ZUGFeRD Rechnung erstellen

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert.

Für die E-Rechnungspflicht ab 2025 benötigen Sie mindestens das Profil EN16931 (auch "Comfort" genannt). Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus, da sie nicht alle Pflichtfelder enthalten.

Ja, seit ZUGFeRD 2.0 sind ZUGFeRD und Factur-X (der französische Standard) identisch. Eine ZUGFeRD 2.0 Rechnung ist automatisch auch eine gültige Factur-X Rechnung und umgekehrt.

Das hängt vom Empfänger ab. Bundesbehörden akzeptieren oft nur XRechnung. Manche Länder und Kommunen akzeptieren auch ZUGFeRD. Prüfen Sie die Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers.

Mit einer Rechnungssoftware wie Clever Invoice erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen automatisch. Die Software generiert die PDF mit eingebettetem XML im korrekten Format.

ZUGFeRD ist menschenlesbar (PDF-Ansicht), erfordert keine spezielle Software zum Öffnen und ist ideal für B2B-Rechnungen. XRechnung ist dagegen kompakter und für Behörden optimiert.

Für die E-Rechnungspflicht ab 2025 benötigen Sie mindestens das Profil "EN 16931" (auch "Comfort" oder "XRECHNUNG" genannt). Die Profile Minimum, Basic-WL und Basic sind NICHT ausreichend, da sie nicht der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Ja, das ist der große Vorteil von ZUGFeRD! Das PDF kann mit jedem PDF-Reader (Adobe, Foxit, Browser) geöffnet und gelesen werden. Die eingebetteten XML-Daten werden für die automatische Verarbeitung verwendet, sind aber für den Menschen unsichtbar.

Ja, ZUGFeRD 2.x ist identisch mit Factur-X und wird in Deutschland, Frankreich und zunehmend in anderen EU-Ländern akzeptiert. Das Format basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist somit EU-weit kompatibel.

Nutzen Sie einen ZUGFeRD-Validator wie den kostenlosen Clever Invoice Validator, den KoSIT Validator oder den ZUGFeRD-Community Validator. Diese prüfen: korrektes PDF/A-3 Format, gültiges XML-Schema, EN 16931 Konformität und Konsistenz zwischen PDF und XML.

ZUGFeRD 1.0 (veraltet) basierte auf einem eigenen deutschen Schema. ZUGFeRD 2.x basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist identisch mit Factur-X. Nur ZUGFeRD 2.x mit EN16931-Profil oder höher erfüllt die E-Rechnungspflicht ab 2025.

Theoretisch ja, wenn das EN16931-Profil verwendet wird. Praktisch verlangen die meisten Bundesbehörden aber XRechnung über ZRE/OZG-RE Portale. Manche Landesbehörden akzeptieren ZUGFeRD. Prüfen Sie immer die Anforderungen des jeweiligen Auftraggebers.

ZUGFeRD-Rechnungen müssen als komplette PDF/A-3 Datei archiviert werden - 10 Jahre GoBD-konform. Die PDF-Datei enthält bereits das eingebettete XML. Wichtig: Das Original-PDF muss erhalten bleiben, eine Neukonvertierung ist nicht erlaubt.

ZUGFeRD-fähige Software: Clever Invoice (kostenloser Starter), Lexware, DATEV, sevDesk, Billomat, FastBill, Debitoor/SumUp, FreeFinance und viele weitere. Achten Sie auf: ZUGFeRD 2.x Unterstützung, EN16931-Profil, integrierten Validator.

ZUGFeRD-Erstellung muss nicht teuer sein. Clever Invoice bietet einen kostenlosen Starter-Tarif. Andere Lösungen: Ab ca. 10€/Monat bei SaaS-Anbietern. Tipp: Achten Sie auf inklusive Validierung und automatische Profil-Auswahl.

Ja, alle gängigen Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Addison und Lexware können ZUGFeRD-Rechnungen importieren. Die eingebetteten XML-Daten werden automatisch ausgelesen und die Buchungsdaten übernommen - das spart beiden Seiten erheblich Zeit.