Pflichtangaben auf der Catering-Rechnung
Eine Catering-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten und sollte zusätzlich veranstaltungsspezifische Details dokumentieren.
Gesetzlich vorgeschrieben:
- Vollständiger Name & Anschrift
- Name & Anschrift des Kunden
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum & -nummer
- Leistungsdatum (Veranstaltung)
- Art der Leistung (detailliert)
- Personenzahl
- Netto- und Bruttobetrag
- MwSt.-Ausweis (19%)
Zusätzlich empfohlen:
- Veranstaltungsort
- Veranstaltungsart (Hochzeit, Firmenfeier)
- Speisekarte als Anlage
- Getränkeliste/Verbrauch
- Servicepersonal-Aufstellung
- Anzahlungsverrechnung
- Stornobedingungen (AGB)
- Bankverbindung
MwSt-Sätze im Catering
19% Regelsteuersatz
- • Catering mit Vor-Ort-Service
- • Getränke (immer 19%)
- • Personal/Service
- • Equipment-Miete
7% ermäßigt (selten)
- • Reine Lieferung von Speisen
- • Ohne Service/Personal
- • Kunde holt selbst ab
- • Keine Verzehrhilfen vor Ort
Wichtig: Sobald Sie Servicepersonal stellen, Geschirr bereitstellen oder Speisen vor Ort anrichten, gilt 19% MwSt. Im Zweifel immer den höheren Satz verwenden oder Steuerberater fragen.
Catering-Preise 2026 (pro Person)
| Catering-Art | Preis/Person (netto) |
|---|---|
| Fingerfood / Snacks | 15 – 25 € |
| Buffet Standard | 25 – 40 € |
| Buffet Premium | 40 – 60 € |
| 3-Gang-Menü (serviert) | 45 – 75 € |
| Fine Dining / Gala | 80 – 150 € |
| Getränkepauschale (3-4 Std.) | 15 – 25 € |
Service-Personal
20-30 €/Std. pro Servicekraft. Faustregel: 1 Person pro 20-25 Gäste
Equipment-Miete
2-5 €/Person für Geschirr, Gläser, Besteck, Tischdecken
Catering-Kalkulator
Restbetrag: 1249.50 €
Musterrechnung Catering
RECHNUNG
Rechnungsnummer: CAT-2026-0234
Datum: 13.6.2026
Veranstaltungsdatum: 15.02.2026
Catering-Unternehmen:
Gourmet Events GmbH
Küchengasse 8
60313 Frankfurt am Main
Tel: 069 / 1234567
E-Mail: info@gourmet-events.de
USt-IdNr.: DE123456789
Auftraggeber:
Tech Startup GmbH
z.Hd. Frau Dr. Weber
Innovationsstraße 42
60314 Frankfurt am Main
Veranstaltung: Firmenjubiläum
Ort: Firmengelände Tech Startup GmbH
Personenzahl: 80 Gäste
Leistungsbeschreibung:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Pos. 1: Flying Buffet Premium
Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts
(siehe beigefügte Speisekarte)
80 Personen à 45,00 € ──────────── 3.600,00 €
Pos. 2: Getränkepauschale Classic
Softdrinks, Wasser, Wein, Bier (4 Std.)
80 Personen à 18,00 € ──────────── 1.440,00 €
Pos. 3: Servicepersonal
4 Servicekräfte × 5 Stunden × 25,00 €
────────────────────────────────── 500,00 €
Pos. 4: Equipment-Miete
Geschirr, Gläser, Tischdecken
────────────────────────────────── 180,00 €
Pos. 5: Anlieferung & Abholung
Pauschale
────────────────────────────────── 120,00 €
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Nettobetrag: 5.840,00 €
MwSt. 19%: 1.109,60 €
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
GESAMTBETRAG: 6.949,60 €
Zahlungsbedingungen:
- 50% Anzahlung bei Auftragsbestätigung: 3.474,80 €
- Restbetrag 7 Tage nach Veranstaltung: 3.474,80 €
Bankverbindung:
Gourmet Events GmbH
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX
Es gelten unsere AGB (siehe Anlage).
Stornierungen: bis 14 Tage vorher kostenfrei,
danach 50% des Auftragswertes.Stornobedingungen & AGB-Tipps
Klare Stornobedingungen in Ihren AGB schützen vor Verlusten:
| Stornierung vor Event | Übliche Stornogebühr |
|---|---|
| > 30 Tage | Kostenfrei |
| 14-30 Tage | 30% des Auftragswertes |
| 7-14 Tage | 50% des Auftragswertes |
| < 7 Tage | 80-100% des Auftragswertes |
Häufige Fragen zur Catering-Rechnung
Was muss auf einer Catering-Rechnung stehen?
Eine Catering-Rechnung muss enthalten: Rechnungssteller und Kunde mit vollständiger Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, Veranstaltungsdatum und -ort, detaillierte Leistungsbeschreibung (Menü, Getränke, Service), Personenzahl, Einzelpreise und Gesamtbetrag, MwSt.-Ausweis (19% für Vor-Ort-Service), Zahlungsbedingungen.
Welcher MwSt-Satz gilt für Catering?
Für Catering mit Vor-Ort-Service gilt der reguläre Steuersatz von 19% MwSt. Nur bei reiner Lieferung von Speisen ohne Service (z.B. Lieferung von belegten Brötchen ohne Personal) kann der ermäßigte Satz von 7% gelten. Getränke sind immer mit 19% zu versteuern. Im Zweifel: Steuerberater fragen!
Wie kalkuliere ich Catering-Preise pro Person?
