DATEV Buchungsdatenservice (BDS)
Buchungssätze digital erzeugen und an den Steuerberater übertragen - fertig kontiert und GoBD-konform
Das Wichtigste in Kürze
- Was ist BDS?: Der Buchungsdatenservice (BDS) ist ein DATEV-Dienst zur digitalen Übertragung kompletter Buchungssätze zwischen Mandant und Steuerberater.
- Unterschied zu RDS: Während der Rechnungsdatenservice (RDS) nur Belegdaten liefert, überträgt der BDS fertige Buchungssätze inklusive Kontierung.
- Vorteil: Der Steuerberater spart erheblich Zeit, da keine manuelle Kontierung mehr nötig ist.
- Integration: Clever Invoice erzeugt BDS-kompatible Buchungssätze automatisch im DATEV-ASCII-Format (EXTF).
Was ist der Buchungsdatenservice?
Der DATEV Buchungsdatenservice (BDS) ist ein standardisiertes Verfahren zur digitalen Übertragung von kompletten Buchungssätzen zwischen Mandant und Steuerberater. Im Gegensatz zur reinen Belegübermittlung werden beim BDS fertig kontierte Buchungen mit Soll- und Haben-Konten, Steuerschlüssel und Buchungstext übertragen.
Der BDS ist Teil des DATEV-Ökosystems und ermöglicht es Unternehmen, die vorbereitende Buchhaltung komplett selbst zu erledigen. Der Steuerberater erhält fertige Buchungsstapel, die er nur noch prüfen und in die Finanzbuchhaltung übernehmen muss.
So funktioniert der BDS
Unterschied zum Rechnungsdatenservice
DATEV bietet zwei zentrale Dienste zur Datenübertragung: den Rechnungsdatenservice (RDS) und den Buchungsdatenservice (BDS). Beide haben unterschiedliche Einsatzzwecke.
| Kriterium | RDS (Rechnungsdatenservice) | BDS (Buchungsdatenservice) |
|---|---|---|
| Übertragene Daten | Belegdaten (Rechnungsnummer, Betrag, Datum) | Komplette Buchungssätze mit Kontierung |
| Kontierung | Muss in der Kanzlei erfolgen | Bereits enthalten |
| Zeitersparnis Kanzlei | Mittel (Belegeingabe entfällt) | Hoch (Kontierung entfällt) |
| Anforderungen Mandant | Gering (nur Belegdaten) | Mittel (Kontenrahmen muss stimmen) |
| Enthaltene Konten | Keine Kontierung | Soll-/Haben-Konto, Steuerschlüssel |
| Clever Invoice | Belegbilder + Stammdaten | Buchungsstapel + Belegbilder |
Empfehlung
Für die meisten Unternehmen empfehlen wir den Buchungsdatenservice, da er dem Steuerberater die meiste Arbeit abnimmt und damit in der Regel zu niedrigeren Buchhaltungskosten führt. Clever Invoice erzeugt automatisch BDS-kompatible Buchungssätze - Sie müssen sich um nichts kümmern.
Buchungssätze aus Clever Invoice
Clever Invoice erzeugt bei jedem DATEV-Export automatisch korrekte Buchungssätze aus Ihren Rechnungen. Dabei werden alle relevanten Buchungsinformationen berücksichtigt.
Was wird pro Buchungssatz erzeugt?
Netto-Betrag der Rechnungsposition
Debitorennummer des Kunden
Erlöskonto je nach Steuersatz (z.B. 8400)
Automatisch basierend auf USt-Satz
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Kundenname und Leistungsbeschreibung
Verweis auf das Rechnungs-PDF
Beispiel: Buchungssatz einer Rechnung
// Rechnung #2024-042 an Müller GmbH, 1.190,00 EUR brutto
Soll: 10001 (Debitor Müller GmbH) — 1.190,00 EUR
Haben: 8400 (Erlöse 19% USt) — 1.000,00 EUR
Haben: 1776 (USt 19%) — 190,00 EUR
BU-Schlüssel: 3 | Belegdatum: 15.01.2025 | Beleg: 2024-042
Kontierung automatisch
Die automatische Kontierung ist das Herzstück des Buchungsdatenservice. Clever Invoice ordnet basierend auf dem gewählten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) automatisch die korrekten Konten zu.
Automatische Kontozuordnung
| USt-Satz | SKR03 | SKR04 | BU-Schlüssel |
|---|---|---|---|
| 19% USt | 8400 | 4400 | 3 |
| 7% USt | 8300 | 4300 | 2 |
| 0% (steuerfrei) | 8120 | 4120 | - |
| Kleinunternehmer | 8195 | 4185 | - |
Debitorenkonten
Jeder Kunde erhält automatisch eine eindeutige Debitorennummer im Bereich 10000-69999 (DATEV-Standard). Diese Nummer wird beim ersten Export eines Kunden vergeben und in den Debitorenstammdaten mitgeliefert. So kann der Steuerberater die Buchungen direkt den richtigen Kunden zuordnen.
Kontenrahmen vorab abstimmen
Stellen Sie sicher, dass der in Clever Invoice eingestellte Kontenrahmen mit dem Ihrer Steuerkanzlei übereinstimmt. Den Kontenrahmen können Sie unter Einstellungen > Steuerexport anpassen. Mehr dazu im Artikel SKR03 & SKR04.
Import in die Kanzlei-Software
Die von Clever Invoice erzeugten Buchungssätze können in verschiedene DATEV-Produkte importiert werden. Der Import-Vorgang ist standardisiert und folgt dem DATEV-EXTF-Format.
