Auslagen in Rechnung stellen: Anleitung für Selbstständige
Materialkosten, Porto, Fahrtkosten – als Selbstständiger legen Sie oft Auslagen für Kunden vor. Erfahren Sie, wie Sie diese korrekt weiterberechnen, welche USt-Regeln gelten und welche Formulierungen Sie verwenden sollten.
Inhalt dieser Seite
Grundlagen: Auslagen vs. durchlaufende Posten
Auslagen (Nebenleistung)
- Kosten im eigenen Namen getragen
- Originalrechnung lautet auf Sie
- Sie haben Vorsteuerabzug
- Bei Weiterberechnung mit USt
Beispiel: Sie kaufen Material im Baumarkt (Rechnung auf Ihren Namen) und berechnen die Kosten dem Kunden weiter.
Durchlaufende Posten (§ 10 Abs. 1 S. 5 UStG)
- Kosten im Namen des Kunden getragen
- Originalrechnung lautet auf Kunden
- Kunde hat Vorsteuerabzug
- Weiterberechnung ohne USt
Beispiel: Sie bestellen Druckerzeugnisse im Namen des Kunden (Rechnung lautet auf Kunden) und legen das Geld nur vor.
Wichtiger Unterschied
Der entscheidende Faktor ist, auf wessen Namen die Originalrechnung ausgestellt ist. Lautet sie auf Sie, handelt es sich um Auslagen mit USt-Pflicht. Lautet sie auf den Kunden, sind es durchlaufende Posten ohne USt.
Umsatzsteuer auf Auslagen: So funktioniert's
Nebenleistung teilt Schicksal der Hauptleistung
Auslagen gelten als Nebenleistung zu Ihrer Hauptleistung. Wenn Ihre Hauptleistung mit 19% USt besteuert wird, unterliegen auch die Auslagen dem Satz von 19%.
Auch auf USt-freie Einkäufe fällt USt an
Beispiel Porto: Briefporto ist von der USt befreit. Wenn Sie es weiterberechnen, müssen Sie trotzdem 19% USt aufschlagen – denn es ist jetzt Ihre Nebenleistung.
Vorsteuerabzug nutzen
Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und Auslagen mit ausgewiesener USt einkaufen, können Sie diese Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Bei Weiterberechnung führen Sie dann nur den Netto-Einkaufspreis plus Ihre USt weiter.
Rechenbeispiel: Materialkosten weiterberechnen
Ihr Einkauf:
| Material netto | 100,00 € |
| + 19% USt (Vorsteuer) | 19,00 € |
| Ihr Zahlbetrag | 119,00 € |
→ Sie machen 19,00 € Vorsteuer geltend
Ihre Rechnung an Kunden:
| Materialkosten netto | 100,00 € |
| + 19% USt | 19,00 € |
| Rechnungsbetrag | 119,00 € |
→ Neutral für Sie (Vorsteuer = USt-Schuld)
Auslagen-Rechner: Berechnen Sie Ihren Rechnungsbetrag
Summe Ihrer Auslagen ohne USt
Optional: Aufschlag für administrativen Aufwand
Ihr Rechnungsbetrag:
| Auslagen netto | 150.00 € |
| Zwischensumme netto | 150.00 € |
| + 19% USt | 28.50 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 178.50 € |
Typische Auslagenarten im Überblick
Fahrtkosten
2026: 0,30€ (1-20 km) / 0,38€ (ab 21. km)
Material
Originalbelege aufbewahren für Vorsteuerabzug
Porto & Versand
Porto selbst ist oft USt-frei, Weiterberechnung jedoch mit USt
Büro & Kopien
Dokumentierte Einzelnachweise führen
Formulierungen zum Kopieren
Standard-Angebot mit Auslagenklausel
Für Angebote und VerträgeRechnungsposition Materialkosten
Für die Auslagenposition auf der RechnungPauschalvereinbarung
Alternative zur EinzelabrechnungHinweis auf durchlaufende Posten
Nur für echte durchlaufende PostenVereinbarung mit Handlingaufschlag
Wenn Sie einen Aufschlag berechnen möchtenPraxis-Tipps für die Auslagenabrechnung
Vorab vereinbaren
Nehmen Sie die Auslagenregelung in Ihr Angebot oder Ihren Vertrag auf. So vermeiden Sie Diskussionen bei der Abrechnung.
