Grundlagen & Arbeitgeberpflichten
Die Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) ist ein monatliches Dokument, das die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts transparent aufschlüsselt. Arbeitgeber sind nach §108 GewO verpflichtet, diese bei jeder Zahlung zu erstellen.
Ihre Pflichten als Arbeitgeber
- Monatliche Lohnabrechnung in Textform an jeden Arbeitnehmer
- Lohnsteuer-Anmeldung und Abführung an das Finanzamt
- Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen
- Aufbewahrung der Lohnunterlagen für mindestens 6 Jahre
Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung
Kopfdaten
- Name & Anschrift Arbeitgeber
- Name & Anschrift Arbeitnehmer
- Personalnummer
- Abrechnungszeitraum
Steuer- & SV-Daten
- Steuerklasse & Steuer-ID
- Sozialversicherungsnummer
- Krankenkasse
- Konfession (Kirchensteuer)
Brutto-Bestandteile
- Grundgehalt / Stundenlohn
- Überstunden & Zuschläge
- Sachbezüge (geldwerter Vorteil)
- Sonderzahlungen (Bonus, Prämie)
Abzüge
- Lohnsteuer
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (falls zutreffend)
- SV-Beiträge (AN-Anteil)
Schritt-für-Schritt Anleitung
Stammdaten des Mitarbeiters erfassen
Erfassen Sie alle relevanten Daten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Kinderfreibeträge, Konfession (für Kirchensteuer), IBAN für Gehaltsüberweisung.
Bruttolohn berechnen
Berechnen Sie den Bruttolohn aus Grundgehalt, Überstunden, Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag), Sachbezüge (z.B. Firmenwagen), vermögenswirksame Leistungen und sonstige Bezüge.
Lohnsteuer ermitteln
Die Lohnsteuer richtet sich nach Steuerklasse, Bruttolohn und Freibeträgen. Nutzen Sie die BMF-Lohnsteuertabelle oder eine Lohnsteuersoftware. Dazu kommen Solidaritätszuschlag (5,5% der Lohnsteuer, mit Freigrenze) und ggf. Kirchensteuer (8% oder 9%).
Sozialversicherungsbeiträge berechnen
Berechnen Sie die Arbeitnehmeranteile: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung. Beachten Sie die Beitragsbemessungsgrenzen (KV/PV: 66.150 €/Jahr, RV/AV: 96.600 €/Jahr West, 2026).
Nettolohn berechnen und auszahlen
Nettolohn = Bruttolohn minus Lohnsteuer minus SoZ minus Kirchensteuer minus AN-Sozialversicherungsbeiträge. Überweisen Sie den Nettolohn pünktlich zum vereinbarten Zahltag.
Meldungen und Zahlungen abgeben
Übermitteln Sie die Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER, zahlen Sie die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats. Erstellen Sie die Beitragsnachweise für die Krankenkassen (Fälligkeit: drittletzter Bankarbeitstag des Monats).
Sozialversicherungsbeiträge 2026
| Versicherung | Gesamt | AG-Anteil | AN-Anteil | BBG/Jahr |
|---|---|---|---|---|
| Krankenversicherung | 14,6% + Zusatzbeitrag | 7,3% + ½ Zusatz | 7,3% + ½ Zusatz | 66.150 € |
| Rentenversicherung | 18,6% | 9,3% | 9,3% | 96.600 € (West) |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6% | 1,3% | 1,3% | 96.600 € (West) |
| Pflegeversicherung | 3,4% | 1,7% | 1,7% (+ 0,6% kinderlos) | 66.150 € |
Sonderfall: Minijob (556 €)
Minijob-Pauschalen für Arbeitgeber
- 13% Krankenversicherung – pauschaler AG-Beitrag
- 15% Rentenversicherung – pauschal (AN kann aufstocken auf 18,6%)
- 2% Pauschalsteuer – deckt Lohnsteuer, SoZ, Kirchensteuer ab
- Umlagen U1, U2, U3 – ca. 1,1% + 0,44% + 0,06%
Gesamtkosten AG: ca. 31,6% auf den Bruttolohn. Bei 556 € Verdienst sind das ca. 175,70 € zusätzliche Arbeitgeberkosten.
Minijob-Grenze 2026
Die Minijob-Grenze liegt bei 556 €/Monat (12,82 € Mindestlohn × 43,33 Stunden). Bei Überschreitung entsteht ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis (Übergangsbereich: 556,01 – 2.000 €).
Fristen & Meldepflichten
| Meldung | Frist | An wen |
|---|---|---|
| Lohnsteuer-Anmeldung | 10. des Folgemonats | Finanzamt (ELSTER) |
| SV-Beitragsnachweis | Drittletzter Bankarbeitstag | Krankenkasse |
| SV-Meldungen (DEÜV) | 6 Wochen nach Ereignis | Krankenkasse |
| Jahresmeldung | 15. Februar des Folgejahres | Krankenkasse |
| Lohnsteuerbescheinigung | 28. Februar des Folgejahres | Finanzamt + Arbeitnehmer |
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Welche Pflichtangaben muss eine Lohnabrechnung enthalten?
Nach §108 GewO muss eine Lohnabrechnung enthalten: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum, Steuerklasse und Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bruttolohn, alle Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträge) einzeln aufgeschlüsselt, sowie den Nettolohn.
Muss ich als Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen?
Ja, nach §108 Abs. 1 GewO ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens monatlich erfolgen. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Kann ich die Lohnabrechnung selbst erstellen oder brauche ich einen Steuerberater?
Grundsätzlich können Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen – allerdings ist die Lohnbuchhaltung komplex (Sozialversicherung, Lohnsteuer, Meldepflichten). Viele Selbstständige nutzen Lohnabrechnungssoftware oder beauftragen einen Steuerberater. Bei nur 1-2 Mitarbeitern kann sich ein Lohnbüro (ab ca. 15 €/Mitarbeiter/Monat) lohnen.
Welche Meldungen muss ich als Arbeitgeber abgeben?
Lohnsteuer-Anmeldung (monatlich, vierteljährlich oder jährlich je nach Höhe), Sozialversicherungsmeldungen (Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung), DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweis an Krankenkasse, Unfallversicherungs-Jahresnachweis an BG, und ggf. Schwerbehindertenabgabe.
Wie berechne ich die Lohnnebenkosten?
Die Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge betragen 2026 ca. 20-21% des Bruttolohns: Krankenversicherung (7,3% + Zusatzbeitrag ca. 0,9%), Rentenversicherung (9,3%), Arbeitslosenversicherung (1,3%), Pflegeversicherung (1,7%). Dazu kommen Unfallversicherung (BG-Beitrag, branchenabhängig) und ggf. Umlagen U1, U2, U3.