DATEV für Kleinunternehmer

Vorbereitende Buchhaltung nach §19 UStG - richtige Konten, EÜR und Umsatzgrenzen

Das Wichtigste in Kürze

Kleinunternehmerregelung: Wer nach §19 UStG keine Umsatzsteuer erhebt, muss dies auch im DATEV-Export korrekt abbilden - mit 0% USt und speziellen Erlöskonten.
Richtige Konten: Kleinunternehmer buchen auf Konto 8195 (SKR03) oder 4185 (SKR04) - niemals auf die regulären Erlöskonten mit 19% oder 7%.
EÜR statt Bilanz: Die meisten Kleinunternehmer erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dies vereinfacht den DATEV-Export erheblich.
Umsatzgrenzen: Die aktuelle Grenze liegt bei 22.000 EUR Jahresumsatz (Vorjahr). Bei Überschreitung entfällt die Kleinunternehmerregelung ab dem Folgejahr.

Kleinunternehmer und DATEV

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG genießen Sie Vereinfachungen bei der Umsatzsteuer: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine USt aus und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Diese Besonderheit wirkt sich direkt auf Ihren DATEV-Export aus.

Der DATEV-Export dient dazu, Ihre Buchungsdaten strukturiert an Ihren Steuerberater zu übermitteln. Auch als Kleinunternehmer profitieren Sie davon: Ihr Steuerberater kann die Daten direkt in DATEV importieren und spart so Zeit bei der Erstellung Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der Steuererklärung.

Was bedeutet §19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Unternehmer mit geringem Umsatz von der Pflicht, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Im Gegenzug entfällt der Vorsteuerabzug. Voraussetzung: Der Umsatz im Vorjahr lag unter 22.000 EUR und wird im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 EUR nicht überschreiten.

Clever Invoice erkennt automatisch, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, und passt den DATEV-Export entsprechend an. So werden die richtigen Erlöskonten verwendet und keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Besonderheiten beim Export

Der DATEV-Export für Kleinunternehmer unterscheidet sich in mehreren Punkten von dem regulärer Unternehmen. Diese Besonderheiten müssen korrekt abgebildet werden, damit Ihr Steuerberater die Daten fehlerfrei übernehmen kann.

1. Umsatzsteuer: immer 0%

Im DATEV-Export wird bei allen Erlösbuchungen ein Steuersatz von 0% ausgewiesen. Es darf kein Steuer-Automatikkonto verwendet werden, da sonst der Steuerberater fälschlicherweise Umsatzsteuer berechnet.

2. Korrekte Kontozuordnung

Kleinunternehmer-Erlöse werden auf spezielle Konten gebucht:

SKR03

8195

Erlöse Kleinunternehmer §19

SKR04

4185

Erlöse Kleinunternehmer §19

3. Kein Vorsteuerabzug

Da Sie als Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen können, werden Eingangsrechnungen immer mit dem Bruttobetrag als Betriebsausgabe gebucht. Die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer wird nicht separat ausgewiesen.

Häufiger Fehler vermeiden

Buchen Sie als Kleinunternehmer niemals auf die regulären Erlöskonten 8400/4400 (19% USt) oder 8300/4300 (7% USt). Dies führt zu einer falschen Umsatzsteuerberechnung durch den Steuerberater und kann zu Nachzahlungen führen.

Vorbereitende Buchhaltung

Die vorbereitende Buchhaltung ist besonders für Kleinunternehmer relevant: Sie sammeln und strukturieren Ihre Belege so, dass Ihr Steuerberater sie effizient verarbeiten kann. Clever Invoice hilft Ihnen dabei.

Rechnungen korrekt erstellen

Erstellen Sie Ihre Rechnungen in Clever Invoice mit dem Hinweis nach §19 UStG. Die Rechnungen enthalten automatisch 0% USt.

Eingangsrechnungen erfassen

Erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben) mit dem Bruttobetrag. Die enthaltene USt wird nicht separat ausgewiesen.

Belege digital archivieren

Scannen oder fotografieren Sie Ihre Belege und laden Sie sie in Clever Invoice hoch. So sind alle Dokumente GoBD-konform archiviert.

DATEV-Export erstellen

Exportieren Sie Ihre Buchungsdaten regelmäßig (monatlich oder quartalsweise) als DATEV-Datei und senden Sie diese an Ihren Steuerberater.

Zeitersparnis durch vorbereitende Buchhaltung

Wenn Sie Ihre Buchhaltung vorbereiten und per DATEV-Export an Ihren Steuerberater senden, sparen Sie bis zu 50% der Steuerberaterkosten. Ihr Steuerberater muss die Daten nicht manuell erfassen und kann sich auf Prüfung und Beratung konzentrieren.

EÜR statt Bilanz

Die meisten Kleinunternehmer erstellen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) statt einer doppelten Buchführung mit Bilanz. Dies vereinfacht sowohl die Buchhaltung als auch den DATEV-Export.

Kriterium	EÜR	Bilanz
Prinzip	Einnahmen minus Ausgaben	Doppelte Buchführung
Komplexität	Einfach	Aufwändig
Geeignet für	Kleinunternehmer, Freiberufler	Kapitalgesellschaften, Kaufleute
Steuererklärung	Anlage EÜR	E-Bilanz + Anhang
DATEV-Export	Wenige Konten nötig	Vollständiger Kontenplan

Für den DATEV-Export bedeutet die EÜR: Sie brauchen deutlich weniger Buchungskonten. In der Regel genügen ein Erlöskonto (8195/4185), ein Bankkonto (1200/1800) und einige wenige Aufwandskonten. Clever Invoice ordnet die Konten automatisch zu.

