180.00 € = 270.00 € Vor-/Nachbereitung (0.8 Std.) = 135.00 € Nettobetrag: 405.00 € zzgl. 19% USt.: 76.95 € Gesamtbetrag: 481.95 € Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.
Musterrechnungen für Coaches
Einzelcoaching (Stundenbasis)
Standard-Abrechnung nach geleisteten Stunden
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Business Coaching Session am 15.01.2026 | 1.5 | Std. | 180.00 € | 19% |
| Vor-/Nachbereitung | 0.5 | Std. | 180.00 € | 19% |
Coaching-Paket (Pauschale)
Vorab vereinbartes Paket mit Ratenzahlung
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Coaching-Programm "Führungskräfte-Entwicklung" (10 Sessions à 90 Min.) | 1 | pauschal | 2400.00 € | 19% |
Inhouse-Seminar (Tagessatz)
Vor-Ort-Training mit Reisekosten
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Seminar "Kommunikation im Team" am 20.01.2026 | 1 | Tag | 1800.00 € | 19% |
| Anreise und Unterkunft | 1 | pauschal | 250.00 € | 19% |
| Seminarunterlagen (20 Teilnehmer) | 20 | Stück | 15.00 € | 19% |
Steuerbefreite Bildungsleistung
Anerkannter Lehrgang gem. § 4 Nr. 21 UStG
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Ausbildung zum Coach (Modul 3) | 1 | pauschal | 1200.00 € | 0% |
| Prüfungsgebühr | 1 | pauschal | 200.00 € | 0% |
Online-Coaching-Programm
Digitales Coaching mit Videocalls
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Online-Coaching "Karrierebooster" (8 Wochen-Programm) | 1 | pauschal | 1500.00 € | 19% |
| Inkl. wöchentliche 1:1-Videocalls (8 × 60 Min.) | - | - | - | 19% |
| Inkl. Workbook und Online-Kursbereich | - | - | - | 19% |
Häufige Fragen zur Coaching-Rechnung
Welcher Umsatzsteuersatz gilt für Coaching?
Standard-Coaching unterliegt dem regulären Satz von 19%. Eine Befreiung nach § 4 Nr. 21 UStG gilt nur für anerkannte Bildungsleistungen mit Bescheinigung der Landesbehörde. "Normales" Business- oder Life-Coaching ist nicht befreit.
Was ist der Unterschied zwischen Coaching und Beratung bei der Rechnung?
Umsatzsteuerlich gibt es keinen Unterschied – beide unterliegen 19% USt. Der Unterschied liegt in der Leistungsbeschreibung: Coaching beschreibt einen Prozess (z.B. "Coaching-Session"), Beratung ein Ergebnis (z.B. "Strategieberatung zu...").
Wie rechne ich Online-Coaching ab?
Online-Coaching wird wie Präsenz-Coaching abgerechnet. Bei B2C-Kunden im EU-Ausland gilt der Ort der Leistung im Empfängerland (OSS-Verfahren). Geben Sie das Datum der Session als Leistungsdatum an.
Kann ich Vor- und Nachbereitung separat abrechnen?
Ja, Sie können Vor- und Nachbereitung als eigene Position oder pauschal inkludiert abrechnen. Viele Coaches kalkulieren dies in den Stundensatz ein. Wichtig: Transparenz gegenüber dem Kunden.
Wie gebe ich den Leistungszeitraum bei Coaching-Paketen an?
Bei Paketen geben Sie den Gesamtzeitraum an (z.B. "Leistungszeitraum: Januar bis März 2026"). Bei der Schlussrechnung können Sie die einzelnen Sessions mit Datum auflisten.
Muss ich bei Gruppencoaching anders abrechnen?
Bei Gruppencoaching rechnen Sie meist mit dem Auftraggeber (Unternehmen) ab, nicht mit den Teilnehmern. Der Steuersatz bleibt 19%. Geben Sie die Anzahl der Teilnehmer in der Leistungsbeschreibung an.
Wie behandle ich Stornierungsgebühren?
Stornierungsgebühren sind echter Schadenersatz und unterliegen nicht der Umsatzsteuer, wenn keine Leistung erbracht wurde. Bei Teilleistung (z.B. Vorbereitung) ist dieser Anteil steuerpflichtig.
Kann ich als Kleinunternehmer Coaching anbieten?
Ja, als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Beachten Sie die Umsatzgrenze von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (ab 2025).
Wie rechne ich Retreats und mehrtägige Veranstaltungen ab?
Bei Retreats empfiehlt sich eine Pauschale pro Teilnehmer oder eine Gesamtpauschale. Unterkunft und Verpflegung können als durchlaufende Posten (wenn im Namen des Kunden gebucht) oder als Nebenleistung abgerechnet werden.
Was ist bei internationalen Coaching-Kunden zu beachten?
Bei B2B-Kunden in der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) – Sie stellen netto aus. Bei B2C-Kunden in der EU gilt der Ort des Empfängers (OSS). Bei Drittländern: grundsätzlich steuerfrei als sonstige Leistung.