Belege aufbewahren
Alle Originalbelege 10 Jahre aufbewahren. Sie brauchen diese für den Vorsteuerabzug und eventuelle Betriebsprüfungen.
Pauschale erwägen
Für wiederkehrende Aufträge kann eine Auslagenpauschale (z.B. 5-10% des Honorars) den administrativen Aufwand reduzieren.
Grenzen beachten
Bei hohen Auslagen (z.B. über 500€) sollten Sie vorab die Zustimmung des Kunden einholen oder Anzahlungen vereinbaren.
Häufig gestellte Fragen zu Auslagen auf Rechnungen
Muss ich auf weiterberechnete Auslagen Umsatzsteuer erheben?
Ja, in den meisten Fällen. Auslagen gelten als Nebenleistung und teilen das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung. Wenn Ihre Hauptleistung mit 19% USt besteuert wird, müssen Sie auch auf Auslagen 19% USt berechnen – selbst wenn Sie die Auslagen netto (z.B. Portokosten) eingekauft haben.
Was ist der Unterschied zwischen durchlaufenden Posten und Auslagen?
Durchlaufende Posten (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG) sind Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmen und verauslagen. Diese sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Auslagen hingegen sind Kosten, die Sie im eigenen Namen tragen und dann weiterberechnen – diese unterliegen der USt. Der entscheidende Faktor ist, auf wessen Namen die Originalrechnung ausgestellt ist.
Wie weise ich Auslagen auf der Rechnung korrekt aus?
Auslagen sollten als separate Position auf der Rechnung aufgeführt werden. Geben Sie eine klare Bezeichnung (z.B. "Materialkosten", "Portoauslagen"), den Nettobetrag, den USt-Satz und den Bruttobetrag an. Die Originalbelege sollten Sie für Ihre Buchhaltung aufbewahren.
Kann ich einen Aufschlag auf Auslagen berechnen?
Ja, Sie können einen Handlingaufschlag (z.B. 10-20%) auf Auslagen erheben, sofern dies vorab vereinbart wurde. Dieser Aufschlag unterliegt ebenfalls der Umsatzsteuer. Viele Selbstständige berechnen einen pauschalen Aufschlag für den administrativen Aufwand.
Welche typischen Auslagen kann ich weiterberechnen?
Typische weiterberechenbare Auslagen sind: Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten), Materialkosten, Portokosten, Verpackungskosten, Übernachtungskosten, Parkgebühren, Telefon- und Internetkosten sowie Kopier- und Druckkosten.
Muss der Kunde der Weiterberechnung von Auslagen zustimmen?
Ja, idealerweise. Die Weiterberechnung von Auslagen sollte vertraglich oder im Angebot vereinbart werden. Ohne vorherige Vereinbarung kann der Kunde die Erstattung verweigern. Formulieren Sie klar: "Auslagen werden nach Aufwand zuzüglich USt weiterberechnet."
Wie buche ich Auslagen korrekt in der Buchhaltung?
Buchung bei Zahlung: Betriebsausgaben an Bank (mit Vorsteuerabzug, falls berechtigt). Buchung bei Weiterberechnung: Forderungen an Erlöse plus USt. Die Originalbelege verbleiben bei Ihnen – Sie haben hieraus das Recht auf Vorsteuerabzug.
Sind Bewirtungskosten als Auslagen weiterberechenbar?
Grundsätzlich ja, wenn vereinbart. Beachten Sie jedoch: Bewirtungskosten sind steuerlich nur zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Bei Weiterberechnung können Sie trotzdem 100% berechnen, müssen aber ggf. 30% als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe buchen.
Was mache ich, wenn ich die Originalrechnung verloren habe?
Ohne Originalbeleg ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Fordern Sie beim Lieferanten eine Rechnungskopie an oder dokumentieren Sie die Ausgabe anderweitig (Kontoauszug, Bestellbestätigung). Für den Kunden können Sie die Auslage trotzdem berechnen.
Gibt es einen Unterschied bei Auslagen für Privatkunden (B2C)?
Bei Privatkunden (B2C) gelten dieselben USt-Regeln. Da Privatkunden keine Vorsteuer abziehen können, weisen Sie Bruttopreise aus. Auslagen können trotzdem separat aufgeführt werden, allerdings immer inklusive USt.