Reisekostenabrechnung 2026: Vorlage, Pauschalen & Tipps
Die Reisekostenabrechnung ist für Selbstständige und Arbeitnehmer gleichermaßen wichtig. Hier finden Sie alle Pauschalen für 2026, eine Schritt-für-Schritt Anleitung und praktische Tipps.
Reisekosten 2026 in 30 Sekunden
Verpflegungspauschale: 14 € (ab 8h) / 28 € (24h). Kilometerpauschale: 0,30 €/km (PKW). Übernachtung: tatsächliche Kosten lt. Beleg. Selbstständige setzen Reisekosten als Betriebsausgabe ab, Arbeitnehmer als Werbungskosten. Belege aufbewahren (außer für Pauschalen).
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Kosten einer beruflich veranlassten Reise. Sie umfasst vier Kostenarten, die steuerlich absetzbar sind:
Fahrtkosten
PKW, Bahn, Flug, Taxi
Verpflegung
14 € / 28 € Pauschale
Übernachtung
Tatsächliche Kosten
Nebenkosten
Parking, Maut, WLAN
Pauschalen 2026 auf einen Blick
| Kostenart | Pauschale / Satz | Hinweis |
|---|---|---|
| Verpflegung (ab 8h) | 14,00 € | Pro Abwesenheitstag |
| Verpflegung (24h) | 28,00 € | Pro Abwesenheitstag |
| An-/Abreisetag | 14,00 € | Unabhängig von der Dauer |
| Kilometerpauschale PKW | 0,30 €/km | Für jeden gefahrenen km |
| Kilometerpauschale Motorrad | 0,20 €/km | Für jeden gefahrenen km |
| Übernachtungspauschale (AN) | 20,00 € | Nur Arbeitnehmer, ohne Beleg |
Fahrtkosten richtig abrechnen
Eigener PKW
Pauschale: 0,30 € pro gefahrenem km
Alternativ: Tatsächliche Kosten (Fahrtenbuch nötig)
Rechenbeispiel:
München → Stuttgart: 230 km × 2 (hin+rück) = 460 km
460 km × 0,30 € = 138,00 €
Öffentliche Verkehrsmittel
- Tatsächliche Kosten lt. Ticket/Beleg
- 1. Klasse ist absetzbar bei geschäftlichem Anlass
- BahnCard absetzbar wenn sich Kosten lohnen
- Flug: Economy und Business absetzbar
Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen & Kürzungen
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Erhalten Sie während der Dienstreise Mahlzeiten (z.B. Hotelfrühstück, Geschäftsessen), wird die Verpflegungspauschale gekürzt:
| Mahlzeit | Kürzung | Bei 28 € Pauschale | Bei 14 € Pauschale |
|---|---|---|---|
| Frühstück | 20% | - 5,60 € | - 2,80 € |
| Mittagessen | 40% | - 11,20 € | - 5,60 € |
| Abendessen | 40% | - 11,20 € | - 5,60 € |
Dreimonatsfrist beachten
Die Verpflegungspauschale kann nur für die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden. Bei einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die Frist neu.
Übernachtungskosten
Selbstständige
- Tatsächliche Kosten lt. Hotelrechnung
- Vorsteuerabzug möglich (7% auf Übernachtung)
- Frühstück separat ausweisen lassen (19% USt)
- Keine Übernachtungspauschale für Selbstständige
Arbeitnehmer
- Tatsächliche Kosten lt. Hotelrechnung ODER
- Pauschale: 20 € pro Nacht (ohne Beleg)
- Erstattung durch Arbeitgeber steuerfrei
Schritt-für-Schritt: Reisekostenabrechnung erstellen
Reisedaten erfassen
Notieren Sie Start- und Endzeit der Reise, Reiseziel, Anlass und die genutzten Verkehrsmittel.
Fahrtkosten berechnen
PKW: Kilometer × 0,30 €. Bahn/Flug: tatsächliche Kosten lt. Ticket. Taxi: lt. Beleg.
Verpflegungspauschale ermitteln
Abwesenheit berechnen: über 8h = 14 €, 24h = 28 €. Bei Mahlzeitengestellung kürzen: Frühstück 20%, Mittag-/Abendessen je 40%.
Übernachtungskosten erfassen
Hotelrechnung aufbewahren. Frühstück muss separat ausgewiesen sein (sonst Kürzung der Verpflegungspauschale). Bei Pauschale: 20 € pro Nacht (nur für Arbeitnehmer).
Reisenebenkosten zusammenstellen
Parkgebühren, Maut, Telefonate, WLAN etc. mit Belegen dokumentieren.
Abrechnung erstellen und einreichen
Alle Posten in der Reisekostenabrechnung aufführen, Belege beifügen und fristgerecht einreichen.
Auslandsreisen: Länderspezifische Pauschalen
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Hier die wichtigsten Reiseziele:
| Land | Verpflegung (24h) | Verpflegung (8h+) | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Österreich | 36 € | 24 € | 113 € |
| Schweiz | 64 € | 43 € | 180 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € | 163 € |
| Niederlande | 47 € | 32 € | 125 € |
| USA (New York) | 66 € | 44 € | 282 € |
Hinweis: Die vollständige Liste aller Länder-Pauschalen wird jährlich im BMF-Schreiben veröffentlicht. Bei Reisen in mehrere Länder gilt die Pauschale des Landes, in dem man um 24:00 Uhr ist (bei Flugreisen: Abflugort für Anreisetag, Ankunftsort für Abreisetag).
Häufige Fragen
Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen 2026 in Deutschland?
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten 2026: Bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 € pro Tag. Bei 24 Stunden Abwesenheit: 28 € pro Tag. An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 €. Diese Pauschalen gelten unverändert seit 2020.
Wie berechne ich die Kilometerpauschale?
Für Fahrten mit dem eigenen PKW: 0,30 € pro Kilometer. Für Fahrten ab dem 21. Kilometer (Entfernungspauschale): 0,38 € pro km. Bei Nutzung eines Motorrads/Mopeds: 0,20 € pro km. Die Kilometerpauschale deckt alle Fahrzeugkosten ab (Benzin, Verschleiß, Versicherung).
Welche Belege brauche ich für die Reisekostenabrechnung?
Grundsätzlich benötigen Sie Belege für alle Ausgaben: Hotelrechnungen, Fahrkarten, Tankquittungen, Parktickets, Taxi-Belege. Für Verpflegung reichen die Pauschalen (keine Einzelbelege nötig). Bei Auslandsreisen: Belege in der jeweiligen Landeswährung aufbewahren.
Kann ich als Selbstständiger Reisekosten absetzen?
Ja, Selbstständige können Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung: Die Reise muss einen eindeutigen geschäftlichen Anlass haben. Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten sind abzugsfähig. Mischreisen müssen in beruflichen und privaten Anteil aufgeteilt werden.
Was sind Reisenebenkosten und welche kann ich absetzen?
Reisenebenkosten umfassen alle zusätzlichen Kosten einer Dienstreise: Gepäckaufbewahrung, Telefonate, WLAN-Kosten, Reiseversicherung, Visa-Gebühren, Trinkgelder, Parkgebühren, Maut, Straßenbenutzungsgebühren. Diese sind in tatsächlicher Höhe (mit Beleg) absetzbar.