E-Rechnung für Vermieter: Wann gilt die Pflicht?
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 wirft viele Fragen auf. Erfahren Sie, ob und wann Sie als Vermieter E-Rechnungen ausstellen müssen – und welche Ausnahmen gelten.
- Private Wohnungsvermietung: In der Regel KEINE E-Rechnungspflicht (steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 UStG)
- Gewerbliche Vermietung: E-Rechnungspflicht wenn zur Umsatzsteuer optiert wurde
- B2B-Vermietung: Ab 2025 Empfangspflicht, ab 2027/2028 Sendepflicht
- Nebenkosten: Bei steuerfreier Vermietung keine E-Rechnung nötig
Müssen Vermieter E-Rechnungen ausstellen?
Nein, nicht generell. Die private, steuerfreie Vermietung von Wohnraum ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Nur Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben (gewerbliche Vermietung an Unternehmen), unterliegen ab 2025/2027/2028 der E-Rechnungspflicht für ihre B2B-Umsätze.
Überblick: E-Rechnung & Vermietung
Die E-Rechnungspflicht, die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wurde, betrifft grundsätzlich alle inländischen B2B-Umsätze, die umsatzsteuerpflichtig sind. Für Vermieter ist entscheidend:
Umsatzsteuerbefreiung
Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei → keine E-Rechnungspflicht
Option zur Umsatzsteuer
Wer zur Umsatzsteuer optiert (§ 9 UStG), muss bei B2B-Vermietung E-Rechnungen ausstellen
Wichtig: Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (Mieter, B2C) sind generell ausgenommen.
Wann gilt die E-Rechnungspflicht für Vermieter?
1Umsatzsteuerpflichtiger B2B-Umsatz
Die E-Rechnungspflicht setzt zwei Bedingungen voraus:
B2B-Geschäft
Beide Parteien sind Unternehmer (z.B. Vermietung an GmbH)
Umsatzsteuerpflicht
Umsatz ist nicht steuerbefreit (Option nach § 9 UStG)
Wann KEINE E-Rechnungspflicht besteht
- ✓Steuerfreie Wohnungsvermietung – Private Vermietung ohne Option zur Umsatzsteuer
- ✓Vermietung an Privatpersonen (B2C) – Mieter ist kein Unternehmer
- ✓Kleinbetragsrechnungen bis 250 € – Generell von E-Rechnungspflicht ausgenommen
- ✓Kleinunternehmer nach § 19 UStG – Keine Umsatzsteuerpflicht
Vermietungs-Szenarien im Detail
Private Wohnungsvermietung
Sie vermieten als Privatperson Wohnungen an Privatpersonen ohne zur Umsatzsteuer zu optieren.
- Steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG
- Keine E-Rechnung erforderlich
- Auch Nebenkostenabrechnungen sind ausgenommen
- Gilt auch bei mehreren Wohnungen
Gewerbliche Vermietung (B2B mit Umsatzsteuer)
Sie vermieten Gewerbeimmobilien an Unternehmen und haben zur Umsatzsteuer optiert.
- E-Rechnung ab 2025 empfangen können
- Ab 2027 (>800k€ Umsatz) oder 2028 selbst E-Rechnungen senden
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD
- Betrifft auch Garagenvermietung an Unternehmen
Vermietung an Unternehmen (ohne Option)
Sie vermieten Wohnraum an ein Unternehmen, aber ohne zur Umsatzsteuer zu optieren.
- Bleibt steuerfreier Umsatz
- Keine E-Rechnungspflicht
- Klassische Rechnung weiterhin möglich
- Achtung: Option kann für Vorsteuerabzug sinnvoll sein
WEG-Hausverwaltung
Sie sind Hausverwaltung und erbringen Dienstleistungen für Wohnungseigentümergemeinschaften.
- Verwaltungsgebühren an gewerbliche Eigentümer: E-Rechnung
- Abrechnungen an private Eigentümer: Keine E-Rechnung (B2C)
- Rechnungen an die WEG selbst: Prüfen ob B2B oder B2C
- Ab 2025 E-Rechnungen empfangen können (von Handwerkern etc.)
Fristen & Übergangsregelungen
Für Vermieter, die unter die E-Rechnungspflicht fallen (umsatzsteuerpflichtige B2B-Vermietung), gelten die allgemeinen Fristen:
Empfangspflicht für alle
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Sendepflicht (Umsatz > 800.000 €)
Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen senden
Sendepflicht für alle B2B
Alle Unternehmen müssen bei B2B-Geschäften E-Rechnungen ausstellen
Übergangsregelung 2025-2026
Bis Ende 2026 können Sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt jedoch bereits ab 01.01.2025.
Sonderfall: WEG & Hausverwaltungen
Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und Hausverwaltungen haben eine besondere Stellung:
1. Eingehende Rechnungen
Hausverwaltungen müssen ab 2025 E-Rechnungen von Handwerkern, Dienstleistern etc. empfangen können. Dies gilt unabhängig davon, ob die WEG selbst unternehmerisch tätig ist.
2. Verwaltungsgebühren
Rechnungen an private Wohnungseigentümer (B2C) = keine E-Rechnungspflicht. Rechnungen an gewerbliche Eigentümer (B2B) = E-Rechnungspflicht bei Umsatzsteuerpflicht.
3. Hausgeldabrechnungen
Die jährliche Hausgeldabrechnung ist keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne, sondern eine interne Kostenaufstellung – keine E-Rechnungspflicht.
Tipp für Hausverwaltungen: Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit. Viele Eingangsrechnungen von Handwerkern werden ab 2025 als E-Rechnung kommen.
Praktische Umsetzung für Vermieter
Steuerfreie Vermietung
- →Keine Änderungen notwendig
- →Mietquittungen und Nebenkostenabrechnungen wie bisher
- →PDF oder Papier weiterhin möglich
- →Keine spezielle Software erforderlich
Umsatzsteuerpflichtige Vermietung
- →E-Rechnungssoftware einrichten
- →E-Mail-Postfach für E-Rechnungen vorbereiten
- →Ab 2025: E-Rechnungen empfangen können
- →Ab 2027/2028: XRechnung oder ZUGFeRD senden
Häufig gestellte Fragen
Ob Vermieter E-Rechnungen ausstellen müssen, hängt davon ab, ob sie umsatzsteuerpflichtig vermieten. Bei steuerfreier Wohnungsvermietung (der Regelfall) besteht keine E-Rechnungspflicht. Nur bei gewerblicher Vermietung mit Option zur Umsatzsteuer und B2B-Geschäften gilt die Pflicht ab 2025/2027/2028.
Geprüft & Aktuell
Dieser Artikel wurde zuletzt am 24. Januar 2026 von unserem Redaktionsteam überprüft und entspricht dem aktuellen Stand des Wachstumschancengesetzes.
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