Eingangsrechnung prüfen: Checkliste für den Vorsteuerabzug
Fehlerhafte Eingangsrechnungen gefährden Ihren Vorsteuerabzug und können bei Betriebsprüfungen teuer werden. Nutzen Sie unsere interaktive Checkliste, um jede Rechnung systematisch zu prüfen.
Inhalt dieser Seite
Warum ist die Rechnungsprüfung so wichtig?
Vorsteuer gefährdet
Ohne vollständige Pflichtangaben wird das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern – bei Prüfungen auch rückwirkend!
Falsche Zahlungen
Ohne sachliche Prüfung zahlen Sie möglicherweise für Leistungen, die nicht oder mangelhaft erbracht wurden.
Betriebsprüfung
Bei Betriebsprüfungen werden Eingangsrechnungen stichprobenartig geprüft. Fehler können zu Nachzahlungen führen.
Interaktive Prüf-Checkliste
Prüffortschritt
Formale Prüfung (Pflichtangaben nach § 14 UStG)
Vollständiger Firmenname mit Rechtsform und Adresse
Ihr Firmenname und Ihre Adresse korrekt
Mindestens eine der beiden Angaben
Ausstellungsdatum der Rechnung
Eindeutige, einmalige Nummer
Genaue Beschreibung, was geliefert/geleistet wurde
Lieferdatum oder Leistungszeitraum
Betrag ohne Umsatzsteuer
19%, 7% oder Hinweis auf Steuerbefreiung
USt-Betrag in Euro separat ausgewiesen
Endbetrag inkl. USt
Sachliche Prüfung
Wurde die Leistung tatsächlich erbracht oder die Ware geliefert?
Entspricht die Menge der Bestellung und dem Lieferschein?
Entspricht der Preis dem Angebot/Vertrag?
Ist die Leistung mangelfrei und wie vereinbart?
Sind vereinbarte Rabatte abgezogen?
Wurde diese Leistung bereits in Rechnung gestellt?
Fehler reklamieren: Vorlagen zum Kopieren
Fehlende Pflichtangaben
Bei fehlenden formalen AngabenFalscher Betrag
Bei falschen Preisen oder MengenDoppelte Rechnung
Bei DoppelabrechnungLeistung nicht erhalten
Bei fehlender LeistungPraxis-Tipps
Zeitnah prüfen
Prüfen Sie Rechnungen innerhalb von 14 Tagen. So können Sie Unstimmigkeiten klären, bevor Sie zahlen.
4-Augen-Prinzip
Lassen Sie die sachliche Prüfung von der Fachabteilung und die formale Prüfung von der Buchhaltung durchführen.
Systematisch archivieren
Geprüfte Rechnungen mit Prüfvermerk versehen und GoBD-konform 10 Jahre aufbewahren.
Erst prüfen, dann zahlen
Zahlen Sie nie vor der Prüfung! Nach Zahlung ist es schwieriger, Korrekturen durchzusetzen.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist die Prüfung von Eingangsrechnungen wichtig?
Ohne Prüfung riskieren Sie: 1) Verlust des Vorsteuerabzugs bei fehlerhaften Rechnungen, 2) Zahlung für nicht oder mangelhaft erbrachte Leistungen, 3) Probleme bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Eine systematische Rechnungsprüfung schützt Ihr Unternehmen vor finanziellen Verlusten.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Die 14 Pflichtangaben sind: 1) Name und Anschrift des Leistenden, 2) Name und Anschrift des Empfängers, 3) Steuernummer oder USt-IdNr., 4) Rechnungsdatum, 5) Fortlaufende Rechnungsnummer, 6) Menge und Art der Leistung, 7) Zeitpunkt der Lieferung/Leistung, 8) Nettobetrag, 9) Steuersatz, 10) Steuerbetrag, 11) Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend), 12) Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (bei Privatleistungen), 13) "Gutschrift" bei Gutschriften, 14) Hinweis auf Steuerschuldnerschaft (bei Reverse Charge).
Was ist der Unterschied zwischen formaler und sachlicher Rechnungsprüfung?
Die formale Prüfung prüft, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben vorhanden und korrekt sind (Voraussetzung für Vorsteuerabzug). Die sachliche Prüfung prüft, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, die Mengen und Preise stimmen und die Qualität in Ordnung ist.
Kann ich die Vorsteuer auch bei fehlerhaften Rechnungen abziehen?
Nein, bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung die Vorsteuer zurückfordern. Deshalb sollten Sie fehlerhafte Rechnungen reklamieren und eine korrigierte Rechnung anfordern, bevor Sie zahlen.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu prüfen und zu beanstanden?
Es gibt keine gesetzliche Prüffrist. Handelsüblich sind 14-30 Tage. Wichtig: Beanstanden Sie fehlerhafte Rechnungen vor Zahlung! Nach Zahlung wird eine Korrektur schwieriger. Bei offensichtlichen Mängeln sollten Sie sofort reklamieren.
Was mache ich bei einer falschen oder doppelten Rechnung?
Kontaktieren Sie den Rechnungssteller schriftlich, beschreiben Sie den Fehler präzise und fordern Sie eine Korrekturrechnung an. Bei doppelter Rechnungsstellung weisen Sie auf die bereits erhaltene Rechnung hin (mit Rechnungsnummer). Zahlen Sie nicht, bis die Angelegenheit geklärt ist.
Gelten für Kleinbetragsrechnungen vereinfachte Anforderungen?
Ja, bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) gelten vereinfachte Anforderungen: Name/Anschrift des Leistenden, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz genügen. Rechnungsnummer, genaues Leistungsdatum und Empfängerangaben sind nicht zwingend erforderlich.
Muss ich auch E-Rechnungen prüfen?
Ja, E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) müssen genauso geprüft werden wie Papierrechnungen. Der Vorteil: Viele Prüfschritte können automatisiert werden. Das XML enthält alle strukturierten Daten, die maschinell validiert werden können.
Wie dokumentiere ich die Rechnungsprüfung?
Dokumentieren Sie Prüfdatum, Prüfer (Unterschrift/Kürzel), Ergebnis der formalen und sachlichen Prüfung, ggf. Abweichungen und deren Klärung. Bei Papierrechnungen reicht ein Prüfstempel, bei elektronischen Rechnungen ein dokumentierter Workflow.
Wer im Unternehmen sollte Rechnungen prüfen?
Idealerweise nach dem 4-Augen-Prinzip: 1) Sachliche Prüfung durch die Fachabteilung (die die Leistung bestellt/erhalten hat), 2) Formale Prüfung durch die Buchhaltung. Bei kleinen Unternehmen kann eine Person beide Prüfungen durchführen, aber die Trennung erhöht die Sicherheit.