DATEV-Format & Exportdatei
ASCII, EXTF und CSV - alle DATEV-Exportformate verständlich erklärt mit Aufbau, Felddefinitionen und Praxisbeispielen
Das Wichtigste in Kürze
- EXTF: Das DATEV-ASCII-Format (EXTF) ist der offizielle Standard für den Datenaustausch mit DATEV-Software.
- Encoding: DATEV-Dateien verwenden die Zeichenkodierung CP1252 (Windows-1252), nicht UTF-8.
- Aufbau: Jede EXTF-Datei besteht aus einem Header (2 Zeilen) und den Nutzdaten als semikolongetrennte Werte.
- Dateien: Ein vollständiger Export enthält Buchungsstapel, Debitorenstammdaten und Belegbilder (PDFs).
DATEV-Exportformate im Überblick
Für den Datenaustausch zwischen Rechnungssoftware und der DATEV-Welt gibt es verschiedene Formate. Das wichtigste ist das DATEV-ASCII-Format (EXTF), das seit Jahrzehnten der offizielle Standard ist.
| Format | Beschreibung | DATEV-Import | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| EXTF (ASCII) | Offizielles DATEV-Austauschformat mit Header | Direkt importierbar | Standard |
| CSV | Einfache kommagetrennte Werte ohne Header | Nur mit Konvertierung | Für Excel-Auswertungen |
| Excel (XLSX) | Microsoft-Excel-Datei | Nicht direkt importierbar | Für manuelle Auswertungen |
| Addison | Alternatives Buchhaltungsformat | Nicht kompatibel | Nur bei Addison-Software |
Empfehlung: Verwenden Sie immer das EXTF-Format, wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet. Nur so ist ein reibungsloser Import ohne manuelle Nacharbeit garantiert.
DATEV-ASCII-Format (EXTF)
Das DATEV-ASCII-Format, offiziell als EXTF (Erweitertes Textformat) bezeichnet, ist der Standard für den strukturierten Datenaustausch mit DATEV-Produkten. Jede EXTF-Datei besteht aus zwei Teilen: dem Header und den Nutzdaten.
Header-Struktur (Zeile 1 - Formatinformationen)
"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";12;20240115;;;;;12345;67890;20240101;4;20240101;20240131;"RE";"";;;;EXTF = Formatkennung | 700 = Versionsnummer
21 = Datenkategorie (Buchungsstapel) | 12345 = Beraternummer
67890 = Mandantennummer | 20240101 = Wirtschaftsjahr-Beginn
Header-Struktur (Zeile 2 - Spaltenüberschriften)
Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz);Soll/Haben-Kennzeichen;WKZ Umsatz;Kurs;Basisumsatz;WKZ Basisumsatz;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel);BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;...Encoding: CP1252
DATEV erwartet die Windows-Zeichenkodierung CP1252 (auch Windows-1252 genannt). UTF-8-Dateien führen zu Problemen bei Umlauten (ä, ö, ü) und dem Euro-Zeichen. Clever Invoice kodiert alle Exporte automatisch korrekt.
Trennzeichen: Semikolon
Im Gegensatz zu klassischen CSV-Dateien verwendet das EXTF-Format das Semikolon (;) als Feldtrenner. Textfelder werden in Anführungszeichen eingeschlossen. Dezimalzahlen nutzen das Komma als Dezimaltrennzeichen.
Buchungsstapel (EXTF_Buchungsstapel.csv)
Der Buchungsstapel ist die zentrale Datei im DATEV-Export. Er enthält alle Buchungssätze mit den relevanten Informationen zu jeder Rechnung.
| Feld | Spalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Umsatz | 1 | Bruttobetrag der Buchung | 1190,00 |
| Soll/Haben-Kz | 2 | S = Soll, H = Haben | S |
| Konto | 7 | Debitorenkonto (10000+) | 10001 |
| Gegenkonto | 8 | Erlöskonto (SKR-abhängig) | 8400 |
| Belegdatum | 10 | Rechnungsdatum (TTMM) | 1501 |
| Belegfeld 1 | 11 | Rechnungsnummer | RE-2024-001 |
| Buchungstext | 14 | Beschreibung / Kundenname | Muster GmbH |
Beispiel: Buchungszeile
1190,00;S;"EUR";;;"10001";"8400";;1501;"RE-2024-001";;;"Webdesign Muster GmbH"Diese Zeile bucht 1.190,00 EUR brutto im Soll auf das Debitorenkonto 10001 gegen das Erlöskonto 8400 (Erlöse 19% USt) mit Rechnungsnummer RE-2024-001.
Automatische Kontenzuordnung: Clever Invoice ordnet die Erlöskonten automatisch anhand des Umsatzsteuersatzes zu (z.B. 8400 = 19% USt, 8300 = 7% USt bei SKR03). Die Zuordnung folgt dem gewählten Kontenrahmen.
Stammdaten (EXTF_Debitoren.csv)
Die Debitorenstammdaten-Datei enthält die Kundenstammdaten, die DATEV zum Anlegen oder Aktualisieren der Debitorenkonten benötigt.
