Bewirtungsbeleg ausfüllen: Vorlage, Pflichtangaben & Tipps
Ein korrekt ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist die Voraussetzung, um Geschäftsessen steuerlich abzusetzen. Hier erfahren Sie alle Pflichtangaben, die 70%-Regel und wie Sie häufige Fehler vermeiden.
Bewirtungsbeleg in 30 Sekunden
Geschäftsessen sind zu 70% als Betriebsausgabe absetzbar. Die Vorsteuer (USt) ist zu 100% abziehbar. Pflichtangaben: Ort, Datum, Teilnehmer, geschäftlicher Anlass, Höhe der Kosten. Die Restaurantrechnung muss bei Beträgen über 250 € auf den Firmennamen ausgestellt sein. Ohne Bewirtungsbeleg: kein Steuerabzug.
Was ist ein Bewirtungsbeleg?
Der Bewirtungsbeleg (auch Bewirtungskostenbeleg) ist ein steuerliches Dokument, das zusätzlich zur Restaurantrechnung ausgefüllt werden muss, wenn Sie Geschäftsessen als Betriebsausgabe absetzen möchten. Die Rechtsgrundlage ist §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG in Verbindung mit R 4.10 EStR.
70% absetzbar
Bewirtungskosten bei geschäftlichem Anlass
100% Vorsteuer
Voller Vorsteuerabzug auf den Gesamtbetrag
Pflichtdokument
Ohne Beleg kein steuerlicher Abzug möglich
Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
Name und Adresse des Restaurants
Muss mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
Alle Teilnehmer namentlich, inkl. sich selbst
"Geschäftsessen" allein reicht nicht – z.B. "Projektbesprechung Website-Relaunch"
Gesamtbetrag inkl. Trinkgeld
Eigenhändig, nicht des Restaurantbetreibers
Restaurantrechnung: Zusätzliche Anforderungen
Bei Rechnungsbeträgen über 250 € (brutto) muss die Rechnung auf den Namen und Anschrift des Bewirtenden (Ihre Firma) ausgestellt sein. Unter 250 € genügt ein Kleinbetragsbeleg (maschinell erstellt mit Steuernummer des Restaurants).
Muster: Ausgefüllter Bewirtungsbeleg
BEWIRTUNGSBELEG
Restaurant Zum Goldenen Hirschen, Hauptstr. 15, München
15.01.2026
Max Müller (Clever Invoice), Anna Schmidt (Beispiel GmbH), Thomas Weber (Beispiel GmbH)
Vertragsverhandlung über Jahresrahmenvertrag IT-Dienstleistungen 2026, Besprechung Leistungsumfang und Konditionen
187,50 € (inkl. 15 € Trinkgeld)
Max Müller
70%-Regel: So rechnen Sie richtig
Rechenbeispiel
Geschäftlich (70%)
Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten – also Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind. Die 70%-Regel gilt.
Betrieblich (100%)
Bewirtung nur eigener Mitarbeiter (Betriebsfeier, Team-Event, Weihnachtsessen). Zu 100% absetzbar, aber max. 110 € pro Person und Event (bei 2+ Events pro Jahr).
Schritt-für-Schritt: Bewirtungsbeleg ausfüllen
Restaurantrechnung anfordern
Verlangen Sie immer eine maschinell erstellte Rechnung (nicht handschriftlich). Bei Beträgen über 250 € muss die Rechnung auf Ihren Firmennamen ausgestellt sein.
Bewirtungsbeleg ausfüllen
Füllen Sie den standardisierten Bewirtungsbeleg mit allen Pflichtangaben aus: Ort, Datum, Teilnehmer, geschäftlicher Anlass und Bewirtungskosten.
Geschäftlichen Anlass dokumentieren
Beschreiben Sie den konkreten geschäftlichen Anlass, z.B. "Besprechung Projektangebot Website-Relaunch" oder "Vertragsverhandlung Jahresauftrag 2026".
