Rechnungen digital archivieren – GoBD-konform 2026
Revisionssichere Archivierung, Aufbewahrungsfristen und Verfahrensdokumentation. So erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen.
Was ist GoBD?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums.
Sie regeln, wie Unternehmen ihre Buchführung und Belegarchivierung digital organisieren müssen. Die aktuell gültige Fassung stammt vom 28.11.2019 und ist für alle Unternehmer verbindlich.
Die 6 Grundsätze der GoBD
Nachvollziehbarkeit
Jede Buchung muss einem Beleg zugeordnet werden können ("Keine Buchung ohne Beleg")
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst und archiviert sein
Richtigkeit
Die Archivierung muss den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen
Zeitgerechtheit
Belege müssen zeitnah erfasst werden (nicht erst am Jahresende)
Ordnung
Systematische Ablage mit eindeutiger Zuordnung und Indexierung
Unveränderbarkeit
Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und erkennbar sein
Archivierung: Papier vs. Digital
E-Rechnungen & digitale Belege
- Müssen im Original-Format archiviert werden (XML, PDF)
- Ausdrucken ist KEINE ordnungsgemäße Archivierung
- Unveränderbar speichern (DMS oder Archivsystem)
- Maschinelle Auswertbarkeit sicherstellen
- XRechnung/ZUGFeRD: XML-Datei archivieren, nicht nur PDF
- Zeitstempel für den Eingang dokumentieren
Wichtig ab 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Versenden in strukturierten Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) Pflicht.
Aufbewahrungsfristen
| Dokument | Frist | Hinweis |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | 10 Jahre | Ab Ende des Kalenderjahres |
| Eingangsrechnungen | 10 Jahre | Ab Ende des Kalenderjahres |
| Angebote (angenommen) | 6 Jahre | Als Handelsbrief |
| Lieferscheine | 6 Jahre | Wenn kein Buchungsbeleg |
| Mahnungen | 6 Jahre | Als Geschäftsbrief |
| Kontoauszüge | 10 Jahre | Als Buchungsbeleg |
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Bilanz, GuV |
| Verfahrensdokumentation | 10 Jahre | Pflichtdokument! |
Fristberechnung: Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom 15.03.2026 muss bis zum 31.12.2036 aufbewahrt werden.
Checkliste: GoBD-konforme Archivierung
Verfahrensdokumentation – Was muss rein?
Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht und muss bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können. Sie beschreibt, wie Ihre Buchführung und Archivierung funktioniert.
Allgemeine Beschreibung
- Unternehmensdarstellung
- Organisationsstruktur
- Verantwortlichkeiten
Anwenderdokumentation
- Welche Software nutzen Sie?
- Handbücher und Anleitungen
- Benutzerdokumentation
Technische Dokumentation
- IT-Infrastruktur
- Schnittstellen
- Datensicherung und Backup
Betriebsdokumentation
- Ablauf der Belegerfassung
- Scanprozess (falls vorhanden)
- Archivierungsprozess
Konsequenzen bei Nicht-Einhaltung
- Verwerfung der Buchführung
Das Finanzamt kann Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen
- Hinzuschätzung von Gewinnen
Bei verworfener Buchführung schätzt das Finanzamt – meist zu Ihren Ungunsten
- Verlust des Vorsteuerabzugs
Ohne ordnungsgemäße Rechnungen kein Vorsteuerabzug möglich
- Bußgelder
Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden
- Strafrechtliche Konsequenzen
Bei vorsätzlicher Vernichtung von Unterlagen droht Strafverfolgung
Häufige Fragen zur digitalen Archivierung
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Bei einer Rechnung vom 15.03.2026 endet die Frist am 31.12.2036.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind Vorschriften des BMF. GoBD-konform bedeutet: revisionssicher, unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht und maschinell auswertbar archiviert.
Darf ich Papierrechnungen einscannen und das Original vernichten?
Ja, seit den GoBD 2019 ist das ersetzende Scannen erlaubt. Das Papieroriginal darf vernichtet werden, wenn der Scan die GoBD-Anforderungen erfüllt: unveränderbar gespeichert, mit Zeitstempel versehen, indexiert und durchsuchbar.
Reicht ein Ordner auf der Festplatte zur Archivierung?
Nein! Normale Dateisysteme erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen, da Dateien verändert oder gelöscht werden können. Sie benötigen ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine zertifizierte Archivierungslösung.
Muss ich E-Rechnungen ausdrucken und abheften?
Nein, im Gegenteil! E-Rechnungen müssen im Original-Format digital archiviert werden. Das Ausdrucken ist keine ordnungsgemäße Archivierung und kann bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen.
Was ist die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie Ihre Buchführung und Archivierung organisieren. Sie ist Pflicht und muss enthalten: Welche Systeme nutzen Sie? Wie werden Belege erfasst? Wer hat Zugriff? Wie ist der Workflow?
Was passiert bei einer Betriebsprüfung ohne GoBD-konforme Archivierung?
Das Finanzamt kann Ihre Buchführung verwerfen und den Gewinn schätzen – meist zu Ihren Ungunsten. Zudem drohen Bußgelder und der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein.
Welche Formate sind für die Archivierung geeignet?
Für Rechnungen: PDF/A (langzeitarchivierungsfähig), XML (für E-Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD). Nicht geeignet: Normale PDFs, Word-Dokumente, Excel-Dateien (da veränderbar).
Gilt die 10-Jahres-Frist auch für Kleinunternehmer?
Ja, die Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig von der Unternehmensgröße für alle Unternehmer. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahren.
Was ist ab 2025 bei E-Rechnungen zu beachten?
Seit 01.01.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsregelung für das Versenden. E-Rechnungen müssen im strukturierten Format (XML) archiviert werden – nicht nur als PDF!