Proforma-Rechnung 2026: Muster, Vorlage & Anleitung
Die Proforma-Rechnung ist ein wichtiges Dokument für internationale Geschäfte und Zollformalitäten. Erfahren Sie, wann Sie eine brauchen, was draufstehen muss und wie sie sich von einer normalen Rechnung unterscheidet.
Proforma-Rechnung in 30 Sekunden
Eine Proforma-Rechnung (auch: Pro-forma-Rechnung, Proforma Invoice) ist ein vorläufiges, informatives Dokument, das den Wert einer Sendung für Zoll, Versicherung oder Banken nachweist. Sie enthält keine Zahlungsaufforderung und hat keine buchhalterische oder steuerliche Wirkung. Typische Einsatzgebiete: Export, Musterlieferungen, Reparaturwaren, Vorausinformation für Akkreditive.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung (englisch: Proforma Invoice, PI) ist ein Dokument, das äußerlich wie eine Rechnung aussieht, aber keine rechtliche Gültigkeit als Handelsrechnung hat. Das Wort "pro forma" kommt aus dem Lateinischen und bedeutet "der Form halber" - es handelt sich also um eine Rechnung nur der Form nach.
Was sie IST
- • Ein vorläufiges, informatives Dokument
- • Wertnachweis für Zoll, Bank, Versicherung
- • Vorab-Information über voraussichtliche Kosten
- • Grundlage für Akkreditive und Importgenehmigungen
- • Begleitdokument für Muster, Reparaturware, Geschenke
Was sie NICHT ist
- • Keine Zahlungsaufforderung
- • Keine buchhalterisch relevante Rechnung
- • Kein Beleg für Umsatz oder Einnahmen
- • Keine Grundlage für Vorsteuerabzug
- • Keine endgültige Handelsrechnung
Wann wird eine Proforma-Rechnung verwendet?
1. Export und Zollformalitäten
Bei Warenexporten außerhalb der EU benötigt der Zoll einen Wertnachweis für die Verzollung. Die Proforma-Rechnung dient als Begleitdokument für die Zollanmeldung und enthält den deklarierten Warenwert.
2. Muster und Werbegeschenke
Bei kostenlosen Mustersendungen oder Werbegeschenken, für die keine Zahlung erwartet wird, dient die Proforma-Rechnung als Wertangabe für Versicherung und Zoll. Oft mit Vermerk "Sample - No commercial value".
3. Akkreditive und Bankgeschäfte
Banken verlangen oft eine Proforma-Rechnung zur Eröffnung eines Akkreditivs (Letter of Credit). Sie dient als Grundlage für die Zahlungsabsicherung im internationalen Handel.
4. Reparatur- und Rücksendungen
Bei temporären Exporten für Reparaturen oder bei Rücksendungen wird eine Proforma-Rechnung erstellt. Sie dokumentiert, dass es sich nicht um einen Verkauf handelt und die Ware zurückkehrt.
5. Konzerninterne Lieferungen
Bei Warenverschiebungen zwischen Standorten eines Unternehmens oder innerhalb eines Konzerns ohne Verkauf wird eine Proforma-Rechnung für die Dokumentation erstellt.
Unterschied: Proforma-Rechnung vs. Rechnung
| Eigenschaft | Proforma-Rechnung | Handelsrechnung |
|---|---|---|
| Zahlungsaufforderung | Nein | Ja |
| Buchhalterische Erfassung | Nein | Ja |
| Umsatzsteuer-Wirkung | Keine | Steuerbar, ggf. steuerpflichtig |
| Vorsteuerabzug möglich | Nein | Ja |
| Rechnungsnummernkreis | Separater Kreis (z.B. PRO-...) | Fortlaufend nach §14 UStG |
| Kennzeichnung | "Proforma Invoice" oder "Proforma-Rechnung" | "Rechnung" oder "Invoice" |
| Rechtliche Wirkung | Informativ | Rechtsverbindlich |
Pflichtangaben auf der Proforma-Rechnung
Obwohl eine Proforma-Rechnung keine echte Rechnung ist, sollte sie bestimmte Informationen enthalten, um ihren Zweck zu erfüllen:
Absender & Empfänger
- Vollständiger Name und Anschrift des Absenders
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
Dokumentdetails
- Kennzeichnung: "Proforma Invoice" / "Proforma-Rechnung"
- Eindeutige Proforma-Nummer (separater Nummernkreis!)
- Ausstellungsdatum
Warendetails
- Detaillierte Warenbeschreibung
- Menge und Mengeneinheit
- Warenwert (pro Einheit und Gesamtwert)
- Währung
- Zolltarifnummer (HS-Code) - bei Export wichtig!
