Kostenlose Rechnungsvorlagen 2026
Wählen Sie das Format, das am besten zu Ihren Anforderungen passt. Alle Vorlagen enthalten die aktuellen Pflichtangaben für 2026:
Word (.docx)
Ideal für: Einmalige Rechnungen, Privatverkäufe
Excel (.xlsx)
Ideal für: Rechnungen mit vielen Positionen
PDF (statisch)
Ideal für: Archivierung, Versand
In allen Vorlagen enthalten:
Alle 14 Pflichtangaben nach §14 UStG, Platzhalter für Logo, professionelles Layout, Anleitung zum Ausfüllen. Vorlagen sind kompatibel mit Microsoft Office 2016+, LibreOffice und Google Docs/Sheets.
Diese Pflichtangaben enthält die Vorlage
Unsere Vorlagen enthalten Platzhalter für alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben nach §14 UStG:
Kleinunternehmer-Vorlage
Nutzen Sie als Kleinunternehmer nach §19 UStG unsere spezielle Vorlage ohne MwSt.-Felder, dafür mit dem erforderlichen Steuerbefreiungs-Hinweis.
⚠️ Wichtig: GoBD-Warnung für Word/Excel
Word- und Excel-Rechnungen sind NICHT GoBD-konform
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass geschäftliche Dokumente unveränderbar gespeichert werden. Word- und Excel-Dateien können jederzeit nachträglich bearbeitet werden – das verstößt gegen diese Grundsätze.
Bei einer Betriebsprüfung können Word/Excel-Rechnungen beanstandet werden.
Konkrete Probleme mit Word/Excel:
Nachträgliche Änderbarkeit
Word/Excel-Dateien können jederzeit verändert werden – ohne Nachweis.
Keine Versionierung
Änderungen werden nicht protokolliert, Originalzustand nicht nachweisbar.
Fehlende Nummerierungskontrolle
Fortlaufende Nummern müssen manuell gepflegt werden – fehleranfällig.
Keine Archivierung
Revisionssichere Speicherung muss separat organisiert werden.
Kein Audit-Trail
Wer wann was geändert hat, ist nicht nachvollziehbar.
Was bedeutet das praktisch?
Für gelegentliche Privatverkäufe werden Word/Excel-Rechnungen in der Regel toleriert. Bei regelmäßiger Geschäftstätigkeit empfehlen wir dringend eine GoBD-konforme Rechnungssoftware – das Risiko bei Betriebsprüfungen ist sonst erheblich.
E-Rechnungspflicht 2025/2027: Das Ende für Word/Excel
Mit der neuen E-Rechnungspflicht werden Word- und Excel-Rechnungen für B2B-Geschäfte in wenigen Jahren vollständig unzulässig. Hier der Zeitplan:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
B2B-Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden
Kleinbetragsrechnungen (<250€), B2C-Rechnungen, Fahrausweise
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF. Sie muss strukturierte Daten im XML-Format enthalten (XRechnung oder ZUGFeRD). Word- und Excel-Dateien erfüllen diese Anforderung nicht. Mehr dazu: E-Rechnungspflicht erklärt
Branchenspezifische Vorlagen
Je nach Branche gibt es besondere Anforderungen an Ihre Rechnungen. Hier finden Sie spezialisierte Guides:
Die sichere Alternative: Rechnungssoftware
Angesichts der GoBD-Anforderungen und der kommenden E-Rechnungspflicht empfehlen wir den Umstieg auf eine professionelle Rechnungssoftware. Die Vorteile:
GoBD-konform
Revisionssichere Speicherung, Audit-Trail
E-Rechnungs-ready
XRechnung & ZUGFeRD bereits integriert
Automatisierung
Nummern, Berechnungen, Mahnungen
Rechtssicherheit
Immer aktuelle Pflichtangaben
Überall verfügbar
Web, App, WhatsApp, Telegram
Zeitersparnis
Rechnungen in Sekunden erstellen
Anleitung: So füllen Sie die Vorlage aus
Falls Sie dennoch unsere Word/Excel-Vorlage nutzen möchten, hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Ihre Daten eintragen
Ersetzen Sie die Platzhalter oben mit Ihrem Firmennamen, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr.
Kundendaten eingeben
Tragen Sie Namen und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers ein.
Rechnungsnummer vergeben
Vergeben Sie eine fortlaufende, einmalige Nummer. Tipp: Format 2026-001, 2026-002...
Datum und Leistungszeitraum
Rechnungsdatum (heute) und Datum/Zeitraum der erbrachten Leistung eintragen.
Positionen beschreiben
Jede Leistung einzeln auflisten mit Menge, Bezeichnung, Einzelpreis und Gesamtpreis.
Beträge berechnen
Nettobetrag, Umsatzsteuer (19% oder 7%) und Bruttobetrag eintragen. Excel rechnet automatisch.
Zahlungsziel angeben
Frist (z.B. "14 Tage") und Ihre Bankverbindung für die Überweisung eintragen.
