Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung?
Nach deutschem Recht muss auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stehen. Erfahren Sie, welche Nummer Sie wählen sollten und warum die USt-IdNr. oft die bessere Wahl ist.
Kurze Antwort
Sie können frei zwischen Steuernummer und USt-IdNr. wählen - beides ist gleichwertig gültig. Empfehlung: Nutzen Sie die USt-IdNr., da sie besseren Datenschutz bietet und für EU-Geschäfte ohnehin benötigt wird.
Entscheidungshilfe: Was gilt in Ihrer Situation?
Wählen Sie Ihre Situation aus, um eine konkrete Empfehlung zu erhalten:
Inlandsrechnung an Unternehmen
Ihr Kunde hat seinen Sitz in Deutschland
Inlandsrechnung an Privatperson
Ihr Kunde ist eine Privatperson in Deutschland
EU-Ausland (B2B)
Geschäftskunde in anderem EU-Land
EU-Ausland (B2C)
Privatperson in anderem EU-Land
Drittland (außerhalb EU)
Kunde außerhalb der EU (z.B. USA, Schweiz)
Sie sind Kleinunternehmer
Befreit nach §19 UStG
Vergleich: Steuernummer vs. USt-IdNr.
| Kriterium | Steuernummer | USt-IdNr. |
|---|---|---|
| Datenschutz | Enthält Finanzamts-ID und persönliche Bezirksnummer | Europaweit eindeutig, keine lokalen Infos |
| Missbrauchsrisiko | Höher - kann für Identitätsdiebstahl genutzt werden | Geringer - nur für Steuerprüfung relevant |
| EU-Geschäfte | Nicht verwendbar für Reverse-Charge | Pflicht für innergemeinschaftliche Leistungen |
| Verfügbarkeit | Automatisch vom Finanzamt zugeteilt | Muss beim BZSt beantragt werden |
| Kleinunternehmer | Immer vorhanden | Nur auf Antrag erhältlich |
| Änderungshäufigkeit | Ändert sich bei Umzug oder Rechtsformwechsel | Bleibt dauerhaft gleich |
| Prüfbarkeit | Nicht online verifizierbar | Online über MIAS prüfbar |
Format der Nummern
Steuernummer
123/456/78901
- • 13 Ziffern (Format variiert nach Bundesland)
- • Erste Ziffern: Bundesland-Kennung
- • Mittlere Ziffern: Finanzamtsbezirk
- • Letzte Ziffern: Persönliche Nummer
USt-IdNr.
DE123456789
- • Beginnt mit Ländercode (DE für Deutschland)
- • 9 Ziffern nach dem Ländercode
- • Europaweit eindeutig
- • Online prüfbar über MIAS
Formulierungen für Ihre Rechnung
Mit Steuernummer
Mit USt-IdNr.
Beide Angaben (optional)
Kleinunternehmer
Wichtiger Hinweis
- • Keine Angabe = fehlerhafte Rechnung: Ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht möglich.
- • Steuer-ID ist etwas anderes: Die persönliche Steueridentifikationsnummer (IdNr.) gehört NICHT auf Rechnungen!
- • Bei EU-Geschäften: Prüfen Sie immer die USt-IdNr. Ihres Kunden über das MIAS-System oder das BZSt.
So beantragen Sie eine USt-IdNr.
Online oder schriftlich
Antrag beim BZSt unter www.bzst.de oder per Formular "Antrag USt-IdNr."
Angaben machen
Name, Anschrift, Steuernummer, zuständiges Finanzamt angeben
Nummer erhalten
Nach 2-4 Wochen erhalten Sie Ihre USt-IdNr. per Post
Häufige Fragen
Muss die Steuernummer oder die USt-IdNr. auf die Rechnung?
Nach §14 Abs. 4 Nr. 2 UStG muss auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer ODER die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers angegeben werden. Sie können frei wählen, welche der beiden Nummern Sie verwenden. Aus Datenschutzgründen empfehlen viele Experten die USt-IdNr.
Warum ist die USt-IdNr. sicherer als die Steuernummer?
Die Steuernummer enthält Informationen über Ihr zuständiges Finanzamt und eine persönliche Bezirksnummer, die für Identitätsdiebstahl missbraucht werden könnten. Die USt-IdNr. ist dagegen eine rein steuerliche Identifikation ohne solche sensiblen Informationen und bietet dadurch besseren Datenschutz.
Wann ist die USt-IdNr. auf der Rechnung Pflicht?
Die USt-IdNr. ist Pflicht bei: 1) Innergemeinschaftlichen Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern, 2) Dienstleistungen im B2B-Bereich mit EU-Kunden (Reverse-Charge-Verfahren), 3) Zusammenfassenden Meldungen. In diesen Fällen muss zusätzlich die USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden.
Wie beantrage ich eine USt-IdNr.?
Die USt-IdNr. beantragen Sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Online unter www.bzst.de oder schriftlich mit dem Formular "Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer". Die Bearbeitungszeit beträgt ca. 2-4 Wochen. Alternativ können Sie die USt-IdNr. bereits bei der Gewerbeanmeldung beantragen.
Was passiert wenn ich gar keine Nummer auf die Rechnung schreibe?
Eine Rechnung ohne Steuernummer oder USt-IdNr. ist formal fehlerhaft. Der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen Bußgelder verhängen. Es empfiehlt sich daher immer, eine der beiden Nummern anzugeben.
Kann ich als Kleinunternehmer die USt-IdNr. nutzen?
Ja, auch Kleinunternehmer können freiwillig eine USt-IdNr. beim BZSt beantragen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland beziehen oder Ihre Daten schützen möchten. Die Nutzung der USt-IdNr. führt nicht automatisch zur Umsatzsteuerpflicht.
Ändert sich meine Steuernummer bei Umzug?
Ja, bei einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk erhalten Sie eine neue Steuernummer. Die USt-IdNr. bleibt dagegen unverändert. Deshalb ist die USt-IdNr. besonders für Unternehmen praktisch, die häufiger ihren Standort wechseln könnten.
Wie sieht eine Steuernummer aus?
Die Steuernummer hat 13 Ziffern im Format: XXX/XXX/XXXXX (Bundesland/Bezirk/Unterscheidungsnummer). Beispiel: 123/456/78901. Die ersten drei Ziffern kennzeichnen das Bundesland, die mittleren das Finanzamt.
Wie sieht eine USt-IdNr. aus?
Die deutsche USt-IdNr. beginnt immer mit "DE" gefolgt von 9 Ziffern, also DE123456789. Die Länderkennung am Anfang macht sie europaweit eindeutig identifizierbar. Andere Länder haben andere Formate (z.B. AT für Österreich).
Kann der Empfänger meine USt-IdNr. prüfen?
Ja, die Gültigkeit einer USt-IdNr. kann kostenlos online über das MIAS-System (MwSt-Informationsaustauschsystem) der EU geprüft werden. In Deutschland ist dies auch über das BZSt möglich. Eine qualifizierte Bestätigung dokumentiert die Prüfung rechtssicher.
Verwandte Themen
Rechnungen erstellen mit korrekter Steuernummer
Mit Clever Invoice werden Steuernummer und USt-IdNr. automatisch auf Ihren Rechnungen eingefügt - Sie entscheiden einmal, welche Nummer Sie verwenden möchten.