Was ist ein Lieferschein?
Ein Lieferschein ist ein Begleitdokument für eine Warenlieferung. Er dokumentiert, welche Waren in welcher Menge an welchen Empfänger geliefert wurden. Anders als die Rechnung enthält er keine Preisangaben, sondern dient ausschließlich der Lieferdokumentation.
Wozu dient ein Lieferschein?
- Wareneingangskontrolle: Empfänger kann Lieferung gegen Bestellung prüfen
- Liefernachweis: Dokumentation dass und wann geliefert wurde
- Lagerbuchung: Grundlage für Wareneingangsbuchung beim Empfänger
- Reklamation: Bei Transportschäden als Beweisdokument nutzbar
Wichtige Angaben auf dem Lieferschein
Hinweis: Es gibt keine gesetzlichen Pflichtangaben für Lieferscheine wie bei Rechnungen (§14 UStG). Die folgenden Angaben sind jedoch branchenüblich und empfohlen.
Kopfdaten
- Firmendaten (Absender)
- Lieferadresse (Empfänger)
- Lieferscheinnummer
- Lieferdatum
- Bestellnummer / Auftragsnummer
- Kundennummer
Positionen & Versand
- Artikelnummer / SKU
- Artikelbezeichnung
- Liefermenge und Einheit
- Versandart / Spediteur
- Tracking-Nummer
- Empfangsbestätigung (Unterschrift)
Lieferschein erstellen – Schritt für Schritt
Absender- und Empfängerdaten eintragen
Tragen Sie Ihre vollständigen Firmendaten (Name, Anschrift) sowie die Lieferadresse des Empfängers ein. Bei abweichender Rechnungsadresse beide Adressen angeben.
Lieferscheinnummer und Datum vergeben
Vergeben Sie eine fortlaufende Lieferscheinnummer und das aktuelle Lieferdatum. Referenzieren Sie die zugehörige Bestellnummer des Kunden, falls vorhanden.
Gelieferte Artikel aufführen
Listen Sie alle gelieferten Waren auf: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit. Bei Teillieferungen die offene Restmenge vermerken.
Versanddetails ergänzen
Ergänzen Sie Versandart (Spedition, Paketdienst, Eigenlieferung), Tracking-Nummer falls vorhanden, und das voraussichtliche Lieferdatum.
Empfangsbestätigung vorbereiten
Fügen Sie ein Feld für die Empfangsbestätigung ein: Unterschrift, Datum und ggf. Bemerkungen des Empfängers (z.B. Transportschäden).
Lieferschein vs. Rechnung
| Merkmal | Lieferschein | Rechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Warenlieferung dokumentieren | Zahlungsforderung stellen |
| Preise | Nein (nur Mengen) | Ja (Einzel- und Gesamtpreise) |
| Umsatzsteuer | Nein | Ja (Pflichtangabe) |
| Gesetzlich vorgeschrieben | Nein | Ja (§14 UStG für B2B) |
| Aufbewahrungsfrist | 6 Jahre (als Handelsbrief) | 10 Jahre (als Buchungsbeleg) |
| Zeitpunkt | Bei Warenversand/-übergabe | Nach Leistungserbringung (6 Monate) |
Aufbewahrungsfristen
- 6 Jahre: Lieferscheine als Handelsbriefe (§257 Abs. 1 Nr. 2 HGB)
- 10 Jahre: Wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg dient (§257 Abs. 1 Nr. 4 HGB)
- Tipp: Digitale Archivierung nach GoBD ist zulässig und spart Platz
Praxistipps
Nummernsystem einführen
Verwenden Sie ein fortlaufendes Nummernsystem (z.B. LS-2026-001). So finden Sie Lieferscheine schnell wieder und können sie der Rechnung zuordnen.
Teillieferungen dokumentieren
Bei Teillieferungen vermerken Sie auf dem Lieferschein "Teillieferung 1 von 3" und listen die offene Restmenge auf. So behält der Kunde den Überblick.
Empfangsbestätigung einholen
Lassen Sie den Empfänger den Lieferschein unterschreiben. Das ist wichtig als Nachweis bei Streitigkeiten über die Lieferung.
Digital und papierlos
Erstellen Sie Lieferscheine digital und versenden Sie sie per E-Mail. Das spart Papier, beschleunigt den Prozess und erleichtert die Archivierung.
Häufige Fragen zum Lieferschein
Ist ein Lieferschein Pflicht?
Ein Lieferschein ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es gibt keine Pflicht, einen Lieferschein zu erstellen. Allerdings ist er im Geschäftsverkehr üblich und dient als Nachweis für die Lieferung. Im B2B-Bereich ist er praktisch unverzichtbar, da er die Wareneingangskontrolle beim Empfänger ermöglicht.
Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Der Lieferschein dokumentiert die physische Warenlieferung (Was wurde wann an wen geliefert?), während die Rechnung die finanzielle Forderung darstellt (Wie viel ist zu zahlen?). Der Lieferschein enthält keine Preise, dafür aber Details zur Lieferung. Eine Rechnung kann ohne vorherigen Lieferschein erstellt werden.
Muss ein Lieferschein Preise enthalten?
Nein, ein Lieferschein enthält üblicherweise keine Preise. Er dient ausschließlich der Dokumentation der gelieferten Waren und Mengen. Preise gehören auf die Rechnung. In manchen Branchen werden allerdings "Lieferschein-Rechnungen" (Kombidokumente) verwendet.
Wie lange muss ein Lieferschein aufbewahrt werden?
Empfangene Lieferscheine müssen als Handelsbrief 6 Jahre aufbewahrt werden (§257 HGB). Wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg dient (z.B. für den Wareneingang), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Tipp: Digitale Archivierung nach GoBD ist zulässig.
Kann ich Lieferschein und Rechnung kombinieren?
Ja, ein kombinierter Lieferschein-Rechnung (Kombidokument) ist zulässig. Er muss dann alle Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG enthalten plus die Lieferschein-Informationen. Dies spart Verwaltungsaufwand, ist aber weniger flexibel bei Teillieferungen.