EU-Compliance 2026

USt-IdNr. Prüfung: Ihre Pflicht bei EU-Geschäften

Ohne qualifizierte Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer riskieren Sie Steuernachzahlungen von 19%. Erfahren Sie, wie Sie rechtssicher prüfen und dokumentieren.

Das Wichtigste zur USt-IdNr. Prüfung

  • Pflicht bei: Innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen
  • Prüfung über: BZSt (qualifiziert) oder VIES (einfach) – nur qualifizierte Prüfung ist rechtssicher
  • Dokumentation: Prüfungsergebnis mit Datum und Referenznummer 10 Jahre aufbewahren
  • Bei Versäumnis: Steuernachzahlung 19% plus Zinsen, mögliche Bußgelder

Was ist die USt-IdNr.?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine EU-weit gültige Kennzeichnung für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen. Sie ermöglicht die eindeutige Identifizierung bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU.

Aufbau der USt-IdNr.

DE123456789

Deutschland (DE + 9 Ziffern)

ATU12345678

Österreich (ATU + 8 Ziffern)

FR12345678901

Frankreich (FR + 11 Zeichen)

NL123456789B01

Niederlande (NL + 12 Zeichen)

Jedes EU-Land hat ein eigenes Format. Die ersten zwei Buchstaben sind immer der Ländercode nach ISO 3166-1 alpha-2.

Die USt-IdNr. ist nicht identisch mit der Steuernummer! Sie wird zusätzlich für den innergemeinschaftlichen Handel benötigt und beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt.

Warum ist die Prüfung Pflicht?

Die Prüfpflicht basiert auf §6a UStG und der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie. Sie dient der Betrugsbekämpfung und ist Voraussetzung für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Rechtliche Grundlage

Nach §6a Abs. 1 UStG und §17c UStDV müssen Sie die Unternehmereigenschaft des Abnehmers nachweisen. Die qualifizierte USt-IdNr.-Prüfung ist der wichtigste Teil dieses Nachweises. Das Finanzamt prüft dies regelmäßig!

Wann ist die Prüfung erforderlich?

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Bei Warenlieferungen an Unternehmen in andere EU-Länder ist die Prüfung zwingend für die Steuerbefreiung nach §4 Nr. 1b UStG.

Reverse-Charge-Dienstleistungen

Bei B2B-Dienstleistungen an EU-Unternehmen, bei denen die Steuerschuldnerschaft auf den Empfänger übergeht.

Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft

Bei Dreiecksgeschäften müssen alle beteiligten USt-IdNr. geprüft werden.

Qualifizierte vs. einfache Bestätigung

Es gibt zwei Arten der USt-IdNr.-Prüfung. Für die rechtssichere Steuerbefreiung ist die qualifizierte Bestätigung erforderlich!

Einfache Bestätigung

  • •Prüft nur Gültigkeit der USt-IdNr.
  • •Keine Prüfung der Unternehmensdaten
  • •Über VIES der EU-Kommission

⚠️ Nicht ausreichend für Steuerbefreiung!

Qualifizierte Bestätigung

  • Prüft Gültigkeit der USt-IdNr.
  • Prüft Name und Rechtsform
  • Prüft Ort und Postleitzahl
  • Liefert Bestätigungscode

✓ Rechtssicher für Steuerbefreiung

Praxis-Tipp

Nutzen Sie immer die qualifizierte Bestätigung über das BZSt. Das Ergebnis enthält einen Bestätigungscode, der als Nachweis dient. Die einfache VIES-Abfrage reicht im Streitfall mit dem Finanzamt nicht aus!

Prüfung durchführen: Schritt für Schritt

Die qualifizierte Bestätigung erfolgt online über das Bundeszentralamt für Steuern. Hier ist der genaue Ablauf:

1

BZSt-Portal aufrufen

Rufen Sie die Seite www.bzst.de → USt-IdNr. Bestätigung auf. Keine Registrierung erforderlich.

2

Eigene USt-IdNr. eingeben

Geben Sie Ihre deutsche USt-IdNr. (DE...) als anfragende Partei ein. Diese wird in der Bestätigung dokumentiert.