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Kontonummer | Debitorenkonto-Nummer (10000-69999) | 10001 |
| Name (Kurzbezeichnung) | Firmenname oder Name des Kunden | Muster GmbH |
| Adresse | Anschrift (Straße, PLZ, Ort) | Musterstr. 1, 10115 Berlin |
| USt-IdNr. | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | DE123456789 |
| Kontakt-E-Mail-Adresse | info@muster.de |
Automatische Zuordnung
Clever Invoice vergibt jedem Kunden automatisch eine eindeutige Debitorennummer ab 10001. Diese Nummern bleiben bei jedem Export konsistent, sodass DATEV die Debitoren korrekt zuordnet.
Datenkategorie 16
Im EXTF-Header der Debitorendatei steht die Datenkategorie 16 (Debitoren/Kreditoren). Dies unterscheidet sie vom Buchungsstapel (Datenkategorie 21).
Tipp: Kundendaten vollständig pflegen
Je vollständiger die Kundenstammdaten in Clever Invoice sind (Name, Adresse, USt-IdNr.), desto weniger manuelle Nacharbeit hat Ihr Steuerberater in DATEV.
Belegbilder und PDF-Export
Neben den Buchungsdaten enthält ein vollständiger DATEV-Export auch die zugehörigen Belegbilder - also die Rechnungs-PDFs als digitale Originalbelege.
Aufbau der ZIP-Datei
Belegverknüpfung
Die PDFs werden über das Belegfeld 1 (Rechnungsnummer) mit den Buchungssätzen verknüpft. So kann der Steuerberater in DATEV direkt vom Buchungssatz zum Beleg navigieren.
GoBD-Konformität
Die exportierten PDFs erfüllen die Anforderungen der GoBD an die revisionssichere Archivierung. Das Prüfprotokoll dokumentiert den Export für die Nachvollziehbarkeit.
DATEV Belegbilderservice: Wenn Ihr Steuerberater den DATEV Belegbilderservice nutzt, können die PDFs direkt mit den Buchungssätzen verknüpft werden. In DATEV Unternehmen online funktioniert dies automatisch.
Alternative Formate
Neben dem DATEV-EXTF-Format bietet Clever Invoice auch alternative Exportformate für spezielle Anwendungsfälle.
CSV-Export (Standard)
Einfache CSV-Datei mit allen Rechnungsdaten, ideal für eigene Auswertungen in Excel oder Google Sheets. Enthält keinen DATEV-Header und kann nicht direkt in DATEV importiert werden.
Excel-Export (XLSX)
Formatierte Excel-Datei mit Spaltenüberschriften, Filteroptionen und farbiger Hervorhebung. Ideal für Auswertungen, Pivot-Tabellen und individuelle Berichte.
Addison-Export
Exportformat für die Addison-Buchhaltungssoftware (Wolters Kluwer). Wird nur benötigt, wenn Ihr Steuerberater kein DATEV nutzt, sondern mit Addison arbeitet.
Welches Format ist das richtige?
Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, verwenden Sie immer EXTF. Für eigene Analysen nutzen Sie zusätzlich den Excel-Export. Den CSV-Export wählen Sie, wenn Sie Daten in andere Systeme importieren möchten. Lesen Sie auch unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum DATEV-Export.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen DATEV ASCII und EXTF?
EXTF steht für "Erweitertes Textformat" und ist die aktuelle Bezeichnung des DATEV-ASCII-Formats. Beide Begriffe meinen dasselbe: das standardisierte Austauschformat von DATEV mit semikolongetrennten Werten und einem definierten Header.
Warum verwendet DATEV CP1252 statt UTF-8?
DATEV nutzt die Windows-Zeichenkodierung CP1252 aus historischen Gründen. Alle DATEV-Produkte erwarten dieses Encoding. Wird eine UTF-8-Datei importiert, können Umlaute (ä, ö, ü) und Sonderzeichen falsch dargestellt werden.
Kann ich DATEV-Dateien in Excel öffnen?
Ja, aber mit Einschränkungen. Die CSV-Dateien lassen sich in Excel öffnen, wenn Sie beim Import Semikolon als Trennzeichen und CP1252 als Encoding wählen. Beachten Sie, dass Excel Zahlen und Datumsangaben automatisch umformatieren kann.
Was passiert, wenn ein Pflichtfeld in der EXTF-Datei fehlt?
DATEV weist den Import ab und zeigt eine Fehlermeldung mit der betroffenen Zeile an. Pflichtfelder wie Umsatz, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto müssen immer gefüllt sein. Clever Invoice stellt sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt befüllt werden.
Wie viele Felder hat eine EXTF-Buchungsstapel-Datei?
Die aktuelle EXTF-Spezifikation (Version 700) definiert bis zu 116 Felder pro Buchungszeile. In der Praxis werden für die vorbereitende Buchhaltung etwa 15-20 Felder aktiv befüllt. Nicht genutzte Felder bleiben leer.
Was ist der Unterschied zwischen EXTF und CSV-Export?
Der EXTF-Export enthält den offiziellen DATEV-Header mit Metainformationen (Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr). Ein einfacher CSV-Export enthält nur die Nutzdaten ohne diesen Header und kann nicht direkt in DATEV importiert werden.
Welche DATEV-Software kann EXTF-Dateien importieren?
EXTF-Dateien werden von allen gängigen DATEV-Produkten unterstützt: DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, DATEV Unternehmen online, DATEV Mittelstand Faktura, DATEV Rechnungswesen compact und DATEV SmartTransfer.
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