Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können, sind aber dauerhaft von der Versandpflicht befreit. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte?

Bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht drohen Bußgelder. Zudem kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, wenn Eingangsrechnungen nicht den Anforderungen entsprechen. Eine rechtzeitige Umstellung ist daher dringend empfohlen.

Gilt die 800.000 €-Grenze für den Gesamt- oder B2B-Umsatz?

Die Umsatzgrenze von 800.000 € bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr (gemäß §19 Abs. 1 Satz 2 UStG), nicht nur auf B2B-Umsätze.

Kann ich auch nach 2027 noch PDF-Rechnungen versenden?

Nur in Ausnahmefällen: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, an Privatkunden (B2C), bei steuerfreien Umsätzen nach §4 Nr. 8-29 UStG, und wenn Sie Kleinunternehmer sind. Im regulären B2B-Geschäft sind PDF-Rechnungen dann nicht mehr zulässig.

Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?

In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931, Comfort oder Extended) konform. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen NICHT. Auch Peppol BIS Billing 3.0 ist anerkannt.

Was ist mit dem geplanten Meldesystem?

Das ursprünglich geplante Meldesystem wurde vorerst auf Eis gelegt. Die E-Rechnungspflicht kommt aber wie geplant. Ein Meldesystem könnte in einer späteren Phase eingeführt werden – der Zeitpunkt ist aber noch offen.

Muss ich meine Software umstellen?

Ja, Ihre Software muss E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten können. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles System XRechnung/ZUGFeRD unterstützt. Viele Anbieter wie Clever Invoice, sevdesk oder lexoffice bieten bereits volle E-Rechnung-Unterstützung.

Aktualisiert: Januar 2026

E-Rechnung Fristen 2025–2028

Die komplette Timeline zur E-Rechnungspflicht in Deutschland – wann Sie was tun müssen.

TL;DR – Die wichtigsten Fristen

1.1.2025: E-Rechnungen empfangen ist Pflicht für ALLE Unternehmen
31.12.2026: Ende der Übergangszeit für Papierrechnungen
1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit >800.000 € Umsatz
1.1.2028: Versandpflicht für ALLE Unternehmen
Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen, B2C, steuerfreie Umsätze

Wo stehen wir heute? (Januar 2026)

Die Empfangspflicht gilt seit 1.1.2025. Ihr Unternehmen muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Sie haben noch bis Ende 2026 Zeit, Papierrechnungen zu versenden – aber die Umstellung sollte jetzt erfolgen.

Die E-Rechnung Timeline

1. Januar 2025Aktuell

Empfangspflicht startet

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können
Strukturierte Formate: XRechnung, ZUGFeRD (ab 2.0.1)
Archivierung muss GoBD-konform erfolgen
Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden
PDF-Rechnungen nur noch mit Zustimmung des Empfängers

31. Dezember 2026Kommend

Ende Übergangsfrist Phase 1

Letzte Möglichkeit für Papierrechnungen (allgemein)

1. Januar 2027Kommend

Versandpflicht >800.000 €

Unternehmen mit >800k € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden

1. Januar 2028Kommend

Vollständige E-Rechnungspflicht

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden

Diese Ausnahmen gelten dauerhaft

Kleinunternehmer (§19 UStG)

Müssen keine E-Rechnungen versenden, aber empfangen können

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €)

Können weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden

B2C-Rechnungen

An Privatpersonen gelten die E-Rechnungsregeln nicht

Steuerfreie Umsätze (§4 Nr. 8-29 UStG)

Z.B. Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietung

Fahrausweise

Können weiterhin in Papierform ausgegeben werden

Ihre Checkliste bis Ende 2026

E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten

Software auf XRechnung/ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen

Archivierungslösung (GoBD-konform) bereitstellen

Mitarbeiter schulen

Testrechnung empfangen und verarbeiten

Lieferanten über E-Rechnung-Bereitschaft informieren

Häufig gestellte Fragen zu den Fristen

Die E-Rechnungspflicht gilt in mehreren Phasen: Ab 1.1.2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden. Ab 1.1.2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.

Weiterführende Informationen

Was ist eine E-Rechnung?

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