DATEV Rechnungsdatenservice (RDS 1.0 & 2.0)
Digitale Belegübermittlung an Ihren Steuerberater - automatisch, sicher und GoBD-konform
Das Wichtigste in Kürze
- Was ist RDS?: DATEV Rechnungsdatenservice zur digitalen Übermittlung von Belegen an den Steuerberater.
- Versionen: RDS 1.0 (Belegbilder) und RDS 2.0 (strukturierte Rechnungsdaten + Belegbilder).
- Voraussetzung: DATEV Unternehmen online-Zugang und Zusammenarbeit mit einem DATEV-Steuerberater.
- Mit Clever Invoice: DATEV-Export aus Clever Invoice liefert alle Daten, die für den Rechnungsdatenservice benötigt werden.
Was ist der Rechnungsdatenservice?
Der DATEV Rechnungsdatenservice (RDS) ist ein digitaler Dienst innerhalb von DATEV Unternehmen online, der die Übermittlung von Belegen und Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Steuerberater automatisiert. Anstatt Papierbelege zu sammeln und per Post oder Pendelordner zu übergeben, werden Rechnungen digital und in Echtzeit an die Kanzlei übertragen.
Der digitale Belegfluss
(Clever Invoice)
(ZIP-Datei)
(Unternehmen online)
(Kanzlei-Rechnungswesen)
Der Rechnungsdatenservice sorgt dafür, dass Ihr Steuerberater Rechnungen nicht mehr manuell abtippen muss. Je nach Version (RDS 1.0 oder 2.0) werden entweder nur die Belegbilder oder auch die strukturierten Buchungsdaten automatisch übermittelt.
RDS 1.0 vs. RDS 2.0
DATEV bietet zwei Versionen des Rechnungsdatenservice an. Die Unterschiede sind erheblich und wirken sich direkt auf den Automatisierungsgrad in der Buchhaltung aus.
| Merkmal | RDS 1.0 | RDS 2.0 |
|---|---|---|
| Belegbilder (PDF) | Ja | Ja |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Nein | Ja |
| Automatische Buchungsvorschläge | Nein | Ja |
| Manuelle Erfassung nötig | Ja, vollständig | Nur Kontrolle |
| Zeitersparnis | Gering (kein Scannen) | Hoch (kaum Erfassung) |
| E-Rechnung-Unterstützung | Eingeschränkt | Voll (ZUGFeRD, XRechnung) |
| Fehlerquote | Höher (manuelle Eingabe) | Niedrig (automatisiert) |
Empfehlung
Nutzen Sie nach Möglichkeit RDS 2.0, um den größten Automatisierungsvorteil zu erzielen. Clever Invoice liefert mit dem DATEV-Export bereits alle strukturierten Daten, die für RDS 2.0 benötigt werden, einschließlich Buchungsstapel und Debitorenstammdaten.
Belege digital übermitteln
Die digitale Belegübermittlung über den Rechnungsdatenservice ersetzt den klassischen Pendelordner und macht den Belegaustausch zwischen Unternehmen und Kanzlei deutlich effizienter.
Belege erfassen
Erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen in Clever Invoice oder erfassen Sie Eingangsrechnungen. Alle Belege werden automatisch als PDF gespeichert.
DATEV-Export erstellen
Exportieren Sie die Belege im DATEV-Format. Die ZIP-Datei enthält Buchungsstapel (EXTF), Stammdaten und alle Belegbilder als PDF.
In DATEV Unternehmen online hochladen
Laden Sie die ZIP-Datei in Ihren DATEV Unternehmen online-Bereich hoch. Die Daten werden automatisch dem richtigen Belegtyp zugeordnet.
Automatische Weiterleitung an Kanzlei
Der Rechnungsdatenservice überträgt die Belege und Daten automatisch an das Kanzlei-Rechnungswesen Ihres Steuerberaters.
Tipp: Regelmäßig übermitteln
Übermitteln Sie Belege am besten monatlich. So hat Ihr Steuerberater stets aktuelle Daten und kann die vorbereitende Buchhaltung zeitnah erledigen. Die meisten Kanzleien bevorzugen einen monatlichen Rhythmus.
Integration mit Clever Invoice
Clever Invoice bietet einen vollständigen DATEV-Export, der alle Daten liefert, die Sie für den Rechnungsdatenservice benötigen.
Buchungsstapel (EXTF)
Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden als DATEV-ASCII-Buchungsstapel exportiert, inklusive korrekter Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04.
Belegbilder (PDF)
Alle Rechnungs-PDFs werden als Belegbilder in der ZIP-Datei mitgeliefert. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist die XML-Datei bereits im PDF eingebettet.
GoBD-konform
Der Export enthält ein Prüfprotokoll und erfüllt alle GoBD-Anforderungen an die revisionssichere Archivierung und Nachvollziehbarkeit.
Automatisierung
Steuerberater mit Lesezugang in Clever Invoice können Daten direkt abrufen, ohne auf manuelle Exporte warten zu müssen.
