E-Rechnung & DATEV
XRechnung und ZUGFeRD im DATEV-Export - E-Rechnungspflicht, Formate und Archivierung
Das Wichtigste in Kürze
- E-Rechnungspflicht: Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. DATEV unterstützt XRechnung und ZUGFeRD vollständig.
- Formate: XRechnung (reines XML, v.a. B2G) und ZUGFeRD (PDF + eingebettetes XML) werden im DATEV-Export automatisch verarbeitet.
- Clever Invoice: E-Rechnungen werden direkt beim PDF-Export im ZUGFeRD-/XRechnung-Format erzeugt und sind sofort DATEV-kompatibel.
- GoBD-Konformität: E-Rechnungen erfüllen die GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Archivierung automatisch.
E-Rechnungspflicht und DATEV
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnungspflicht beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. DATEV hat seine Produkte frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereitet.
Pflicht ab 2025
- E-Rechnungen empfangen (alle Unternehmen)
- Strukturierte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
- Maschinenlesbare XML-Daten verpflichtend
DATEV-Unterstützung
- Automatische Erkennung beider Formate
- Direkte Übernahme in Buchungsstapel
- Validierung der XML-Struktur
Übergangsfristen beachten
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit weniger als 800.000 EUR Umsatz weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Ab 2027 wird E-Rechnung für alle B2B-Transaktionen schrittweise verpflichtend. Bereiten Sie sich jetzt vor, um den Umstieg reibungslos zu gestalten.
XRechnung im DATEV-Export
XRechnung ist das Standard-Format für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland. Die Daten liegen als reines XML vor und werden im DATEV-Export strukturiert übertragen.
So funktioniert der XRechnung-Export
XRechnung-XML wird zusammen mit der Rechnung erzeugt und enthält alle Pflichtangaben nach EN 16931.
Beim DATEV-Export werden die XML-Daten automatisch in den Buchungsstapel (EXTF) überführt.
Die Leitweg-ID für B2G-Rechnungen wird als Zusatzfeld im Export mitgeliefert.
Kontierung und Steuerschlüssel werden anhand der XML-Daten automatisch zugeordnet.
Leitweg-ID bei B2G-Rechnungen
Rechnungen an Behörden und öffentliche Einrichtungen benötigen eine Leitweg-ID zur eindeutigen Zuordnung. Clever Invoice validiert die Leitweg-ID und übernimmt sie in die XRechnung-XML. Im DATEV-Export wird die Leitweg-ID als Buchungstext oder Zusatzfeld hinterlegt.
ZUGFeRD im DATEV-Export
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten. Dieses Hybridformat ist besonders im B2B-Bereich verbreitet.
PDF + XML
Das PDF bleibt lesbar, die XML-Daten werden automatisch extrahiert und verarbeitet.
DATEV-Import
DATEV erkennt ZUGFeRD-Dateien automatisch und liest die strukturierten Daten aus.
Belegbild
Das PDF dient gleichzeitig als Belegbild im DATEV Belegbilderservice.
ZUGFeRD-Profile im Überblick
| Profil | Umfang | Empfehlung |
|---|---|---|
| Minimum | Grunddaten (Summen, Datum) | Für einfache Rechnungen |
| Basic | Erweiterte Daten mit Positionen | Standard B2B |
| EN 16931 (Comfort) | Vollständig nach EU-Norm | Empfohlen |
| Extended | Alle Felder, branchenspezifisch | Bei Sonderanforderungen |
Eingangsrechnungen verarbeiten
Eingehende E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern müssen korrekt verarbeitet und für den DATEV-Export aufbereitet werden. Clever Invoice erkennt E-Rechnungsformate automatisch und extrahiert die relevanten Buchungsdaten.
E-Rechnung hochladen
Laden Sie die empfangene XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF) in den Bereich Eingangsrechnungen hoch.
Automatische Erkennung
Clever Invoice erkennt das E-Rechnungsformat automatisch und extrahiert alle strukturierten Daten.
Daten prüfen und freigeben
Prüfen Sie die extrahierten Daten (Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze) und geben Sie die Rechnung zur Buchung frei.
DATEV-Export
Im nächsten DATEV-Export werden die Eingangsrechnungen automatisch als Kreditorenbuchungen berücksichtigt.
DATEV Rechnungsdatenservice
Über den DATEV Rechnungsdatenservice können Eingangsrechnungen direkt an Ihren Steuerberater übermittelt werden. Die Belegbilder und XML-Daten werden dabei automatisch zugeordnet.