Als PDF speichern
Exportieren Sie die Rechnung als PDF bevor Sie sie versenden – das ist professioneller.
Aufbewahrung nicht vergessen!
Speichern Sie sowohl die editierbare Datei als auch das PDF. Bewahren Sie Rechnungen 10 Jahre auf. Führen Sie eine Liste aller vergebenen Rechnungsnummern, um Lücken zu vermeiden.
Häufige Fragen
F1Sind Word- und Excel-Rechnungsvorlagen GoBD-konform?
Nein, Word- und Excel-Rechnungsvorlagen sind grundsätzlich NICHT GoBD-konform. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen, dass Rechnungen unveränderbar gespeichert werden. Word- und Excel-Dateien können jederzeit nachträglich bearbeitet werden, ohne dass dies nachvollziehbar ist – das verstößt gegen die GoBD.
F2Kann ich trotzdem Word oder Excel für Rechnungen nutzen?
Theoretisch ja, praktisch riskant. Für gelegentliche Rechnungen an Privatpersonen wird das Finanzamt vermutlich keine Probleme machen. Bei regelmäßiger Geschäftstätigkeit empfehlen wir dringend eine GoBD-konforme Rechnungssoftware. Spätestens ab 2027 müssen B2B-Rechnungen ohnehin als E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) ausgestellt werden.
F3Welche Pflichtangaben muss eine Rechnungsvorlage 2026 enthalten?
Eine Rechnung muss 2026 diese Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten: 1) Name/Anschrift Rechnungssteller, 2) Name/Anschrift Empfänger, 3) Steuernummer oder USt-IdNr., 4) Rechnungsdatum, 5) fortlaufende Rechnungsnummer, 6) Leistungsbeschreibung, 7) Leistungsdatum, 8) Nettobetrag, 9) Steuersatz, 10) Steuerbetrag. Plus ggf. Hinweise zu Steuerbefreiung, Reverse Charge etc.
F4Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht 2025/2027?
Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt werden. Word- und Excel-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen unter 250€ und Rechnungen an Privatpersonen.
F5Gibt es kostenlose Alternativen zu Word/Excel-Vorlagen?
Ja, es gibt kostenlose Rechnungsprogramme wie Clever Invoice, die GoBD-konform sind und bereits E-Rechnungen unterstützen. Diese bieten automatische Nummerierung, Pflichtangaben-Prüfung und revisionssichere Speicherung – ohne die Risiken von Word/Excel.
F6Brauche ich als Kleinunternehmer eine spezielle Vorlage?
Ja, Kleinunternehmer nach §19 UStG benötigen eine Vorlage OHNE Umsatzsteuer-Ausweis. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erscheinen, z.B.: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG."
F7Was passiert bei einer Betriebsprüfung mit Word-Rechnungen?
Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer Word/Excel-Rechnungen beanstanden, da sie nicht revisionssicher sind. Im schlimmsten Fall werden die Rechnungen nicht anerkannt, und es drohen Nachzahlungen, Schätzungen oder Bußgelder. Das Risiko steigt mit Unternehmensgröße und Umsatz.
F8Wie muss ich Word/Excel-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Word/Excel sollten Sie: 1) PDF mit Schreibschutz erstellen, 2) Zusätzlich ausdrucken und abheften, 3) Keine nachträglichen Änderungen vornehmen. Besser: Direkt eine revisionssichere Software nutzen, die automatisch archiviert.
F9Welches Format ist besser: Word oder Excel?
Beide haben Vor- und Nachteile: Word ist besser für Layouts und Textformatierung. Excel ist besser für Berechnungen (MwSt., Summen automatisch). Beide sind gleichermaßen nicht GoBD-konform. Für professionelle Rechnungen empfehlen wir eine dedizierte Rechnungssoftware.
F10Kann ich eine PDF-Rechnung als E-Rechnung nutzen?
Nein, ein normales PDF ist KEINE E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht ab 2027. E-Rechnungen müssen strukturierte Daten im XML-Format enthalten (XRechnung oder ZUGFeRD). Ein ZUGFeRD-PDF enthält eingebettete XML-Daten und gilt als E-Rechnung – ein normales PDF nicht.
Fazit: Word/Excel nur als Übergangslösung
Unsere kostenlosen Rechnungsvorlagen für Word und Excel enthalten alle Pflichtangaben für 2026 und eignen sich für den schnellen Einstieg. Für gelegentliche Privatverkäufe oder als Übergangslösung sind sie praktisch.
Aber: Word- und Excel-Rechnungen sind nicht GoBD-konform und werden ab 2027 für B2B-Geschäfte durch die E-Rechnungspflicht ohnehin unzulässig. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, sollte frühzeitig auf eine professionelle Lösung umsteigen.
Unsere Empfehlung: Nutzen Sie die Vorlagen zum Kennenlernen der Pflichtangaben – und wechseln Sie dann zu einer GoBD-konformen Rechnungssoftware wie Clever Invoice. So sind Sie rechtssicher aufgestellt und für die E-Rechnung bereit.