3

USt-IdNr. des Kunden prüfen

Geben Sie die ausländische USt-IdNr. Ihres Kunden ein sowie optional Name, Ort und PLZ für die qualifizierte Prüfung.

Zu prüfende USt-IdNr.: ATU12345678
Name: Muster GmbH
Ort: Wien
PLZ: 1010

4

Bestätigung speichern

Das Ergebnis enthält einen Bestätigungscode (z.B. XY-12345678-20260201). Drucken oder speichern Sie die Bestätigung als PDF und verknüpfen Sie sie mit der Kundenakte.

Beispiel: Positive Bestätigung

--- Qualifizierte Bestätigung ---

Anfragende USt-IdNr.: DE123456789

Geprüfte USt-IdNr.: ATU12345678

Status: GÜLTIG

Name: Muster GmbH ✓ stimmt überein

Ort: Wien ✓ stimmt überein

PLZ: 1010 ✓ stimmt überein

Bestätigungscode: BZS-2026020112345678

Datum/Uhrzeit: 01.02.2026, 10:23:45

Dokumentationspflicht

Die Dokumentation der USt-IdNr.-Prüfung ist genauso wichtig wie die Prüfung selbst. Ohne Nachweis gilt die Prüfung als nicht durchgeführt.

Was muss dokumentiert werden?

  • Datum und Uhrzeit der Prüfung
  • Geprüfte USt-IdNr.
  • Bestätigungscode des BZSt
  • Ergebnis (gültig/ungültig)
  • Übereinstimmung der Daten
  • Zuordnung zur Rechnung

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre

Nach §147 AO müssen Sie die Dokumentation der USt-IdNr.-Prüfung mindestens 10 Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Prüfung durchgeführt wurde.

Empfohlene Dokumentationsstruktur

📁 Kunden/
   └── 📁 Muster GmbH (ATU12345678)/
       ├── 📄 Stammblatt.pdf
       ├── 📁 USt-IdNr-Pruefungen/
       │   ├── 📄 2026-02-01_BZS-20260201xxxxx.pdf
       │   ├── 📄 2026-05-15_BZS-20260515xxxxx.pdf
       │   └── 📄 2026-08-22_BZS-20260822xxxxx.pdf
       └── 📁 Rechnungen/
           ├── 📄 RE-2026-0042.pdf
           └── 📄 RE-2026-0089.pdf

Konsequenzen bei Versäumnis

Wenn Sie die USt-IdNr.-Prüfung versäumen oder nicht dokumentieren, kann das Finanzamt die Steuerbefreiung nachträglich aberkennen. Die finanziellen Folgen sind erheblich.

Direkte Folgen

  • • 19% Umsatzsteuer-Nachzahlung
  • • Zinsen (0,5% pro Monat)
  • • Mögliche Säumniszuschläge
  • • Korrigierte Steuererklärungen

Bei Vorsatz

  • • Bußgeld bis 25.000 €
  • • Strafverfahren bei Steuerhinterziehung
  • • Haftung der Geschäftsführung
  • • Eintrag im Gewerbezentralregister

💰 Rechenbeispiel: Fehlende Prüfung

Rechnungsbetrag (netto)50.000,00 €
Nachzuzahlende USt (19%)+ 9.500,00 €
Zinsen (angenommen 12 Monate × 0,5%)+ 570,00 €
Säumniszuschlag (1% pro angefangenen Monat)+ 950,00 €
Gesamtkosten11.020,00 €

Bei einer Lieferung von 50.000 € kostet Sie die fehlende Prüfung über 11.000 € – mehr als 22% des Rechnungsbetrags!

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Die manuelle Prüfung über das BZSt-Portal ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Moderne Rechnungssoftware automatisiert diesen Prozess.

Vorteile der Automatisierung

  • Automatische Prüfung bei Kundenanlage
  • Warnung bei ungültiger USt-IdNr.
  • Dokumentation wird automatisch erstellt
  • Regelmäßige Re-Validierung
  • Verknüpfung mit Rechnungen
  • GoBD-konforme Archivierung
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