Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung (auch Außenprüfung nach §193 AO) ist eine umfassende Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens durch einen Betriebsprüfer des Finanzamts. Sie kann sich auf einen oder mehrere Besteuerungszeiträume erstrecken.
Großbetriebe – Prüfungsintervall
Mittelbetriebe – Prüfungsintervall
Kleinbetriebe – Prüfungsintervall
Was löst eine Betriebsprüfung aus?
Hohe Umsatzschwankungen
Starke Abweichungen beim Umsatz oder Gewinn gegenüber Vorjahren fallen im Risikomanagementsystem des Finanzamts auf.
Branchenvergleich (Richtsatzsammlung)
Das BMF veröffentlicht jährlich Richtsätze. Liegen Ihre Werte deutlich außerhalb, steigt die Prüfungswahrscheinlichkeit.
Kontrollmitteilungen
Wird bei der Prüfung eines Geschäftspartners eine Rechnung entdeckt, die bei Ihnen nicht verbucht ist, wird eine Kontrollmitteilung erstellt.
Dauerverluste
Erzielen Sie über mehrere Jahre Verluste, prüft das Finanzamt auf Liebhaberei – besonders bei nebenberuflicher Selbstständigkeit.
Verspätete Abgabe
Regelmäßig verspätete Steuererklärungen signalisieren mangelnde Sorgfalt und können eine Prüfung auslösen.
Anschluss-/Routineprüfung
Nach einer ersten Prüfung mit Beanstandungen ist eine Anschlussprüfung wahrscheinlich. Auch reine Routineprüfungen kommen vor.
Ablauf einer Betriebsprüfung
Prüfungsanordnung
Das Finanzamt kündigt die Prüfung schriftlich an. Die Anordnung enthält: Prüfungszeitraum, Steuerarten, Name des Prüfers, voraussichtlicher Beginn. Vorankündigungsfrist: mindestens 2-4 Wochen.
Vorbereitung
Stellen Sie alle Unterlagen bereit: Buchhaltung, Belege, Kontoauszüge, Verträge, GoBD-Verfahrensdokumentation. Bereiten Sie den Datenzugriff vor (IDEA/AO-konforme Datenträger).
Durchführung
Der Prüfer kommt in Ihr Unternehmen (oder Steuerberaterbüro). Dauer: wenige Tage (Kleinbetrieb) bis mehrere Wochen (Großbetrieb). Er hat Einsichts- und Auskunftsrecht.
Schlussbesprechung
Ergebnisse werden mit Ihnen und Ihrem Steuerberater besprochen. Sie können zu allen Feststellungen Stellung nehmen. Oft lassen sich Punkte noch klären.
Prüfungsbericht & Bescheide
Der Prüfungsbericht listet alle Änderungen auf. Danach ergehen geänderte Steuerbescheide. Einspruchsfrist: 1 Monat.
Vorbereitungs-Checkliste
GoBD-Konformität sicherstellen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind der wichtigste Prüfungsmaßstab bei einer Betriebsprüfung.
Unveränderbarkeit
Buchungen dürfen nach der Erfassung nicht mehr spurlos gelöscht oder verändert werden können. Stornierungen müssen als neue Buchungen erfolgen.
Vollständigkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden. Keine Buchung ohne Beleg, kein Beleg ohne Buchung.
Zeitgerechte Erfassung
Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich erfassen. Sonstige Buchungen zeitnah, spätestens zum Monatsabschluss.
Maschinelle Auswertbarkeit
Der Prüfer muss die Daten maschinell lesen und auswerten können (Z1: Nur-Lese-Zugriff, Z2: Auswertung, Z3: Datenträgerüberlassung).
Ihre Rechte & Pflichten
Ihre Rechte
- Rechtzeitige Ankündigung der Prüfung
- Verschiebung aus wichtigem Grund
- Anwesenheit des Steuerberaters
- Einsicht in Prüfungsfeststellungen
- Stellungnahme zu allen Punkten
- Schlussbesprechung
- Einspruch gegen Bescheide (1 Monat)
Ihre Pflichten
- Mitwirkungspflicht (§200 AO)
- Auskunft erteilen auf Verlangen
- Vorlage von Büchern und Aufzeichnungen
- Bereitstellung der elektronischen Daten
- Arbeitsplatz für Prüfer bereitstellen
- Zugang zu Geschäftsräumen gewähren
- Fristen für Unterlagenvorlage einhalten
Häufige Fragen zur Betriebsprüfung
Wie wahrscheinlich ist eine Betriebsprüfung bei Selbstständigen?
Die Prüfungsquote hängt von der Betriebsgröße ab: Großbetriebe werden etwa alle 4-5 Jahre geprüft, Mittelbetriebe alle 15-20 Jahre, Kleinbetriebe alle 30-40 Jahre. Allerdings können bestimmte Faktoren eine Prüfung auslösen: auffällige Abweichungen in der Steuererklärung, hohe Schwankungen bei Umsatz oder Gewinn, Branchenvergleiche, oder Kontrollmitteilungen.
Was prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?
Das Finanzamt prüft alle steuerrelevanten Sachverhalte: Einnahmen und Ausgaben, Buchführung und Belege, Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Kassenführung, Bewertung von Wirtschaftsgütern, Abschreibungen, Rückstellungen, Privatentnahmen und -einlagen. Besonderes Augenmerk liegt auf Bargeldgeschäften und der GoBD-Konformität.
Welche Rechte habe ich bei einer Betriebsprüfung?
Sie haben das Recht auf: rechtzeitige Ankündigung (mindestens 2-4 Wochen vorher), Verschiebung aus wichtigem Grund, Anwesenheit des Steuerberaters, Einsicht in die Prüfungsfeststellungen, Stellungnahme zu Feststellungen, Schlussbesprechung, und Einspruch gegen den Prüfungsbescheid.
Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?
Sortieren Sie alle Belege und Unterlagen nach Jahren. Prüfen Sie Ihre Buchführung auf Vollständigkeit und GoBD-Konformität. Bereiten Sie den Datenzugriff vor (Z1, Z2 oder Z3). Informieren Sie Ihren Steuerberater sofort. Stellen Sie einen separaten Arbeitsplatz für den Prüfer bereit.
Was passiert nach der Betriebsprüfung?
Nach der Prüfung erhalten Sie einen Prüfungsbericht mit den Feststellungen. Bei der Schlussbesprechung werden die Ergebnisse erläutert. Anschließend ergehen geänderte Steuerbescheide. Gegen diese können Sie innerhalb eines Monats Einspruch einlegen. Mehrsteuern werden mit 0,5% pro Monat verzinst (ab 15 Monate nach Steuerentstehung).