DATEV-Export: Schritt-für-Schritt-Anleitung
In 6 einfachen Schritten zum perfekten DATEV-Export - mit Profi-Tipps und häufigen Fehlern
Das Wichtigste in Kürze
- Dauer: Der gesamte DATEV-Export dauert weniger als 2 Minuten.
- Kosten: In allen Clever Invoice Tarifen kostenlos enthalten.
- Format: DATEV-ASCII (EXTF) mit Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbildern.
- Kompatibilität: Funktioniert mit DATEV Unternehmen online, Kanzlei-Rechnungswesen und allen DATEV-Produkten.
Vorbereitung
Bevor Sie den ersten DATEV-Export durchführen, sollten Sie einige Einstellungen prüfen. Diese Schritte müssen nur einmalig erledigt werden.
Kontenrahmen festlegen
Unter Einstellungen > Steuerexport den passenden Kontenrahmen auswählen: SKR03 oder SKR04. Fragen Sie Ihren Steuerberater, welchen er verwendet.
Steuerberater-Zugang
Optional: Unter Einstellungen > Steuerberater können Sie Ihrem Steuerberater einen direkten Lesezugang einrichten.
Wichtig: Rechnungsdaten vollständig halten
Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen eine korrekte Rechnungsnummer, Datum und Umsatzsteuersatz haben. Unvollständige Rechnungen werden im Export als Warnung markiert.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Folgen Sie diesen 6 Schritten für Ihren ersten DATEV-Export:
Kontenrahmen prüfen
Gehen Sie zu Einstellungen > Steuerexport und prüfen Sie, ob SKR03 oder SKR04 korrekt eingestellt ist.
Steuerberichte öffnen
Klicken Sie im Hauptmenü auf "Steuerberichte". Hier finden Sie alle Export-Optionen.
Zeitraum auswählen
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum: Einzelner Monat, Quartal (Q1-Q4), oder ganzes Geschäftsjahr.
DATEV-Export starten
Klicken Sie auf den Button "DATEV-Export". Wählen Sie, ob nur Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beides exportiert werden sollen.
ZIP-Datei herunterladen
Nach wenigen Sekunden steht die ZIP-Datei zum Download bereit. Sie enthält alle Buchungsdaten, Stammdaten und Belegbilder.
An Steuerberater senden
Senden Sie die ZIP-Datei per E-Mail an Ihren Steuerberater oder laden Sie sie in DATEV Unternehmen online hoch.
Exporteinstellungen im Detail
Clever Invoice bietet verschiedene Exportoptionen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können:
| Einstellung | Optionen | Empfehlung |
|---|---|---|
| Kontenrahmen | SKR03, SKR04 | Absprache mit Steuerberater |
| Zeitraum | Monat, Quartal, Jahr | Monatlich für vorbereitende Buchhaltung |
| Rechnungstyp | Ausgang, Eingang, Beides | Beides für vollständigen Export |
| Belegbilder | Mit/ohne PDFs | Mit PDFs (für Belegbilderservice) |
| Format | DATEV ASCII, CSV, Excel | DATEV ASCII (Standard) |
Export prüfen & übermitteln
Nach dem Export sollten Sie die ZIP-Datei kurz prüfen, bevor Sie sie an Ihren Steuerberater senden:
Die ZIP-Datei enthält die Dateien EXTF_Buchungsstapel.csv und EXTF_Debitoren.csv
Die Anzahl der Buchungssätze entspricht der Anzahl Ihrer Rechnungen im Zeitraum
Belegbilder (PDFs) sind vollständig enthalten
Das Prüfprotokoll zeigt keine Fehler oder Warnungen
Übermittlung an den Steuerberater
Die gängigsten Wege: 1. ZIP per E-Mail senden, 2. Upload in DATEV Unternehmen online, 3. Cloud-Speicher (z.B. Dropbox, OneDrive), 4. Direkter Lesezugang in Clever Invoice.
Häufige Fehler vermeiden
Falscher Kontenrahmen
Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob SKR03 oder SKR04 verwendet wird. Ein Wechsel ist jederzeit möglich.
Fehlende Rechnungsnummern
Entwurfs-Rechnungen ohne Nummer werden nicht exportiert. Finalisieren Sie alle Rechnungen vor dem Export.
Doppelter Export
Kein Problem - der Export erstellt keine Buchungen. Ihr Steuerberater importiert nur den aktuellsten Stand.
Falsche Umsatzsteuersätze
Prüfen Sie, dass 19%, 7% oder 0% korrekt zugeordnet sind. Die Kontenzuordnung erfolgt automatisch.
Profi-Tipps
Regelmäßig exportieren
Monatliche Exporte vereinfachen die vorbereitende Buchhaltung und reduzieren den Aufwand zum Jahresende.
Kontenrahmen einmalig klären
Fragen Sie Ihren Steuerberater beim ersten Export, ob SKR03 oder SKR04 gewünscht ist.
E-Rechnungen nutzen
XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch im DATEV-Export berücksichtigt.
Steuerberater-Zugang einrichten
Sparen Sie sich das manuelle Versenden - Ihr Steuerberater kann direkt auf die Daten zugreifen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert der DATEV-Export?
Der Export dauert in der Regel weniger als 30 Sekunden. Bei sehr vielen Rechnungen (500+) kann es bis zu 2 Minuten dauern. Sie erhalten eine ZIP-Datei mit allen Daten.
Kann ich den Export rückgängig machen?
Der Export ist ein reiner Lesevorgang und verändert keine Daten in Clever Invoice. Sie können den Export jederzeit und beliebig oft durchführen.
Was ist im ZIP-Export enthalten?
Die ZIP-Datei enthält: Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel.csv), Debitorenstammdaten (EXTF_Debitoren.csv), alle Rechnungs-PDFs als Belegbilder, und ein Prüfprotokoll für die GoBD-Dokumentation.
Welchen Zeitraum soll ich exportieren?
Das hängt von der Vereinbarung mit Ihrem Steuerberater ab. Üblich sind monatliche Exporte (vorbereitende Buchhaltung) oder quartalsweise Exporte. Sprechen Sie den Rhythmus mit Ihrem Steuerberater ab.
Werden stornierte Rechnungen mit exportiert?
Ja, stornierte Rechnungen werden als Stornobuchungen im Export berücksichtigt. So bleibt die Buchführung lückenlos und GoBD-konform.
Kann mein Steuerberater direkt auf meine Daten zugreifen?
Ja, Sie können Ihrem Steuerberater einen Lesezugang zu Clever Invoice einrichten. Alternativ können Sie die Daten auch über DATEV Unternehmen online teilen.
Das könnte Sie auch interessieren
Rechnungen einfach erstellen
Mit Clever Invoice erstellst du professionelle Rechnungen in Sekunden – per Chat, WhatsApp oder Web. E-Rechnung inklusive.