Alle Teilnehmer namentlich auflisten
Listen Sie alle anwesenden Personen namentlich auf, einschließlich sich selbst. Bei mehr als 10 Personen genügt die Angabe der Anzahl.
Rechnung anheften und archivieren
Heften Sie die Originalrechnung an den Bewirtungsbeleg und bewahren Sie beides 10 Jahre auf (§14b UStG). Digitale Archivierung nach GoBD ist zulässig.
Die 7 häufigsten Fehler beim Bewirtungsbeleg
"Geschäftsessen" als Anlass
Zu ungenau – konkreten Anlass nennen, z.B. "Besprechung Projektangebot Website"
Teilnehmer vergessen
Alle Personen namentlich auflisten, auch sich selbst
Handschriftliche Rechnung
Restaurantrechnungen müssen maschinell erstellt sein
Trinkgeld nicht dokumentiert
Trinkgeld auf Rechnung quittieren lassen oder auf Beleg notieren
Firmennamen fehlt (über 250 €)
Bei Rechnungen über 250 € muss Ihre Firma als Empfänger stehen
Beleg nicht zeitnah ausgefüllt
Sofort nach dem Essen ausfüllen, nicht Wochen später
Sonderfälle bei der Bewirtung
Bewirtung im eigenen Büro
Auch Bewirtungen im eigenen Büro oder Besprechungsraum (z.B. Catering) sind absetzbar. Gleiche Regeln: Bewirtungsbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Die 70%-Regel gilt bei externen Gästen.
Geschäftsreise mit Essenseinladung
Laden Sie auf einer Geschäftsreise Kunden ein, gelten die normalen Bewirtungsregeln (70%). Die eigene Verpflegung auf Reisen wird über Verpflegungspauschalen abgerechnet (14 € ab 8h, 28 € ab 24h).
Kleinunternehmer und Bewirtung
Kleinunternehmer nach §19 UStG können die 70%-Betriebsausgabenregel nutzen, aber keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Kosten werden in der EÜR unter "sonstige Betriebsausgaben" erfasst.
Häufige Fragen
Was ist ein Bewirtungsbeleg und wann brauche ich ihn?
Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerliches Dokument, das Sie bei Geschäftsessen ausfüllen müssen, um die Kosten als Betriebsausgabe geltend zu machen. Er wird zusätzlich zur Restaurantrechnung benötigt und enthält Angaben zu den bewirteten Personen, dem geschäftlichen Anlass und der Höhe der Kosten.
Wie viel kann ich bei einem Geschäftsessen absetzen?
Geschäftliche Bewirtungskosten sind zu 70% als Betriebsausgabe abzugsfähig (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer (USt) ist dagegen zu 100% abzugsfähig, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Bei internen Betriebsfeiern (nur Mitarbeiter) sind 100% absetzbar.
Muss der Bewirtungsbeleg sofort ausgefüllt werden?
Ja, das Finanzamt erwartet eine zeitnahe Dokumentation. Füllen Sie den Bewirtungsbeleg am besten direkt nach dem Essen aus, solange alle Informationen frisch sind. Nachträgliche Ergänzungen werden vom Finanzamt kritisch gesehen.
Was passiert wenn der Bewirtungsbeleg fehlt?
Ohne ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug komplett streichen. Die Rechnung allein reicht nicht aus. Auch ein unvollständig ausgefüllter Beleg kann zur Aberkennung führen. Die Vorsteuer kann trotzdem abzugsfähig sein, wenn die Rechnung korrekt ist.
Muss auf dem Bewirtungsbeleg auch das Trinkgeld stehen?
Ja, das Trinkgeld sollte auf dem Beleg vermerkt werden. Es ist als Bewirtungskosten absetzbar, allerdings nur wenn es im Gesamtbetrag enthalten und vom Kellner auf der Rechnung quittiert ist. Trinkgeld sollte 10-15% nicht überschreiten, da das Finanzamt sonst die Angemessenheit prüfen kann.