Zusätzliche Angaben
- Ursprungsland der Ware
- Gewicht (brutto/netto)
- Lieferbedingungen (Incoterms, z.B. DDP, FOB)
- Zweck der Sendung (Verkauf, Muster, Reparatur, etc.)
Muster: Proforma-Rechnung für Export
Export GmbH
Industriestraße 45
40210 Düsseldorf
Germany
Tel: +49 211 12345678
export@example.com
No.: PRO-2026-0015
Date: 15.01.2026
Bill To / Ship To:
ABC Trading Co., Ltd.
123 Business Park
Singapore 123456
Singapore
Country of Origin: Germany
Incoterms: DDP Singapore
Purpose: Sale
| Item Description | HS Code | Qty | Unit Price | Total |
|---|---|---|---|---|
| Industrial Machine Part A Made in Germany | 8479.90.00 | 5 pcs | EUR 1,200.00 | EUR 6,000.00 |
| Industrial Machine Part B Made in Germany | 8479.90.00 | 10 pcs | EUR 350.00 | EUR 3,500.00 |
| Total Value: | EUR 9,500.00 | |||
Gross Weight:
45.5 kg
Net Weight:
38.2 kg
Packages:
2 cartons
Important: This is a Proforma Invoice for customs and informational purposes only. It is not a demand for payment. A commercial invoice will be issued separately.
We hereby certify that this invoice shows the actual price of the goods described, that no other invoice has been or will be issued, and that all particulars are true and correct.
Export GmbH
Authorized Signature
Proforma-Rechnung für Export & Zoll
Beim Warenexport außerhalb der EU ist die Proforma-Rechnung oft unverzichtbar. Sie dient als Wertnachweis für die Verzollung im Empfängerland.
Besonders wichtig beim Export:
- HS-Code (Zolltarifnummer): Für jede Warenposition die korrekte 8-stellige Zolltarifnummer angeben
- Ursprungsland: Angabe, wo die Ware hergestellt wurde (nicht: von wo sie versendet wird)
- Incoterms: Lieferbedingungen (z.B. DDP, DAP, FOB, CIF)
- Gewichte: Brutto- und Nettogewicht für Zollzwecke
- Anzahl Packstücke: Kartons, Paletten, etc.
Achtung bei Muster und Geschenken
Auch wenn Muster oder Geschenke keinen kommerziellen Wert haben, muss trotzdem ein realistischer Wert angegeben werden. Der Zoll akzeptiert keine Wertangaben wie "0€" oder "kein Wert".
Empfehlung: Geben Sie den Herstellungswert oder einen marktüblichen Wert an und fügen Sie einen Vermerk hinzu wie: "Sample - For evaluation purposes only - No commercial value".
Häufige Fragen
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein vorläufiges Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsforderung darstellt. Sie dient als Wertnachweis für Zoll und Behörden, als Vorab-Information für Kunden oder zur Beantragung von Akkreditiven. Sie hat keine buchhalterische Wirkung.
Wann brauche ich eine Proforma-Rechnung?
Proforma-Rechnungen werden häufig benötigt bei: Warenexporten außerhalb der EU (für Zollformalitäten), Musterlieferungen und Geschenken, Reparaturwaren und Rücksendungen, Vorab-Angeboten für Kreditanträge, und bei Lieferungen innerhalb von Konzernen.
Was ist der Unterschied zwischen Proforma-Rechnung und Rechnung?
Eine reguläre Rechnung ist eine rechtlich bindende Zahlungsaufforderung, die in der Buchhaltung erfasst wird und Umsatzsteuer auslöst. Eine Proforma-Rechnung ist rein informativ, löst keine Zahlungspflicht aus, erscheint nicht in der Buchhaltung und hat keine steuerlichen Auswirkungen.
Muss eine Proforma-Rechnung eine Nummer haben?
Ja, eine Proforma-Rechnung sollte eine eindeutige Nummer haben, aber nicht aus dem regulären Rechnungsnummernkreis. Verwenden Sie ein separates System wie "PRO-2026-001" um Verwechslungen zu vermeiden und die Unterscheidung zur regulären Rechnung deutlich zu machen.
Ist eine Proforma-Rechnung steuerlich relevant?
Nein, eine Proforma-Rechnung hat keine steuerliche Relevanz. Sie löst keine Umsatzsteuer aus und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Erst die eigentliche Rechnung nach Lieferung hat steuerliche Wirkung.