Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Fehlt eine der Pflichtangaben nach §14 UStG, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine korrigierte Rechnung anzufordern. Die Korrektur wirkt dann auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück, sofern die Originalrechnung bereits vorlag.

Gilt die Vorsteuerabzugsberechtigung auch für Kleinunternehmer?

Nein, Kleinunternehmer nach §19 UStG sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, da sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen. Für sie ist das Thema E-Rechnung beim Rechnungsempfang daher vor allem eine Frage der Archivierung.

Wie lange muss ich E-Rechnungen für den Vorsteuerabzug aufbewahren?

E-Rechnungen müssen gemäß GoBD 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Dabei ist wichtig, dass sowohl das PDF als auch das eingebettete XML-Dokument archiviert werden. Eine reine PDF-Speicherung ohne XML ist nicht GoBD-konform.

Kann ich den Vorsteuerabzug bei ausländischen E-Rechnungen geltend machen?

Ja, auch bei Eingangsrechnungen aus dem EU-Ausland ist der Vorsteuerabzug möglich, sofern die Rechnung den deutschen Anforderungen entspricht oder im Reverse-Charge-Verfahren korrekt behandelt wird. Bei Drittland-Rechnungen gelten besondere Regeln.

Was bedeutet "Vorsteuerabzug im Zeitpunkt des Rechnungseingangs"?

Der Vorsteuerabzug kann grundsätzlich in dem Voranmeldungszeitraum geltend gemacht werden, in dem die Rechnung eingegangen ist UND die Leistung erbracht wurde. Bei Vorauszahlungen gilt der Zeitpunkt der Zahlung.

Muss ich eingehende E-Rechnungen validieren?

Eine formale Validierungspflicht besteht nicht, aber Sie sollten prüfen, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Viele Buchhaltungsprogramme bieten automatische Validierung an. Bei Fehlern sollten Sie zeitnah eine korrigierte Rechnung anfordern.

Wie verhält es sich mit dem Vorsteuerabzug bei Anzahlungen?

Bei Anzahlungen ist der Vorsteuerabzug bereits möglich, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung über die Anzahlung vorliegt UND die Zahlung geleistet wurde. Die E-Rechnung muss eindeutig als Anzahlungsrechnung erkennbar sein.

Steuerrecht

E-Rechnung & Vorsteuerabzug

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Welche Pflichtangaben Ihre E-Rechnung nach §14 UStG enthalten muss – und was passiert, wenn sie fehlen.

11 Min. Lesezeit•Aktualisiert: Januar 2026•Steuerredaktion

TL;DR – Das Wichtigste in 30 Sekunden

Ab 2025: Strukturierte E-Rechnung (XML) ist Voraussetzung für Vorsteuerabzug bei B2B
10 Pflichtangaben nach §14 UStG müssen in der E-Rechnung enthalten sein
Fehlende Angaben können zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen
Bei Mängeln: Korrigierte Rechnung anfordern (wirkt zurück)
Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre revisionssicher (PDF + XML)

Warum ist das Thema so wichtig?

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 wird der Vorsteuerabzug an strengere formale Anforderungen geknüpft. Das Finanzamt prüft nicht nur die inhaltliche Richtigkeit, sondern auch die technische Validität des strukturierten Datensatzes (XML).

Das bedeutet: Eine Rechnung kann inhaltlich korrekt sein, aber wenn das XML-Format nicht den Vorgaben entspricht oder Pflichtfelder fehlen, riskieren Sie die Versagung des Vorsteuerabzugs.

Rechtliche Grundlage

Die Anforderungen an den Vorsteuerabzug sind in §15 Abs. 1 UStG geregelt. Die Pflichtangaben einer Rechnung definiert §14 Abs. 4 UStG. Für E-Rechnungen gilt zusätzlich das Wachstumschancengesetz mit den neuen Formatvorgaben (XRechnung/ZUGFeRD nach EN 16931).