Unterstützte DATEV-Produkte
DATEV Kanzlei-Rechnungswesen
Direkter Import des Buchungsstapels über Datei > Import > DATEV-Format
DATEV Unternehmen online
Upload über den Bereich "Buchungsdaten" in DATEV Unternehmen online
DATEV Mittelstand Faktura
Import über die Standard-DATEV-Schnittstelle
Andere DATEV-kompatible Software
Jede Software, die das DATEV-ASCII-Format (EXTF) unterstützt
ZIP-Export-Inhalt
Der DATEV-Export von Clever Invoice liefert eine ZIP-Datei mit folgendem Inhalt:
- EXTF_Buchungsstapel.csv - Alle Buchungssätze im DATEV-Format
- EXTF_Debitoren.csv - Debitorenstammdaten aller Kunden
- Belege/ - Alle Rechnungs-PDFs als Belegbilder
- Prüfprotokoll.pdf - GoBD-Dokumentation des Exports
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Export finden Sie im Artikel DATEV-Export Anleitung. Für die Zusammenarbeit über die Cloud empfehlen wir unseren Artikel zu DATEV Unternehmen online.
Best Practices
Mit diesen Best Practices stellen Sie sicher, dass der Buchungsdatenservice reibungslos funktioniert und Ihr Steuerberater die Daten optimal verarbeiten kann.
1. Kontenrahmen mit Steuerberater abstimmen
Klären Sie vorab, ob Ihre Kanzlei SKR03 oder SKR04 verwendet. Ein Mismatch führt zu Zuordnungsfehlern beim Import.
2. Regelmäßig exportieren
Exportieren Sie monatlich oder quartalsweise. Regelmäßige Exporte erleichtern dem Steuerberater die laufende Buchhaltung und vermeiden Rückstau zum Jahresende.
3. Rechnungen vollständig halten
Achten Sie auf vollständige Rechnungsangaben (Kundennummer, korrekte USt-Sätze, Leistungszeitraum). Je vollständiger die Rechnung, desto besser der Buchungssatz.
4. Debitorennummern konsistent halten
Vermeiden Sie Duplikate bei Kundendaten. Clever Invoice vergibt automatisch eindeutige Debitorennummern - pflegen Sie Ihre Kundenstammdaten sorgfältig.
5. Stornos korrekt durchführen
Stornieren Sie fehlerhafte Rechnungen immer über die Stornofunktion in Clever Invoice. So werden automatisch korrekte Stornobuchungssätze erzeugt.
6. Export vor Übermittlung prüfen
Prüfen Sie das Prüfprotokoll im ZIP-Export auf Warnungen oder Fehler, bevor Sie die Daten an den Steuerberater weiterleiten.
Wichtig: GoBD-Konformität
Der Buchungsdatenservice ersetzt nicht die Pflicht zur GoBD-konformen Archivierung. Bewahren Sie alle Rechnungen und Belege revisionssicher auf. Clever Invoice archiviert Ihre Daten automatisch GoBD-konform. Mehr dazu unter GoBD-Archivierung.
Häufige Fragen
Was ist der DATEV Buchungsdatenservice (BDS)?
Der Buchungsdatenservice (BDS) ist ein standardisiertes Verfahren von DATEV, um fertig kontierte Buchungssätze zwischen Mandant und Steuerberater digital auszutauschen. Im Gegensatz zum Rechnungsdatenservice (RDS) werden nicht nur Belege, sondern vollständige Buchungen mit Soll- und Haben-Konten übertragen.
Was ist der Unterschied zwischen BDS und RDS?
Der Rechnungsdatenservice (RDS) überträgt Belegdaten wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant. Der Buchungsdatenservice (BDS) überträgt zusätzlich die komplette Kontierung - also Soll-Konto, Haben-Konto, Steuerschlüssel und Buchungstext. Dadurch entfällt die manuelle Kontierung in der Kanzlei.
Welches Format verwendet der DATEV Buchungsdatenservice?
Der BDS basiert auf dem DATEV-ASCII-Format (EXTF). Clever Invoice erzeugt EXTF-konforme Buchungsstapel mit allen Pflichtfeldern: Umsatz, Soll-/Haben-Konto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext und Steuerschlüssel.
Muss ich die Konten selbst zuordnen?
Nein, Clever Invoice ordnet automatisch die korrekten Erlöskonten basierend auf dem gewählten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) und dem Umsatzsteuersatz zu. Debitorenkonten werden ebenfalls automatisch vergeben.
Kann mein Steuerberater die Buchungssätze direkt importieren?
Ja, die von Clever Invoice erzeugten Buchungssätze können direkt in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online oder andere DATEV-kompatible Software importiert werden. Der Import erfolgt über die Standard-DATEV-Importfunktion.
Werden Stornobuchungen automatisch erzeugt?
Ja, wenn Sie eine Rechnung in Clever Invoice stornieren, wird automatisch ein entsprechender Stornobuchungssatz mit umgekehrten Beträgen erzeugt. So bleibt die Buchhaltung lückenlos und GoBD-konform.
Unterstützt der BDS-Export auch Eingangsrechnungen?
Der DATEV-Export von Clever Invoice umfasst primär Ausgangsrechnungen (Erlösbuchungen). Eingangsrechnungen, die über das Modul Eingangsrechnungen erfasst wurden, können ebenfalls als Buchungssätze mit Aufwandskonten exportiert werden.
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