Versandkosten auf der Rechnung ausweisen
So rechnen Sie Porto, Verpackung und Versandkosten korrekt ab. Umsatzsteuerliche Behandlung, Pauschalen, EU-Versand und Drittland-Export – mit Beispielrechnungen und interaktivem Kalkulator.
Die wichtigste Regel: Versand folgt der Hauptleistung
Versandkosten sind eine unselbstständige Nebenleistung
Nach § 3 Abs. 10 UStG teilen Nebenleistungen das steuerliche Schicksal der Hauptleistung. Das bedeutet:
- 19% auf Ware = 19% auf Versand (Standardfall)
- 7% auf Bücher = 7% auf Versand (ermäßigter Satz)
- Steuerfreie Lieferung = steuerfreier Versand (EU/Export)
Versandarten und typische Kosten
| Versandart | Anbieter | Max. Gewicht | Deutschland | EU | Weltweit |
|---|---|---|---|---|---|
| Brief / Großbrief | Deutsche Post | 1 kg | 0,85 - 2,75 € | 1,10 - 7,00 € | 1,10 - 17,00 € |
| Paket S | DHL | 2 kg | 4,99 € | 13,99 € | 15,99 - 45,99 € |
| Paket M | DHL | 5 kg | 5,49 € | 15,99 € | 24,99 - 55,99 € |
| Paket L | DHL | 10 kg | 7,49 € | 22,99 € | 44,99 - 89,99 € |
| Spedition | Verschiedene | über 31,5 kg | 30 - 150+ € | 80 - 300+ € | Auf Anfrage |
| Express / Overnight | DHL Express, UPS, FedEx | 30 kg | 12 - 25 € | 40 - 80 € | 60 - 200+ € |
Stand: 2026, unverbindliche Preise der Anbieter. Alle Versandkosten sind als Nebenleistung mit dem Steuersatz der Hauptleistung abzurechnen.
Versandkosten-Rechner
Rechnung mit Versandkosten berechnen
Berechnung
Rechnungspositionen (zum Kopieren)
Pos. | Bezeichnung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Gesamt -----|---------------------------------------|-------|----------|-------------|-------- 1 | Ware lt. Bestellung | 1 | Stück | 99.90 € | 99.90 € 2 | Versand | 1 | pauschal | 5.49 € | 5.49 € Nettobetrag: 105.39 € zzgl. 19% USt.: 20.02 € Gesamtbetrag: 125.41 €
Rechnungsbeispiele mit Versandkosten
Versand als Nebenleistung (Standard)
Versandkosten folgen dem Steuersatz der Hauptleistung
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Produkt XY | 3 | €/Stück | 49.99 € | 19% |
| Verpackung und Versand (DHL) | 1 | pauschal | 5.49 € | 19% |
Versand bei ermäßigtem Steuersatz
Versandkosten für Bücher (7% USt.) werden ebenfalls mit 7% besteuert
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Fachbuch "Rechnungswesen" | 2 | €/Stück | 34.90 € | 7% |
| Versandkosten | 1 | pauschal | 3.99 € | 7% |
Gemischte Lieferung (7% und 19%)
Bei Mischsendungen: Versandkosten anteilig oder nach überwiegendem Anteil
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Fachbuch (7% USt.) | 1 | €/Stück | 29.90 € | 7% |
| Notizblock (19% USt.) | 2 | €/Stück | 12.90 € | 19% |
| Versandkosten (anteilig) | 1 | pauschal | 4.99 € | 19% |
Innergemeinschaftliche Lieferung (EU B2B)
Steuerfreie Lieferung an Unternehmer in der EU
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Maschine Typ ABC | 1 | €/Stück | 4500.00 € | 0% |
| Speditionskosten nach Frankreich | 1 | pauschal | 180.00 € | 0% |
Drittland-Export (z.B. Schweiz)
Ausfuhrlieferung in Nicht-EU-Länder
| Bezeichnung | Menge | Einheit | Preis | USt. |
|---|---|---|---|---|
| Waren lt. Auftrag Nr. 12345 | 1 | pauschal | 890.00 € | 0% |
| Versand und Verzollung Schweiz | 1 | pauschal | 45.00 € | 0% |
Achtung bei B2C-Lieferungen in die EU
Seit 1. Juli 2021 gilt das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop). Bei Fernverkäufen an Privatpersonen in der EU müssen Sie ab der ersten Lieferung die USt. des Empfängerlandes abführen. Die Versandkosten sind Teil der Bemessungsgrundlage und unterliegen ebenfalls der USt. des Ziellandes.