GoBD-konforme Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) stellen besondere Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen. XRechnung- und ZUGFeRD-Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden.
Unveränderbarkeit
E-Rechnungen dürfen nach Eingang nicht mehr verändert werden. XML-Daten und PDF werden zusammen archiviert.
Verfügbarkeit
Archivierte E-Rechnungen müssen jederzeit innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist abrufbar sein.
Maschinelle Auswertbarkeit
Die XML-Daten der E-Rechnung bleiben im Originalformat erhalten und sind maschinell auswertbar.
Vollständigkeit
Alle E-Rechnungen eines Geschäftsjahres müssen lückenlos archiviert werden - auch stornierte.
Clever Invoice + DATEV = GoBD-konform
Clever Invoice archiviert alle E-Rechnungen automatisch revisionssicher. Im DATEV-Export werden sowohl die XML-Originaldaten als auch die Belegbilder (PDFs) mitgeliefert. In Kombination mit der GoBD-konformen Archivierung sind Sie auf der sicheren Seite.
Umstellung auf E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen mit DATEV-Integration muss nicht kompliziert sein. Mit dieser Checkliste gelingt der Übergang reibungslos.
DATEV-Einstellungen prüfen
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kontenrahmen (SKR03/SKR04) korrekt hinterlegt ist und der DATEV-Export aktiviert ist.
E-Rechnungsformat wählen
Für B2G-Rechnungen: XRechnung mit Leitweg-ID. Für B2B-Rechnungen: ZUGFeRD EN 16931 (Comfort) als Standardformat.
Steuerberater informieren
Teilen Sie Ihrem Steuerberater mit, dass Ihre Rechnungen künftig als E-Rechnungen mit eingebetteten XML-Daten kommen.
Eingangsrechnungen vorbereiten
Informieren Sie Lieferanten, dass Sie E-Rechnungen empfangen können. Richten Sie den Eingangsrechnungs-Workflow ein.
Testlauf durchführen
Erstellen Sie eine Testrechnung, exportieren Sie diese über DATEV und prüfen Sie den Import bei Ihrem Steuerberater.
Archivierung einrichten
Stellen Sie sicher, dass E-Rechnungen (XML + PDF) revisionssicher archiviert werden. Clever Invoice erledigt das automatisch.
Fristen nicht verpassen
Die E-Rechnungspflicht gilt ab 2025 für den Empfang. Für den Versand gibt es Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße. Beginnen Sie die Umstellung frühzeitig, um Verzögerungen im Rechnungsprozess zu vermeiden.
Häufige Fragen
Muss ich für den DATEV-Export E-Rechnungen verwenden?
Ab 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis 2028. DATEV kann jedoch bereits jetzt beide Formate (XRechnung und ZUGFeRD) verarbeiten. Clever Invoice erzeugt E-Rechnungen automatisch bei der PDF-Erstellung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) mit Leitweg-ID verwendet wird. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. ZUGFeRD eignet sich besonders für den B2B-Bereich, da das PDF menschenlesbar bleibt.
Kann DATEV Unternehmen online E-Rechnungen direkt einlesen?
Ja. DATEV Unternehmen online erkennt XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien automatisch und extrahiert die strukturierten Buchungsdaten. Die relevanten Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze werden direkt in den Buchungsstapel übernommen.
Brauche ich eine Leitweg-ID für meine Rechnungen?
Eine Leitweg-ID ist nur dann erforderlich, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland stellen (B2G). Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) ist keine Leitweg-ID nötig. Clever Invoice unterstützt die Eingabe und den Export der Leitweg-ID.
Wie stelle ich sicher, dass meine E-Rechnungen GoBD-konform archiviert werden?
E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erfüllen die GoBD-Anforderungen, wenn sie unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Clever Invoice speichert alle E-Rechnungen revisionssicher und exportiert sie für die DATEV-Archivierung.
Was passiert mit bestehenden PDF-Rechnungen beim Umstieg auf E-Rechnungen?
Bestehende PDF-Rechnungen bleiben gültig und müssen nicht nachträglich in E-Rechnungen umgewandelt werden. Für neue Rechnungen erzeugt Clever Invoice automatisch ZUGFeRD-konforme PDFs mit eingebettetem XML, sodass der Umstieg nahtlos erfolgt.
Welche DATEV-Produkte unterstützen E-Rechnungen?
Alle gängigen DATEV-Produkte unterstützen E-Rechnungen: DATEV Unternehmen online, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Mittelstand pro und der DATEV Rechnungsdatenservice. Die Verarbeitung erfolgt jeweils automatisch beim Import.
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