So funktioniert der Workflow: Erstellen Sie Ihre Rechnungen in Clever Invoice, führen Sie den DATEV-Export durch und laden Sie die ZIP-Datei in DATEV Unternehmen online hoch. Von dort übernimmt der Rechnungsdatenservice die Weiterleitung an Ihren Steuerberater.
Vorteile für Unternehmen
Der Rechnungsdatenservice bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Belegübergabe per Pendelordner, Post oder E-Mail.
Zeitersparnis
Kein manuelles Sortieren, Kopieren oder Scannen von Belegen mehr. Der digitale Belegfluss spart Ihnen und Ihrem Steuerberater Stunden pro Monat.
Weniger Fehler
Strukturierte Daten (RDS 2.0) eliminieren Tippfehler bei der manuellen Erfassung. Buchungsvorschläge werden automatisch generiert.
Schnellere Buchhaltung
Ihr Steuerberater erhält die Daten in Echtzeit und kann die Buchhaltung zeitnah abschließen, statt auf den Pendelordner zu warten.
Kosteneinsparung
Weniger manueller Aufwand beim Steuerberater kann sich in niedrigeren Honoraren niederschlagen. Porto- und Materialkosten entfallen komplett.
GoBD-Konformität
Die digitale Belegübermittlung erfüllt die Anforderungen der GoBD an eine ordnungsmäßige Buchführung und revisionssichere Archivierung.
Transparenz
Über DATEV Unternehmen online haben Sie jederzeit Einblick in den Status Ihrer Belege und den Bearbeitungsstand der Buchhaltung.
Voraussetzungen
Um den DATEV Rechnungsdatenservice nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
DATEV Unternehmen online-Zugang
Sie benötigen einen aktiven Zugang zu DATEV Unternehmen online. Ihr Steuerberater richtet diesen für Sie ein.
DATEV-nutzender Steuerberater
Ihr Steuerberater muss DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder eine vergleichbare DATEV-Software verwenden.
Kanzlei-Mandanten-Verbindung
Die digitale Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und der Kanzlei muss in DATEV Unternehmen online eingerichtet sein.
Rechnungssoftware mit DATEV-Export
Sie benötigen eine Rechnungssoftware wie Clever Invoice, die den DATEV-Export im ASCII-Format (EXTF) unterstützt.
Korrekter Kontenrahmen
SKR03 oder SKR04 muss in Clever Invoice korrekt eingestellt sein und mit der Kanzlei-Konfiguration übereinstimmen.
Erste Schritte
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Einrichtung von DATEV Unternehmen online. In der Regel übernimmt die Kanzlei die Einrichtung und sendet Ihnen die Zugangsdaten. Anschließend können Sie mit dem DATEV-Export aus Clever Invoice sofort loslegen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 und 2.0?
RDS 1.0 überträgt nur Belegbilder (PDF-Dateien), die anschließend manuell verbucht werden müssen. RDS 2.0 überträgt zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze etc.), sodass Buchungsvorschläge automatisch erstellt werden können. RDS 2.0 spart damit deutlich mehr Zeit.
Brauche ich ein DATEV Unternehmen online-Konto für den Rechnungsdatenservice?
Ja, der Rechnungsdatenservice ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Ihr Steuerberater richtet den Zugang für Sie ein. Die Kosten sind in der Regel in der monatlichen Gebühr für DATEV Unternehmen online enthalten.
Kann ich den Rechnungsdatenservice ohne Steuerberater nutzen?
Nein, der Rechnungsdatenservice setzt die Zusammenarbeit mit einem DATEV-nutzenden Steuerberater voraus. Der Steuerberater muss DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder ein vergleichbares DATEV-Produkt einsetzen, um die übermittelten Daten empfangen zu können.
Wie gelangen meine Clever Invoice-Rechnungen in den Rechnungsdatenservice?
Sie exportieren Ihre Rechnungen aus Clever Invoice im DATEV-Format (ZIP-Datei mit Buchungsstapel und Belegbildern). Diese Datei laden Sie in DATEV Unternehmen online hoch, wo sie automatisch über den Rechnungsdatenservice an Ihren Steuerberater weitergeleitet wird.
Werden E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) vom Rechnungsdatenservice unterstützt?
Ja, RDS 2.0 unterstützt E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung. Strukturierte Rechnungsdaten aus diesen Formaten werden automatisch als Buchungsvorschläge verarbeitet. Clever Invoice erstellt ZUGFeRD-konforme PDFs, die optimal für den RDS geeignet sind.
Wie sicher ist die Datenübertragung beim Rechnungsdatenservice?
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über die DATEV-Cloud. Alle Daten werden in DATEV-Rechenzentren in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Die Übertragung ist DSGVO-konform und erfüllt die GoBD-Anforderungen.
Was kostet der DATEV Rechnungsdatenservice?
Der Rechnungsdatenservice ist in DATEV Unternehmen online enthalten. Die Kosten für DATEV Unternehmen online hängen vom gewählten Paket ab und werden in der Regel über Ihren Steuerberater abgerechnet. In Clever Invoice ist der DATEV-Export in allen Tarifen kostenlos.
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