Wann muss ich bilanzieren?

Eine Bilanzierungspflicht entsteht erst, wenn Ihr Umsatz 600.000 EUR oder Ihr Gewinn 60.000 EUR pro Jahr übersteigt. Als Kleinunternehmer mit maximal 22.000 EUR Umsatz sind Sie davon weit entfernt und können die EÜR nutzen.

Umsatzgrenzen beachten

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist an bestimmte Umsatzgrenzen geknüpft. Überschreiten Sie diese, müssen Sie ab dem Folgejahr Umsatzsteuer ausweisen - mit Auswirkungen auf Ihren DATEV-Export.

Vorjahresumsatz

22.000 EUR

Darf im Vorjahr nicht überschritten werden

Prognoseumsatz laufendes Jahr

50.000 EUR

Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr

Was passiert bei Überschreitung?

Ab dem Folgejahr muss Umsatzsteuer auf allen Rechnungen ausgewiesen werden
Der DATEV-Export wechselt auf die regulären Erlöskonten (8400/4400)
Sie erhalten dafür das Recht auf Vorsteuerabzug
Umsatzsteuervoranmeldungen werden Pflicht

Tipp: Behalten Sie Ihren Jahresumsatz im Blick. In Clever Invoice sehen Sie auf dem Dashboard jederzeit Ihren aktuellen Umsatz. Wenn Sie sich der Grenze nähern, stimmen Sie das weitere Vorgehen frühzeitig mit Ihrem Steuerberater ab.

Tipps für Kleinunternehmer

Mit diesen praktischen Tipps optimieren Sie Ihren DATEV-Workflow als Kleinunternehmer und stellen sicher, dass Ihre Buchhaltungsdaten korrekt und vollständig sind.

Kontenrahmen abstimmen

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob SKR03 oder SKR04 verwendet wird. Die falsche Einstellung führt zu Zuordnungsfehlern.

Regelmäßig exportieren

Exportieren Sie monatlich oder quartalsweise. So erkennen Sie Fehler frühzeitig und Ihr Steuerberater kann zeitnah prüfen.

§19 UStG-Hinweis prüfen

Jede Rechnung muss den Hinweis auf §19 UStG enthalten. Clever Invoice fügt diesen automatisch hinzu, wenn Sie als Kleinunternehmer registriert sind.

Belege sofort erfassen

Scannen Sie Belege direkt nach Erhalt. So vermeiden Sie Belegchaos zum Jahresende und haben immer eine aktuelle Übersicht.

Umsatz überwachen

Behalten Sie die 22.000 EUR-Grenze im Blick. Clever Invoice zeigt Ihnen den aktuellen Jahresumsatz auf dem Dashboard an.

GoBD beachten

Auch als Kleinunternehmer gelten die GoBD-Anforderungen. Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden - Clever Invoice erledigt das für Sie.

Clever Invoice für Kleinunternehmer

Clever Invoice ist speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern ausgelegt: Automatischer §19 UStG-Hinweis, korrekte Kontozuordnung, DATEV-Export mit einem Klick und GoBD-konforme Archivierung. So sparen Sie Zeit und vermeiden teure Fehler.

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Häufige Fragen

Welches DATEV-Konto verwende ich als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG buchen Sie Ihre Erlöse auf Konto 8195 (SKR03) oder 4185 (SKR04). Diese Konten sind speziell für umsatzsteuerbefreite Erlöse nach der Kleinunternehmerregelung vorgesehen.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Nein. Als Kleinunternehmer nach §19 UStG sind Sie von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit. Sie geben lediglich eine jährliche Umsatzsteuererklärung ab, in der Sie Ihren Umsatz melden. Im DATEV-Export tauchen daher keine Vorsteuer- oder Umsatzsteuerbeträge auf.

Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer geltend machen?

Nein. Die Kleinunternehmerregelung schließt den Vorsteuerabzug aus. Eingangsrechnungen mit ausgewiesener USt werden brutto (inkl. MwSt) als Betriebsausgabe gebucht. Die gezahlte Umsatzsteuer ist Teil der Anschaffungskosten.

Wie exportiere ich meine Daten als Kleinunternehmer nach DATEV?

In Clever Invoice wählen Sie unter Einstellungen > Steuerexport den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04). Clever Invoice erkennt automatisch, dass Sie Kleinunternehmer sind, und ordnet die Erlöse dem richtigen Konto zu (8195 bzw. 4185). Der Export erfolgt wie gewohnt über den DATEV-Export-Button.

Was passiert im DATEV-Export, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Wenn Sie die Grenze von 22.000 EUR im Vorjahr überschreiten, müssen Sie ab dem Folgejahr Umsatzsteuer ausweisen. Ab diesem Zeitpunkt buchen Sie auf die regulären Erlöskonten (z.B. 8400/4400 für 19% USt). Den Wechsel sollten Sie mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt DATEV?

Wenn Sie einen Steuerberater haben, der mit DATEV arbeitet, ist der DATEV-Export sehr hilfreich. Er spart Ihrem Steuerberater Zeit bei der Übernahme Ihrer Buchungsdaten und reduziert Fehler. Auch für Ihre eigene vorbereitende Buchhaltung ist die strukturierte Erfassung sinnvoll.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Bilanz erstellen?

In der Regel nicht. Kleinunternehmer und Freiberufler dürfen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, sofern der Umsatz unter 600.000 EUR und der Gewinn unter 60.000 EUR liegt. Die EÜR ist deutlich einfacher als eine Bilanz.

Rechnungen einfach erstellen

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