Personalmanagement für Kleinunternehmen

Sie benötigen eine Betriebsnummer (Agentur für Arbeit), müssen den Mitarbeiter bei der Krankenkasse oder Minijob-Zentrale anmelden, einen schriftlichen Arbeitsvertrag erstellen (NachwG-konform), die Arbeitszeit erfassen und eine Lohnabrechnung erstellen. Außerdem müssen Sie sich bei der Berufsgenossenschaft anmelden und die Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Die Lohnnebenkosten betragen ca. 20-21 % des Bruttolohns für Sozialversicherung (AG-Anteil), plus Unfallversicherung (1-3 %), Umlagen U1/U2 und Insolvenzgeldumlage. Dazu kommen indirekte Kosten: Urlaubsentgelt (ca. 10 % der Jahreslohnkosten), Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und ggf. Weihnachts-/Urlaubsgeld. Faustregel: Gesamtkosten = Bruttolohn x 1,3 bis 1,5.

Das KSchG gilt erst ab mehr als 10 Vollzeitarbeitnehmern (ohne Auszubildende). Teilzeitkräfte zählen anteilig: bis 20 Std./Woche = 0,5, bis 30 Std. = 0,75. Im Kleinbetrieb können Sie grundsätzlich ohne Kündigungsgrund kündigen, müssen aber Kündigungsfristen und besonderen Kündigungsschutz (Schwangere, Schwerbehinderte, Betriebsrat) einhalten.

Minijob (bis 556 Euro): Pauschalabgaben ca. 31 %, einfache Verwaltung, aber strenge Verdienstgrenze. Midijob (556-2.000 Euro): Arbeitnehmer zahlt reduzierte SV-Beiträge, AG zahlt vollen Satz, voller SV-Schutz. Teilzeit (ab 2.000 Euro): Volle reguläre Beiträge. Werkstudent: Nur Rentenversicherung (ca. 11 % AG-Anteil). Die günstigste Option hängt von Stundenzahl und Qualifikation ab.

Nach dem BAG-Urteil von 2022 müssen alle Arbeitgeber ein Arbeitszeiterfassungssystem führen (Beginn, Ende, Dauer). Für Minijobber und bestimmte Branchen besteht zusätzlich die Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG § 17). Die Aufzeichnungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Digitale Tools, Apps oder auch Excel sind möglich.

Nicht aktiv anbieten, aber wenn ein Arbeitnehmer Entgeltumwandlung verlangt, müssen Sie diese ermöglichen. Seit 2019 müssen Sie außerdem einen Zuschuss von mindestens 15 % des Umwandlungsbetrags leisten, soweit Sie SV-Beiträge sparen. Die Direktversicherung ist für Kleinunternehmen der einfachste Durchführungsweg.