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede dieser Angaben muss in der E-Rechnung (sowohl im PDF als auch im XML) enthalten sein, damit der Vorsteuerabzug gewährt wird:

Nr.	Pflichtangabe nach §14 UStG	Praxis-Hinweis
1	Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers	Wie im Handelsregister eingetragen
2	Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers	Exakte Firmierung wichtig
3	Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers	Bei EU-Geschäften: USt-IdNr. bevorzugt
4	Ausstellungsdatum der Rechnung	Muss im XML-Feld vorhanden sein
5	Fortlaufende Rechnungsnummer	Einmalig und nachvollziehbar
6	Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang der Leistung	Handelsübliche Bezeichnung
7	Zeitpunkt der Lieferung/Leistung oder Vorauszahlung	Monat genügt bei regelmäßigen Leistungen
8	Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen	Separierung 19% / 7% / 0%
9	Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag	Oder Hinweis auf Steuerbefreiung
10	Bei Steuerbefreiung: Hinweis auf Befreiungsgrund	Z.B. "§4 Nr. 1a UStG"

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung (bis 250 €)

Bei Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie die Steuernummer/USt-IdNr. sind nicht erforderlich. Mehr dazu auf unserer Seite Kleinbetragsrechnung.

Häufige Fehler beim Vorsteuerabzug

Diese Fehler führen in der Praxis am häufigsten zur Versagung des Vorsteuerabzugs:

Fehlende USt-IdNr. bei EU-Geschäften

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen/Leistungen ist die USt-IdNr. beider Parteien Pflicht. Fehlt sie, wird der Vorsteuerabzug versagt.

Risiko: hoch

Falscher Leistungszeitraum

Der Leistungszeitraum muss im XML-Datensatz korrekt erfasst sein. "Rechnungsdatum = Leistungsdatum" reicht nicht immer.

Risiko: mittel

Unleserliche oder unvollständige Leistungsbeschreibung

Pauschale Angaben wie "Beratung" oder "Dienstleistung" genügen nicht. Die Art der Leistung muss konkret beschrieben sein.

Risiko: hoch

PDF ohne valides XML

Ab 2025 muss das eingebettete XML validierbar sein. Ein PDF allein berechtigt nicht mehr zum Vorsteuerabzug bei B2B.

Risiko: hoch

Abweichungen zwischen PDF und XML

Bei ZUGFeRD muss der XML-Datensatz mit dem sichtbaren PDF übereinstimmen. Widersprüche führen zur Rückfrage beim Finanzamt.

Risiko: mittel

Fehlende Angabe bei Steuerschuldnerschaft

Bei Reverse Charge muss der Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" explizit genannt werden.

Risiko: hoch

Was tun bei fehlerhafter E-Rechnung?

Berichtigte Rechnung anfordern

Fordern Sie beim Rechnungssteller eine korrigierte Rechnung an. Die Berichtigung wirkt auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück – Sie verlieren keinen Vorsteuerabzug.

Dokumentation ist entscheidend

Bewahren Sie die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung zusammen mit der korrigierten Version auf. Das Finanzamt muss den Korrekturvorgang nachvollziehen können.

Achtung bei Stornierung

Bei einer Stornierung wird die ursprüngliche Rechnung komplett aufgehoben. Der Vorsteuerabzug muss dann in der entsprechenden Periode korrigiert werden. Eine Berichtigung ist in den meisten Fällen der bessere Weg.

Wann kann ich den Vorsteuerabzug geltend machen?

Normalfall: Leistungsrechnung

Der Vorsteuerabzug ist möglich, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind: Die Leistung wurde erbracht UND die ordnungsgemäße Rechnung liegt vor.

Sonderfall: Anzahlung

Bei Anzahlungen ist der Vorsteuerabzug möglich, sobald die Zahlung geleistet wurde UND eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt.

Sonderfall: Ist-Besteuerung

Für den Leistungsempfänger gilt immer der Zeitpunkt der Leistung/Rechnung – unabhängig davon, ob der Rechnungssteller Soll- oder Ist-Versteuerer ist.

Fachlich geprüfter Inhalt

Dieser Artikel wurde von Steuerexperten geprüft und entspricht dem aktuellen Stand der Rechtsprechung (Januar 2026).

Häufig gestellte Fragen

Ab dem 1. Januar 2025 ist bei B2B-Geschäften in Deutschland eine strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) erforderlich. Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML berechtigt dann nicht mehr automatisch zum Vorsteuerabzug. Es gibt Übergangsfristen bis 2027 für Unternehmen unter 800.000 € Umsatz.

Weiterführende Informationen

E-Rechnung Pflichtangaben

E-Rechnung empfangen

E-Rechnung archivieren

Kleinbetragsrechnung

Offizielle Quelle: BMF-Schreiben zur E-Rechnung

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