Catering-Preise pro Person liegen 2026 bei: Fingerfood/Snacks 15-25 €, Buffet Standard 25-40 €, Buffet Premium 40-60 €, 3-Gang-Menü 45-75 €, Fine Dining ab 80 €. Hinzu kommen: Service (20-30 €/Std./Person), Getränke (15-25 €/Person pauschal), Equipment und Anfahrt.
Sollte ich eine Anzahlung verlangen?
Ja, bei Catering ist eine Anzahlung von 30-50% bei Auftragsbestätigung üblich und empfehlenswert. Sie deckt Ihre Einkaufskosten und sichert gegen kurzfristige Stornierungen ab. Der Restbetrag wird dann kurz vor oder nach der Veranstaltung fällig.
Wie rechne ich Getränke ab – pauschal oder nach Verbrauch?
Beides ist möglich: Getränkepauschale pro Person (15-25 € für 3-4 Std.) gibt Planungssicherheit für beide Seiten. Abrechnung nach Verbrauch ist fairer, aber aufwändiger – ideal bei offenem Ende. Tipp: Kombination aus Grundpauschale + Nachberechnung ab bestimmter Menge.
Muss ich Allergene auf der Catering-Rechnung angeben?
Nein, auf der Rechnung nicht — aber auf der Speisekarte/dem Menü (LMIV, EU-Verordnung 1169/2011, § 4 LMIDV). Die 14 Hauptallergene (Gluten, Milch, Ei, Soja, Nüsse, Erdnuss, Sellerie, Senf, Sesam, Schwefeldioxid, Lupine, Weichtiere, Fisch, Krebstiere) müssen schriftlich zugänglich sein. Nützlich: Menü mit Allergen-Codes als Rechnungsanlage mitgeben — dokumentiert auch Ihre Sorgfaltspflicht bei späteren Reklamationen.
Wie rechne ich Alkohol und Bar-Service korrekt ab?
Alkohol unterliegt immer 19% USt. (wie alle Getränke). Bei Bar-Service sollten Sie klar trennen: Grundpauschale Bar-Einrichtung (Tresen, Gläser, Personal) + Getränke pro Verbrauch. Mindestverzehr-Klauseln sollten in AGB stehen. Für harte Alkoholika (Spirituosen) gilt zusätzlich Branntweinsteuer, die bereits im Einkaufspreis enthalten ist — gesonderter Ausweis auf der Rechnung nicht nötig. Ausschank an Jugendliche über 16 (Bier/Wein) / 18 (Spirituosen) — §§ 9, 10 JuSchG in AGB regeln.
Wer haftet für Bruch, beschädigtes Geschirr und Schäden am Veranstaltungsort?
Grundsätzlich haftet der Caterer für Schäden, die er selbst verursacht — der Kunde für Schäden durch seine Gäste (§ 823 BGB). Empfehlung: In die Auftragsbestätigung eine Klausel „Bei Bruch und Verlust werden gestellte Leihgegenstände zum Wiederbeschaffungswert berechnet" und/oder eine pauschale Kaution (5-10% des Auftragswerts) aufnehmen. Schadensnachberechnung auf einer separaten Rechnung mit Einzelnachweis (Fotos, Liste). Umsatzsteuer: 19% auf Wiederbeschaffungspreis.
Sind Stornogebühren bei Catering umsatzsteuerpflichtig?
Ja, wenn Sie für eine konkret reservierte Leistung kompensieren (echtes Entgelt im Sinne von § 10 UStG). Beispiel: „50% Stornogebühr bei Absage 7 Tage vor Termin" → 19% USt. auf den Stornobetrag. Nein, wenn es echter Schadensersatz ist (z.B. bereits verdorbener Einkauf) — dann ist es nicht umsatzsteuerbar, aber einkommensteuerlich voll erfasst. Formulierung auf der Rechnung: „Stornogebühr gem. Auftragsbestätigung vom TT.MM.JJJJ — 1.500 € zzgl. 19% USt.". Klare Regelung in den AGB ist Pflicht.
Wie rechne ich Service-Personal ab — Pauschale oder Stundenbasis?
Beides zulässig, abhängig von der Veranstaltungsgröße. Stundenbasis: 25-35 €/h für Servicekraft, 40-55 €/h für Event-Manager, immer 19% USt. Pauschal: „Service-Team 5 Kräfte × 6 Stunden, inkl. Einsatzleitung" — Pauschalbetrag mit Aufschlüsselung. Wichtig: Mindestlohn (§ 1 MiLoG, 12,82 €/Std. brutto in 2026) beim eigenen Personal einhalten. Bei Subunternehmern (externe Service-Agenturen): deren Rechnung mit USt. als Fremdleistung weiterreichen oder durchlaufender Posten.
Equipment (Geschirr, Pavillon, Geschirrspüler): Miete oder im Paketpreis?
Beides möglich, aber: Separate Ausweisung als „Equipment-Miete" ist transparenter und steuerlich sauberer. Bei eigenem Equipment: Kalkulieren Sie Abschreibung + Reinigung ein (meist 15-20% des Neupreises pro Veranstaltung). Bei zugemietetem Equipment (z.B. Pavillon vom Verleih): 1:1 durchreichen + ca. 15-20% Aufschlag für Organisation und Haftung. USt.: immer 19%, auch wenn die Zuliefer-Rechnung reduziert war (Sie sind Leistungserbringer, nicht Durchlauf-Posten — außer Sie trennen klar).
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Fotos machen
Dokumentieren Sie jedes Event für Portfolio und bei Reklamationen.
Anzahlung durchsetzen
Ohne Anzahlung kein Einkauf! 50% Vorkasse ist branchenüblich.
AGB anpassen
Stornobedingungen, Personenzahl-Änderungen und Haftung regeln.