Mehr zu EU-Lieferungen erfahren →Häufige Fragen zu Versandkosten auf Rechnungen
Muss ich Versandkosten auf der Rechnung ausweisen?
Ja, wenn Sie Versandkosten separat berechnen, müssen diese als eigene Position auf der Rechnung erscheinen. Alternativ können Sie einen Bruttopreis "inkl. Versand" angeben, dann ist keine separate Ausweisung nötig.
Welcher Umsatzsteuersatz gilt für Versandkosten?
Versandkosten sind in der Regel eine unselbstständige Nebenleistung und teilen das steuerliche Schicksal der Hauptleistung. Bei Büchern (7% USt.) werden auch die Versandkosten mit 7% besteuert. Bei gemischten Lieferungen gilt der Steuersatz des überwiegenden Anteils oder eine anteilige Berechnung.
Darf ich mehr als die tatsächlichen Versandkosten berechnen?
Ja, Sie dürfen Versandkosten als Pauschale berechnen, auch wenn diese über den tatsächlichen Kosten liegt. Bei B2C-Geschäften müssen diese aber vor Bestellabschluss transparent angezeigt werden (Fernabsatzrecht). Die gesamte Pauschale unterliegt der Umsatzsteuer.
Wie rechne ich Verpackungskosten ab?
Verpackungskosten können als eigene Position oder zusammen mit den Versandkosten ausgewiesen werden (z.B. "Verpackung und Versand"). Es gelten die gleichen Regeln wie für Versandkosten – sie sind Nebenleistung zur Warenlieferung.
Was ist bei kostenlosen Versand steuerlich zu beachten?
Bei "kostenlosem Versand" sind die Versandkosten im Warenpreis einkalkuliert. Es handelt sich um einen Bruttopreis inkl. Versand. Die Umsatzsteuer wird auf den Gesamtpreis berechnet. Eine separate Ausweisung ist nicht erforderlich.
Wie behandle ich Transportversicherungen?
Transportversicherungen sind versicherungssteuerfrei, aber nicht umsatzsteuerfrei. Wenn Sie die Versicherung als Nebenleistung weiterberechnen, unterliegt sie dem Steuersatz der Hauptleistung. Bei separater Versicherungsleistung gilt § 4 Nr. 10 UStG (versicherungssteuerpflichtig, aber umsatzsteuerfrei).
Was muss ich bei Lieferungen in die EU beachten?
Bei B2B-Lieferungen in die EU (innergemeinschaftliche Lieferung) sind Ware und Versand steuerfrei, wenn Sie die USt-IdNr. des Empfängers haben und den Versand nachweisen können. Bei B2C-Lieferungen gilt die Lieferschwelle bzw. OSS-Verfahren.
Wie rechne ich Drittland-Versand ab?
Ausfuhrlieferungen in Drittländer (z.B. Schweiz, USA) sind umsatzsteuerfrei gem. § 6 UStG. Die Versandkosten als Nebenleistung sind ebenfalls steuerfrei. Sie benötigen aber einen Ausfuhrnachweis (Zollstempel, Spediteursbescheinigung).
Kann ich Versandkosten als durchlaufenden Posten behandeln?
Nur wenn Sie im Namen und auf Rechnung des Kunden handeln (echte Stellvertretung). In der Praxis ist dies bei Versandkosten selten der Fall. Normalerweise sind Sie selbst Absender und die Versandkosten sind Ihre Betriebsausgabe, die Sie weiterberechnen.
Wie behandle ich Rücksendungskosten?
Bei Widerruf im B2C-Geschäft trägt der Käufer die Rücksendungskosten, wenn Sie dies vorher vereinbart haben. Bei Mängeln müssen Sie die Kosten tragen. Erstattete Versandkosten bei Retouren mindern Ihre Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage.