Was ist die Belegausgabepflicht?
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht nach §146a Abs. 2 AO. Jeder Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse, Kassensoftware, iPad-Kasse) nutzt, muss dem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg ausgeben – auch wenn der Kunde dies nicht verlangt.
Die drei Säulen der Kassensicherung
Technische Sicherheitseinrichtung – manipulationssichere Protokollierung
Belegausgabepflicht – Beleg für jeden Geschäftsvorfall
Einheitliche digitale Schnittstelle für die Kassennachschau
Pflichtangaben auf dem Bon
Nach §6 KassenSichV muss jeder Kassenbon folgende Angaben enthalten:
TSE – Technische Sicherheitseinrichtung
Die TSE ist ein manipulationssicheres Modul, das jeden Kassiervorgang kryptographisch signiert und protokolliert. Seit dem 1. April 2021 ist die TSE-Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme durchgesetzt.
Hardware-TSE
USB-Stick oder SD-Karte, die direkt an die Kasse angeschlossen wird. Offline-fähig, einmalige Anschaffungskosten (ca. 100-300 €). Zertifikate müssen nach 5 Jahren erneuert werden.
Cloud-TSE
Die Signierung erfolgt über eine Cloud-Lösung. Monatliche Kosten (ca. 10-30 €/Monat), kein physisches Modul nötig. Internetverbindung erforderlich, aber mit Offline-Puffer.
TSE-Meldepflicht beim Finanzamt
Seit 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit TSE beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Die Meldung erfolgt über das Mitteilungsverfahren nach §146a Abs. 4 AO über ELSTER.
Ausnahmen & Befreiung
In bestimmten Fällen kann eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragt werden:
Befreiung nach §146a Abs. 2 Satz 2 AO
Das Finanzamt kann auf Antrag von der Belegausgabepflicht befreien, wenn:
- Eine sachliche oder persönliche Härte vorliegt
- Der Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen erfolgt
- Die Befreiung gilt nur für die Belegausgabe – die TSE-Pflicht und Aufzeichnungspflicht bleiben bestehen
Keine Belegausgabepflicht bei:
Offene Ladenkasse
Wer keine elektronische Kasse nutzt (reine Bargeldkasse/Schublade), unterliegt nicht der Belegausgabepflicht. Aber: tägliches Zählprotokoll ist Pflicht.
Automatenverkauf
Warenautomaten und Dienstleistungsautomaten mit Einzelpreisen unter 15 € können von der Belegausgabepflicht befreit sein – bei Nutzung einer zertifizierten TSE.
Digitale Belege (E-Bon)
Die Belegausgabepflicht kann auch durch elektronische Belege erfüllt werden. Der E-Bon spart Papier, reduziert Kosten und ist umweltfreundlicher.
E-Mail-Bon
Beleg wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Vorteil: Einfach zu archivieren. Nachteil: E-Mail-Adresse muss bekannt sein.
QR-Code auf Display
Kasse zeigt QR-Code, Kunde scannt mit Smartphone. Schnell und ohne persönliche Daten. Immer mehr Kassensysteme unterstützen dies.
App / NFC
Beleg wird per Kundenkarten-App oder NFC direkt auf das Smartphone übertragen. Besonders bei Stammkunden praktisch.
Papierbon auf Verlangen
Auch bei digitaler Belegausgabe muss auf Kundenwunsch ein Papierbeleg gedruckt werden können.
Kassennachschau & Prüfung
Das Finanzamt kann jederzeit eine Kassennachschau (§146b AO) durchführen – unangekündigt und ohne Prüfungsanordnung. Dabei wird insbesondere geprüft:
- Ist eine zertifizierte TSE vorhanden und aktiv?
- Werden Belege korrekt ausgegeben?
- Stimmen die Bon-Pflichtangaben (TSE-Daten, Signatur)?
- Werden alle Vorgänge über die Kasse erfasst?
- Ist die DSFinV-K-Exportdatei verfügbar?
- Wurde das Kassensystem beim Finanzamt gemeldet?
Häufige Fragen zur Belegausgabepflicht
Was ist die Belegausgabepflicht?
Die Belegausgabepflicht nach §146a Abs. 2 AO verpflichtet alle Unternehmer mit elektronischem Aufzeichnungssystem (Registrierkasse, Kassensystem), dem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall unaufgefordert einen Beleg auszuhändigen. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 und ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Muss der Kunde den Bon mitnehmen?
Nein, der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen oder mitzunehmen. Die Pflicht liegt allein beim Unternehmer: Er muss den Beleg erstellen und dem Kunden anbieten. Lehnt der Kunde ab, darf der Bon entsorgt werden. Wichtig: Die Erstellung des Belegs ist trotzdem Pflicht.
Gilt die Belegausgabepflicht auch bei Barzahlung ohne Kasse?
Nein, die Belegausgabepflicht gilt nur bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (Registrierkasse, iPad-Kasse, Kassensoftware). Wer eine offene Ladenkasse (Schublade) ohne elektronische Aufzeichnung nutzt, ist nicht belegausgabepflichtig – muss aber tägliche Zählprotokolle führen.
Was passiert bei Verstoß gegen die Belegausgabepflicht?
Ein direktes Bußgeld für Verstöße gegen die Belegausgabepflicht gibt es im Gesetz nicht explizit. Allerdings kann ein Verstoß als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung gewertet werden, was bei einer Betriebsprüfung zu Schätzungen führen kann. Zudem drohen Bußgelder bei Verstößen gegen die TSE-Pflicht (bis 25.000 €).
Kann ich digitale Belege (E-Bon) statt Papierbelege ausgeben?
Ja, der Beleg kann in Papierform oder elektronisch ausgegeben werden. Elektronische Belege (E-Bon) per E-Mail, QR-Code, App oder NFC sind zulässig. Voraussetzung: Der Kunde muss den Beleg in zumutbarer Weise entgegennehmen können. Digitale Belege sparen Papier und Thermopapier-Kosten.