Geschäftsreisen & Reisekosten

Als Selbstständiger können Sie folgende Reisekosten als Betriebsausgabe absetzen: Fahrtkosten (Kilometerpauschale 0,30 €/km oder tatsächliche Kosten), Verpflegungsmehraufwand (16 € / 32 € pro Tag Inland), Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten gegen Beleg), Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonate). Voraussetzung ist immer die berufliche Veranlassung der Reise.

Die Pauschalen 2026 im Inland betragen: Verpflegungsmehraufwand 16 € (8-24 Std. Abwesenheit) bzw. 32 € (ab 24 Std.), An-/Abreisetag 16 €, Kilometerpauschale Pkw 0,30 €/km (ab 21. km: 0,38 € für Entfernungspauschale). Für das Ausland gelten länderspezifische Sätze aus der jährlichen BMF-Tabelle.

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine Pauschale für Mehrkosten bei auswärtiger Verpflegung. Er wird nach der Abwesenheitsdauer vom Wohnort/erster Tätigkeitsstätte berechnet: Ab 8 Stunden Abwesenheit 16 €, ab 24 Stunden 32 € pro vollem Tag. An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen pauschal 16 €. Keine Einzelbelege nötig, aber gestellte Mahlzeiten werden gekürzt (Frühstück 20%, Mittag/Abend je 40%).

Es kommt auf die Kostenart an: Verpflegungsmehraufwand wird pauschal anerkannt (keine Einzelbelege nötig). Fahrtkosten per Kilometerpauschale benötigen kein Fahrtenbuch. Für Übernachtungskosten brauchen Sie die Hotelrechnung. Reisenebenkosten (Parkgebühren, Maut) müssen mit Belegen nachgewiesen werden. In jedem Fall müssen Reisedaten (Ort, Zweck, Abwesenheitszeiten) dokumentiert werden.

Ja, als Arbeitnehmer können Sie nicht vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten als Werbungskosten in der Steuererklärung (Anlage N) geltend machen. Der Arbeitgeber kann Reisekosten auch steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Bereits steuerfrei erstattete Beträge können Sie nicht zusätzlich absetzen. Die gleichen Pauschalen (Verpflegung, Kilometer) gelten für Arbeitnehmer und Selbstständige.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen (BMF-Tabelle). Fremdwährungsbelege werden zum Tageskurs umgerechnet (EZB-Kurs oder Kreditkartenabrechnung). Bei Grenzüberschreitung gilt für die Verpflegung die Pauschale des Landes um Mitternacht. Visakosten, Impfungen und ausländische Umsatzsteuer (Vorsteuervergütungsverfahren in der EU) sind ebenfalls absetzbar.