XRechnung erstellen
Schritt-für-Schritt zur korrekten XRechnung – mit Pflichtfeldern, Validierung und Versand.
TL;DR – XRechnung in 5 Schritten
- 1Rechnungsdaten zusammenstellen (inkl. Leitweg-ID bei Behörden)
- 2Software oder Online-Tool auswählen
- 3XRechnung im XML-Format erstellen
- 4Validierung durchführen (Schema + Schematron)
- 5Versand über ZRE, Landesportal, E-Mail oder Peppol
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen, das auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert. Sie wurde speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt und ist seit 2020 für Bundesbehörden verpflichtend.
XRechnung erstellen in 5 Schritten
Rechnungsdaten zusammenstellen
Alle Pflichtangaben für die XRechnung vorbereiten
Was Sie tun müssen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig)
- Rechnungsdatum
- Liefer-/Leistungsdatum oder -zeitraum
- Menge und Art der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttobetrag
- Zahlungsbedingungen (Fälligkeit, Skonto)
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Praxis-Tipps:
- → Bei Behörden: Leitweg-ID vom Auftraggeber anfordern
- → Bestellnummer/Auftragsnummer nicht vergessen
- → USt-IdNr. vor Rechnungsstellung prüfen
Software oder Tool auswählen
Das richtige Werkzeug für Ihre Anforderungen finden
XRechnung erstellen
Die Rechnung im korrekten XML-Format generieren
Validierung durchführen
Die XRechnung auf Fehler prüfen vor dem Versand
XRechnung versenden
Die Rechnung an den Empfänger übermitteln
Wichtige Pflichtfelder (BT-Codes)
| BT-Code | Feld | Beispiel |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | RE-2026-001234 |
| BT-2 | Rechnungsdatum | 2026-01-25 |
| BT-3 | Rechnungstyp | 380 (Rechnung) |
| BT-5 | Währung | EUR |
| BT-10 | Käuferreferenz (Leitweg-ID) | 991-12345-67 |
| BT-27 | Verkäufername | Musterfirma GmbH |
| BT-31 | USt-IdNr. Verkäufer | DE123456789 |
| BT-44 | Käufername | Bundesministerium XY |
| BT-72 | Lieferdatum | 2026-01-20 |
| BT-109 | Nettobetrag | 1000.00 |
| BT-110 | USt-Betrag | 190.00 |
| BT-112 | Bruttobetrag | 1190.00 |
BT = Business Term nach EN 16931. Vollständige Liste: xeinkauf.de
Empfohlene Tools
Zum Erstellen
- • Clever Invoice (ZUGFeRD + XRechnung)
- • sevdesk, lexoffice, DATEV
- • PDF24 E-Rechnung Generator (kostenlos)
- • Agenda InvoiceHub (kostenlos)
Zum Validieren
- • ELSTER E-Rechnungs-Viewer
- • KoSIT Validator (Open Source)
- • Quba Viewer (Open Source)
- • Integrierte Validierung in Software
Zum Versenden (Behörden)
- • ZRE (Bundesbehörden)
- • OZG-RE (Landesbehörden)
- • Landesspezifische Portale
Zum Versenden (B2B)
- • E-Mail (XML als Anhang)
- • Peppol Access Points
- • EDI-Verbindungen
Häufige Fehler vermeiden
- • Leitweg-ID fehlt oder ist falsch formatiert
- • Lieferdatum nicht angegeben
- • USt-IdNr. ungültig oder nicht geprüft
- • Währungscode fehlt (muss "EUR" sein)
- • Steuersätze nicht korrekt aufgeschlüsselt
Häufig gestellte Fragen
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF mit eingebettetem XML. Für Behörden wird oft XRechnung verlangt, für B2B ist ZUGFeRD praktischer, da Empfänger das PDF auch ohne spezielle Software lesen können.
Weiterführende Informationen
XRechnung erstellen mit Clever Invoice
Erstellen Sie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen mit wenigen Klicks – automatisch validiert und versandfertig.