Webdesign-Rechnung schreiben: Muster & Stundensätze 2026

Eine Webdesign-Rechnung muss enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer/USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, detaillierte Leistungsbeschreibung (z.B. "Responsive Website 5 Seiten"), Zeitraum oder Stundenaufstellung, Stundensatz oder Pauschalpreis, Nettobetrag, USt. 19% und Bruttobetrag. Bei Nutzungsrechten sollten diese explizit aufgeführt werden.

Beide Abrechnungsarten sind üblich: Festpreis eignet sich für klar definierte Projekte mit festem Umfang. Stundenabrechnung ist besser bei agilen Projekten oder wenn der Umfang variieren kann. Tipp: Bei Festpreis-Projekten einen Puffer von 15-20% einkalkulieren und Änderungen außerhalb des Scopes separat abrechnen.

Bei Webdesign-Projekten werden Nutzungsrechte oft im Projektpreis eingerechnet (einfaches Nutzungsrecht). Für exklusive oder erweiterte Rechte (Weiterverkauf, Sublizenzierung) sollten Sie einen Aufschlag berechnen (20-100%). Formulierung: "Im Preis enthalten: einfaches, zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht für die Website [URL]. Urheberrecht verbleibt beim Designer."

Übliche Stundensätze in Deutschland (2026): Einsteiger/Freelancer: 50-70€, Erfahrene Designer: 80-120€, Agenturen: 90-150€, Spezialisierte Experten: 120-200€+. Der Satz hängt ab von Erfahrung, Spezialisierung, Region und Komplexität. Bei Pauschalangeboten wird oft mit einem internen Stundensatz von 80-100€ kalkuliert.

Ja, wenn Sie Hosting oder Domains weiterberechnen, müssen diese als separate Position mit eigenem Nettobetrag und MwSt. ausgewiesen werden. Häufige Varianten: Durchlaufende Posten (ohne Aufschlag, MwSt. wie Ursprungsrechnung) oder als eigene Leistung mit Aufschlag (dann volle MwSt. auf Gesamtbetrag).

Bei größeren Projekten sind Abschlagsrechnungen üblich: 30-50% bei Projektstart (nach Designfreigabe), 30-40% nach Fertigstellung der Entwicklung, 20-30% nach Abnahme. Jede Rechnung muss als "Abschlagsrechnung" gekennzeichnet sein und den Bezug zum Gesamtauftrag enthalten. Die Schlussrechnung führt alle Abschläge auf und verrechnet sie.

Bei B2B-Kunden im EU-Ausland greift das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG): Rechnung ohne deutsche USt. ausstellen, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und beide USt-IdNr. angeben. Im B2C (Privatkunde) gilt das OSS-Verfahren: Sie berechnen den Umsatzsteuersatz des Kunden-Landes und melden alles quartalsweise über die EU-One-Stop-Shop-Portalseite des BZSt. Bei Drittländern (z.B. USA, Schweiz): Rechnung ohne USt. mit Vermerk „nicht im Inland steuerbar gem. § 3a Abs. 2 UStG".

Vorsicht — für reines Webdesign gilt IMMER 19%. Der ermäßigte Steuersatz von 7% nach § 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG greift nur bei der Einräumung von Urheberrechten an geschützten Werken (z.B. ein grafisches Kunstwerk), NICHT für technische Implementierung, Hosting-Einrichtung oder „Standard-Webdesign". Wer 7% ausweist ohne klare Urheberrechts-Einräumung, riskiert Nachforderungen bei der Betriebsprüfung. Im Zweifel verbindliche Auskunft beim Finanzamt einholen.

Nein, Skonto ist freiwillig. Üblich sind „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen, sonst 14 Tage netto". Wichtig: Skonto muss sich auf den BRUTTO-Betrag beziehen, und die Umsatzsteuer ist aus dem tatsächlich gezahlten Betrag herauszurechnen (§ 17 Abs. 1 UStG — Entgeltminderung). Formulierung: „Bei Zahlungseingang bis TT.MM.JJJJ 2% Skonto auf den Gesamtbetrag." Bei Abschlagsrechnungen wird Skonto nur auf den jeweiligen Abschlag gewährt.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB), beginnend mit Ablauf des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie davon Kenntnis haben (§ 199 BGB). Eine Rechnung vom 15.03.2026 verjährt also zum 31.12.2029. Die Frist kann durch Mahnbescheid (§ 204 BGB) gehemmt werden. Beachten Sie: Für werkvertragliche Mängelansprüche gelten abweichende Fristen nach § 634a BGB (2 Jahre bei Werkleistungen).

Bei monatlichen Wartungen/Retainern ist eine „Dauerrechnung" oder „monatlich wiederkehrende Rechnung" möglich — einmalig als Dauerrechnung mit Leistungszeitraum und Abrechnungsturnus, oder monatlich einzeln. Wichtig: Leistungsumfang präzise definieren („Hosting + 4 Support-Stunden pro Monat"), nicht genutzte Stunden regeln (verfallen oder übertragbar), und bei Kündigung die letzte Rechnung als Schlussrechnung kennzeichnen. Für USt.-Zwecke gilt die einzelne Monatsabrechnung als Leistungszeitpunkt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG).